Ahorre presupuesto y gestione los riesgos con estas estrategias para optimizar el almacenamiento en la nube

Cuando comenzó la pandemia, soluciones como Microsoft Teams, OneDrive y SharePoint se convirtieron en un salvavidas para los empleados, facilitando más que nunca la comunicación y la colaboración, sin importar dónde estuvieran. Sin embargo, pronto se hizo evidente que estas herramientas también producían una cantidad de datos sin precedentes.

Las empresas se enfrentan ahora a costes de almacenamiento de datos mucho más elevados, e incluso a costosas tarifas por exceso de uso. De hecho, un informe de 2021 reveló que más de un tercio de las empresas tienen sobrecostes en el presupuesto de servicios en la nube de hasta el 40 %.

Y no son solo los costes de almacenamiento los que aumentan, sino también los riesgos. Conservar demasiada información puede aumentar las posibilidades de enfrentarse a riesgos regulatorios, como dificultades para cumplir con los reglamentos; riesgos de procesos, que podrían dificultar la búsqueda de lo que necesita; y riesgos de seguridad, como actores malintencionados o fallos del sistema.

Si bien es probable que los presupuestos de almacenamiento nunca vuelvan a los niveles anteriores a la pandemia, puede mitigar el volumen de datos y gestionar sus riesgos aplicando de forma proactiva principios sólidos de gobernanza de datos y ciclo de vida de la información. Por eso estamos aquí, para mostrarle cómo hacerlo.  

En este libro electrónico, conocerá el valor de la optimización del almacenamiento y obtendrá las cuatro estrategias clave que le ayudarán a optimizar sus costes de almacenamiento, a protegerse frente a sobrecostes imprevistos y a salvaguardar su organización frente a riesgos legales y de reputación.

Índice

Introducción
¿Por qué es importante optimizar el almacenamiento?
Adiós al contenido redundante, obsoleto o trivial («ROT»)
Gestión del ciclo de vida
Destrucción justificable
Copia de seguridad del contenido para eliminar cuentas inactivas
Conclusión

Impulse la productividad, reduzca los riesgos y mejore la velocidad

Es muy fácil que un entorno se sature de contenido redundante, obsoleto o trivial («ROT»), lo que puede causar una gran frustración a los usuarios que se esmeran por encontrar información actualizada. Una encuesta reciente patrocinada por Citrix reveló que los empleados dedican el 25 % de su tiempo a buscar la información que necesitan para realizar su trabajo. Al deshacerse de este contenido obsoleto, las organizaciones pueden impulsar la productividad, reducir los riesgos y mejorar la velocidad y precisión de las soluciones de e-discovery, búsqueda y análisis. (pág. 2)

Trabaje más inteligentemente, no más arduamente

Al descubrir, trazar y clasificar los datos sin estructurar, las organizaciones pueden tomar decisiones más informadas sobre qué datos conservar y cuáles eliminar. Puede utilizar las herramientas disponibles —algunas son incluso gratuitas— para ayudarle a identificar estos datos de forma muy sistemática. (pág. 3)

Importancia de la gestión del ciclo de vida

A medida que la adopción de Teams siga creciendo, las organizaciones que permitan el aprovisionamiento de autoservicio verán cómo se crean cada vez más equipos. Sin una formación y preparación adecuadas de los empleados, estos espacios de trabajo pueden multiplicarse exponencialmente, lo que conduce a la dispersión de datos. Desafortunadamente, una vez que estos espacios de colaboración han cumplido su propósito, suelen quedarse por el camino. Si nadie (o nada) interviene para limpiarlos después, el resultado es una gran cantidad de datos redundantes que quedan dentro del inquilino. Esto no solo encarece los costes de almacenamiento, sino que puede causar dificultades a los usuarios a la hora de buscar los contenidos adecuados. (pág. 6)

La destrucción de registros es imprescindible

Tenga en cuenta que el archivado solo traslada su problema a otro lugar. Puede generar ahorros a corto plazo, pero, a largo plazo, no es sostenible como estrategia. Conservar información que ya no es útil para la empresa puede crear más riesgos que su eliminación. La destrucción de registros es una actividad muy necesaria y de suma importancia que debe llevarse a cabo de un modo que pueda justificarse en el futuro, si es necesario. Si los registros se destruyen indebidamente o si hay cualquier apariencia de «expolio» (la expoliación deliberada de pruebas potenciales en un litigio), la organización podría enfrentarse a acusaciones de intento de obstrucción. (pág. 9)

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