SharePoint-Inhalte mit DocAve zu synchronisieren bedeutet für uns, Informationen nur an einer Stelle zu aktualisieren. Wir sind dadurch weniger anfällig für Fehler und unsere beiden Netzwerke sind immer im Einklang miteinander.
Transparenz, Kommunikation und dezernatsübergreifende Zusammenarbeit werden bei der Bezirksregierung Münster großgeschrieben. Daher hat man sich für den Einsatz von SharePoint entschieden. Die Kombination aus SharePoint Server und SharePoint Foundation hat sich für die Bereitstellung eines Intra- als auch eines Extranets als beste Lösung erwiesen.
Das Intranet auf SharePoint Server ist Bediensteten der Bezirksregierung vorbehalten. Sie können unter anderem Informationen zu Projekten teilen und Updates zu Abteilungen und Wartungsarbeiten veröffentlichen. Das Extranet läuft auf SharePoint 2013 Foundation und enthält Informationen, die auch für andere Landesbehörden relevant sind. Der Unterhalt beider Netzwerke stellte das IT-Team der Behörde vor das Problem, Informationen an zwei unterschiedlichen Stellen aktuell halten zu müssen. „Um ein Update zu veröffentlichen, mussten wir die Informationen an zwei Stellen pflegen – im Intranet und im Extranet“, sagt Manuel Scholl, SharePoint-Administrator bei der Bezirksregierung Münster. „Es bestand immer das Risiko, dass eine Stelle vergessen wurde. Um ein wenig Zeit zu sparen, haben wir Workarounds mit PowerShell gebaut. Dennoch konnten wir die Einheitlichkeit zwischen den Systemen nie zu 100 Prozent gewährleisten.“
Die Bezirksregierung nutzte für Backups ebenfalls eine Kombination aus nativen SharePoint-Funktionalitäten und PowerShell, was sich als mühsam und zeitaufwändig erwies. Man sah sich daher nach einer Alternative um, die es erlaubte, schnell zu reagieren, wenn einzelne versehentlich gelöschte Dokumente oder das gesamte Intranet im Katastrophenfall wiederhergestellt werden mussten. „Wenn Nutzer etwas löschen und dann Monate später feststellen, dass sie das Dokument doch noch brauchen, wollen wir schnell und granular wiederherstellen können“, so Scholl.
Außerdem haderte die Behörde mit ihren SharePoint-Templates. Regularien schreiben vor, dass bestimmte Sites einmal jährlich neu erstellt werden müssen. „Wir nutzten SharePoint-Templates, um Kopien zu erstellen. Funktionierte allerdings das Template nicht, waren alle Kopien ebenfalls fehlerhaft. Wir brauchten eine verlässlichere und flexiblere Lösung.“
Eine Lösung, die alle Anforderungen der Behörde an das SharePoint-Management erfüllt, ist DocAve Software, die vollintegrierte Plattform von AvePoint. „Wir wissen zu schätzen, dass man verschiedene Aspekte von SharePoint in einer Plattform und einer Oberfläche verwalten kann“, sagt Scholl. „Wenn man das Interface einmal kennt, ist die Navigation sehr einfach.“
Das erste Problem das man anging, war das Replizieren von SharePoint-Inhalten zwischen Intra- und Extranet. Mit DocAve kann die IT Updates im Intranet einspielen und das Extranet automatisiert synchronisieren. Auch Updates, die nur für den internen Gebrauch (z.B. Beförderungen) bestimmt sind, können getaggt werden, damit diese nicht repliziert und extern geteilt werden. „SharePoint-Inhalte mit DocAve zu synchronisieren bedeutet für uns, Informationen nur an einer Stelle zu aktualisieren. Wir sind dadurch weniger anfällig für Fehler und unsere beiden Netzwerke sind immer im Einklang miteinander “, so Scholl. „Unser Arbeitsalltag ist um einiges leichter geworden. DocAve hilft uns, unsere Daten einheitlich zu halten. Mit nur einem Klick ist das Update gemacht. Bislang haben wir 10 MB synchronisiert, viele weitere Anfragen gingen bereits ein.“
Auch das Replizieren in die entgegengesetzte Richtung – vom Extranet ins Intranet – konnte optimiert werden. „Für behördenübergreifende Projekte kopieren wir Listen und deren Inhalte vom Extra- ins Intranet“, sagt Scholl. „Nach dem Bearbeiten der Inhalte, werden die Ergebnisse wieder zurück ins Extranet gespielt, damit alle Projektbeteiligten darauf zugreifen können.“
Die Bezirksregierung Münster nutzt DocAve auch für SharePoint-Backups. Früher nutzte man PowerShell, stellte aber schnell fest, dass der Ansatz zu kompliziert war. Mit DocAve automatisierte man die täglichen Vollsicherungen für SharePoint Foundation und SharePoint Server, ohne manuelles Zutun. „Mit DocAve sind wir uns sicher, im Ernstfall – der glücklicherweise noch nie eingetreten ist – unser Intranet schnell wieder zum Laufen zu bringen“, so Scholl.
Die IT kann jetzt auch SharePoint-Inhalte auf dem Item-Level wiederherzustellen, was mit den nativen Funktionalitäten nicht möglich ist. Ein großer Vorteil, wenn es darum geht schnell auf Nutzeranfragen zu reagieren und versehentlich gelöschte Dokumente wiederherzustellen. „Dokumente für unsere Nutzer wiederherzustellen ist kein Problem mehr für uns“, sagt Scholl. „Mit DocAve ist das eine Sache von fünf Minuten.“
DocAve ermöglicht der Behörde außerdem, SharePoint-Inhalte detailgetreu zu kopieren – jede Site oder Site Collection kann als Template fungieren. In einigen Fällen muss die IT Sites kopieren und für jedes Kalenderjahr neue Versionen anlegen. Obwohl die SharePoint-Templates auch in der Vergangenheit vorhanden waren, musste man Settings und Berechtigungen immer neu konfigurieren. „Mit DocAve duplizieren wir eine bestehende Site mit nur wenigen Klicks“, so Scholl. „Es hilft uns dabei, Sites schneller zu erstellen, damit Kollegen umgehend damit arbeiten können.“
Dank DocAve konnte die IT der Bezirksregierung Münster viel Zeit bei der Aktualisierung gleicher Daten in zwei SharePoint-Farmen, bei der Verwaltung von Backups und der Erstellung neuer Sites einsparen. Die Replikationsfunktionalitäten von DocAve ermöglichen der IT Informationen zwischen Intra- und Extranet zu replizieren und den Zeitaufwand dafür zu halbieren. Auch Plattform-Backups können entsprechend der eigenen Anforderungen automatisiert geplant und ausgeführt und Inhalte bei Bedarf problemlos wiederhergestellt werden. „DocAve gibt uns mehr Unabhängigkeit und Flexibilität bei der Verwaltung und dem Einsatz von SharePoint“, sagt Scholl. „Wir konnten Zeit und schlussendlich Geld einsparen, indem wir verschiedenste Aspekte von SharePoint in einer integrierten Lösung angehen können.“
Der Regierungsbezirk Münster ist heute einer von fünf Regierungsbezirken im Land Nordrhein-Westfalen. Der Verwaltungssitz ist Münster.
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SharePoint-Inhalte mit DocAve zu synchronisieren bedeutet für uns, Informationen nur an einer Stelle zu aktualisieren. Wir sind dadurch weniger anfällig für Fehler und unsere beiden Netzwerke sind immer im Einklang miteinander.