Das intuitive Interface von DocAve hat unsere Arbeit als SharePoint-Administratoren entschieden vereinfacht.
Europoles ist Branchenführer mit Niederlassungen in ganz Deutschland und setzt SharePoint zum gemeinschaftlichen Arbeiten an Dokumenten und als Informationsplattform für mehr als 1300 Mitarbeiter ein. „In unserem Unternehmen ist SharePoint der Ort, um Informationen zu speichern und zu finden“, sagt Thomas Schmidt, IT-System-Administrator bei Europoles. „Neben dem Dokumentenmanagement und der Möglichkeit, Unternehmensneuigkeiten über unser Intranet zu teilen, nutzen wir die Workflow-Funktionalitäten von SharePoint für laufende interne Vorgänge wie Urlaubsanträge und Visitenkartenbestellungen.“
Die Mitarbeiter verlassen sich auf das System. Daher wollte Europoles die neueste, von Microsoft unterstützte, SharePoint-Version im Einsatz haben. Nach dem Release von SharePoint 2013, plante das Unternehmen seine Daten von MOSS 2007 zur aktuellsten Version zu migrieren. Neben dem Microsoft-Support, wollte man auch die neuesten Social-Collaboration-Funktionen der Plattform nutzen. Ohne das richtige Tool stellte das Migrationsvorhaben jedoch eine große Herausforderung dar, da Microsoft keine nativen Funktionen anbot, um Daten von Moss 2007 nach SharePoint 2013 zu bewegen.
Eine weitere Herausforderung für Europoles war die Out-of-the-Box-Möglichkeit in SharePoint Daten zu sichern. Die Plattform selbst bietet keine Möglichkeit, fehlende, korrupte oder versehentlich gelöschte Inhalte bis zur Elementebene wiederherzustellen. Ein Problem sowohl für Nutzer als auch die IT.
„Um individuelle Elemente wiederherzustellen, mussten wir einen neuen SharePoint-Server aufsetzen, die Backup-Daten darauf speichern, um dann das Element wiederherzustellen“, so Schmidt. „Wir haben immer versucht ein solches Szenario zu vermeiden, da es zu viel Zeit und Ressourcen frisst.“
Daraufhin begann Europoles sich nach einer Lösung umzusehen, welche die SharePoint-Daten des Unternehmens besser migrieren und sichern konnte.
Europoles entschied sich für DocAve, AvePoints umfassende SharePoint-Verwaltungsplattform. Durch das zentralisierte Interface von DocAve konnte Europoles nicht nur die Anforderungen an Migration und Inhaltssicherung erfüllen, sondern auch die IT bei Verwaltungsaufgaben entlasten. „DocAve bietet uns Verwaltungsfunktionalitäten, die nativ nicht zu haben sind.“
Das erste Projekt, das Europoles mit DocAve in Angriff nahm, war eine SharePoint-Migration. Mit DocAve führen Unternehmen eine direkte Migration zur aktuellsten SharePoint-Version von allen älteren Versionen der Plattform und anderen Altquellen durch. Europoles migrierte 190 GB seiner Inhalte direkt zu SharePoint 2013 ohne dabei Daten zu verlieren – DocAve ermöglicht die detailgetreue Migration von SharePoint-Inhalten, inklusive Metadaten, Versionshistorien, Berechtigungen und Sicherheitseinstellungen.
DocAves Fähigkeit, schnelle und detailgetreue Backups und Wiederherstellungen der ganzen Plattform oder auch nur einzelner Elemente durchzuführen, entsprach den Anforderungen von Europoles an eine SharePoint-Sicherung. Die Administratoren konnten automatisierte Backup-Pläne einrichten. „Wir führen zweimal täglich automatisierte Inhaltssicherungen durch“, sagt Schmidt. „Außerdem machen wir jeden Samstag, außerhalb unserer Geschäftszeiten, eine Vollsicherung.“
Europoles nutzt DocAve außerdem, um die Schwierigkeiten bei der Wiederherstellung von Inhalten für Endnutzer zu überwinden. Die IT konnte diesen bisher langen Prozess erheblich abkürzen. Mit den granularen Wiederherstellungsfunktionen von DocAve stellt Europoles ausgewählte individuelle Inhalte, ganze Farmen oder eine Kombination aus Farmkomponenten granular mit weniger Ausfallzeit wiederher.
„Die Wiederherstellung von Daten stellt kein Problem mehr für uns dar”, so Schmidt. „Dank DocAve kann jedes einzelne Dokument schnell und problemlos für unsere Nutzer wiederhergestellt werden – ein Aufwand von maximal 10 Minuten.“
Neben Migration und Sicherung erleichtert DocAve für Europoles auch die Verwaltung von SharePoint. Mit dem DocAve Content Manager verschiebt das Unternehmen Inhalt innerhalb SharePoint problemlos. Das Tool verschiebt, kopiert und restrukturiert Inhalte umfassend ohne Betriebsprozesse zu unterbrechen. „Wir können jetzt einzelne Bibliotheken oder Sites effizient verschieben“, so Schmidt. „Das intuitive Interface von DocAve hat unsere Arbeit als SharePoint-Ad- ministratoren hier entschieden vereinfacht.“
Während der ganzen Zeit konnten sich die Administratoren bei Fragen an den globalen 24/7-Support von AvePoint wenden. „Der technische Support von AvePoint ist immer schnell und freundlich“, sagt Schmidt. „Alle Probleme wurden sofort behoben und vorgeschlagene Lösungen führten immer zum gewünschten Ergebnis.“
Im gleichen Maße wie SharePoint wächst, nimmt auch die Bedeutung der Plattform für das Unternehmen zu. Europoles setzt bei der Verwaltung und Sicherung der Plattform auf DocAve. „Wir arbeiten derzeit an einer Roadmap für weitere Einsatzmöglichkeiten für SharePoint in unserem Unternehmen“ sagt Schmidt. „Egal was die Zukunft bringt, DocAve wird uns auf diesem Weg sicher begleiten.“
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Das intuitive Interface von DocAve hat unsere Arbeit als SharePoint-Administratoren entschieden vereinfacht.