Unsere Mitarbeiter konnten während der Geschäftszeiten weiterhin reibungslos auf SharePoint zugreifen, da wir pro Nacht durchschnittlich 75 bis 100 GB mit DocAve migrieren konnten.
Seit 2005 betreibt KPN Microsoft SharePoint und nutzt die Plattform um die Team-Collaboration, den Informationsaustausch, Geschäftsprozesse und das Management-Reporting zu unterstützen. Das Unternehmen nutzt die Plattform außerdem verstärkt für das Case Management – allein für diesen Zweck gibt es ca. 5.000 Site-Collections.
Im Laufe der Jahre häufte KPN ca. 4,6 TB an Daten und mehr als 11.000 Site-Collections in SharePoint an. Zusätzlich zu Standard-Dokumenten wie Word-Dokumenten, PDFs und Excel-Tabellen, wurden in SharePoint listenbasierte Informationen und InfoPath-Formulare gehostet, welche benutz wurden, um die Unternehmensperformance zu ermitteln, Innovationen zu fördern und Status-Informationen von Kundenanfragen zu teilen.
Schließlich entscheid sich KPN sein Deployment von SharePoint 2003 auf SharePoint 2010 upzugraden. „Wir hatten den Eindruck, dass die Möglichkeiten der Plattform in Bezug auf das Lifecycle-Management begrenzt waren. Außerdem wurde es immer schwieriger mit vorhandenen Kapazitäten und Retention-Policies zu arbeiten“, sagt Els Olthof, IT Project Manager bei KPN. „Eine Migration war dringend notwendig. “
Da die nativen Funktionen von Microsoft selbst keinen direkten Migrationspfad von SharePoint 2003 zu SharePoint 2010 zulassen und der KPN nur ein kleines Zeitfenster zur Umsetzung des Projektes zur Verfügung stand, sondierte das Unternehmen Software-Lösungen zur Durchführung der Migration.
KPN Consulting (die Entität wurde mit der Migrationsaufgabe betraut) verglich mehrere Lösungen miteinander und entschied sich letzten Endes für DocAve Migrator, ein Bestandteil der DocAve Software-Plattform von AvePoint. „DocAve erfüllte unsere Funktionsanforderungen an eine Migrationslösung”, erklärt Olthof. „Außerdem stellte uns AvePoint verlässlichen professionellen Support während des gesamten Migrationsprozesses zur Verfügung.“
DocAve Migrator ermöglicht Unternehmen eine schnelle Konsolidierung ihrer Unternehmensinhalte von vorherigen SharePoint-Versionen zu SharePoint 2010. Neben der kurzen Projektzeitspanne, musste KPN Betriebsunterbrechungen während der Geschäftszeiten auf ein absolutes Minimum beschränken. Dank der flexiblen Terminierungsfunktionalität von DocAve konnte KPN die Migration auf seine spezifischen Anforderungen zuschneiden. „Mit DocAve konnten wir Migrations-Jobs nachts oder am Wochenende durchführen“, so Olthof. „Während der Geschäftszeiten konnten unsere Mitarbeiter weiterhin ohne Einschränkungen auf SharePoint zugreifen, während wir jede Nacht durchschnittlich 75 bis 100 GB migrierten.“
Für die 5.000 Case-Management-Site-Collections musste KPN seine SharePoint 2003-Metadaten-Spalten den Inhaltstypen von SharePoint 2010 zuordnen und bestimmte SharePoint 2003-Feldwerte zu SharePoint 2010-Managed-Metadate-Werten konvertieren. Mit DocAve konnte KPN Consulting diese speziellen Mappings erstellen und sicherstellen, dass alle Daten reibungslos und schnell in die neue Umgebung umgezogen werden konnten. „Innerhalb von zwei Wochen haben wir mit DocAve alle 5.000 Case-Management-Sites zur neuen SharePoint-Umgebung migriert“, sagt Olthof.
Während des gesamten Migrationsprozesses war es entscheidend, alle Metadaten und Sicherheitseinstellungen der Daten zu erhalten. Ferner mussten die Administratoren in der Lage sein, veraltete Inhalte vor der Migration herauszufiltern. Die flexiblen, umfassenden Migrationsoptionen von DocAve erfüllten all diese Anforderungen. „Mit DocAve konnten wir sicherstellen, dass alle geschäftskritischen Informationen intakt blieben“, sagt Andries den Haan. „Mit den granularen Migrationsfunktionalitäten könnten wir unser Datenvolumen um 11 % reduzieren - allesamt veraltete und nicht mehr benötigte Daten.“
Während der gesamten Migration stand der technische 24-Stunden-Support von AvePoint unterstützend zur Seite. „Es war uns wichtig, zu jeder Zeit mit einem fachkundigen technischen Support kommunizieren zu können“, so den Haan. „Das Support-Team von AvePoint half uns bei auftretenden Problemen, wie zum Beispiel mit der Firewall oder Ressourcenberechtigungen, schnell weiter.“
Neben der Bereitstellung der technischen Funktionalitäten und des Supports, welche KPN zur Vereinfachung der Migration und Sicherung der zu migrierenden Daten verlangte, konnte DocAve die Migration zudem im festgelegten Zeitrahmen durchführen. Schlussendlich konnte KPN ca. 4,1 TB und mehr als 8.000 Site-Collections innerhalb von 2,5 Monaten migrieren und war um 79 % schneller als ohne DocAve. Aufgrund des großen Erfolges der Migration, evaluierte KPN Consulting gerade den Einsatz weiterer Bestandteile der DocAve Software-Plattform. „Jetzt da unsere SharePoint 2010-Umgebung läuft, könnten wir uns vorstellen weitere DocAve-Tools einzusetzen, um die Einhaltung interner und externer Richtlinien durchzusetzen und unser Content- und Lifecycle-Management zu verbessern“, sagt den Haan.
KPN ist führender Anbieter von ICT- und Telekommunikationsdienstleistungen mit großem nationalen sowie internationalen Kundenstamm und einer breiten Produktpalette unter verschiedenen Marken wie Prepaid Call-Services in den USA und interaktives HD-Fernsehen in den Niederlanden.
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Unsere Mitarbeiter konnten während der Geschäftszeiten weiterhin reibungslos auf SharePoint zugreifen, da wir pro Nacht durchschnittlich 75 bis 100 GB mit DocAve migrieren konnten.