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6 conseils pour planifier et réussir sa migration vers SharePoint

L’espace de travail moderne nécessite des approches modernes pour renforcer la productivité des salariés (d’où le passage vers la collaboration dans le cloud). Cependant, la migration des données locales vers le cloud n’est pas une tâche aisée. Dans un récent webinaire intitulé « SharePoint Upgrade & Migration Planning: From Strategy To Execution (en anglais) » [Planification de la mise à niveau et de la migration vers SharePoint : de la stratégie à l’exécution], Richard Harbridge donne quelques conseils utiles pour migrer efficacement ses données vers le cloud. Intéressons-nous-y de plus près !


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Le défi

Passer d’un système local au cloud n’est pas une mince affaire, tant du point de vue des administrateurs informatiques que des utilisateurs finaux. La migration reste une préoccupation majeure pour la plupart des organisations. Par ailleurs, le processus ne s’arrête pas dès lors que vous avez migré vos données vers le cloud. Voici un aperçu des défis évoqués par les administrateurs informatiques concernant la migration des données vers le cloud :

  • « La planification des risques est difficile, onéreuse et chronophage. »
  • « Nous devons prendre en compte les personnalisations, les flux de travail, les formulaires, etc. »
  • « Je n’ai pas de solution pour tout moderniser ou optimiser efficacement. »
  • « Comment faire pour que tout cela n’échappe pas à notre contrôle ? »

6 bonnes pratiques pour réussir sa migration vers SharePoint Online

Alors, comment relever ces défis ? Voici les bonnes pratiques qu’une entreprise peut adopter afin de faciliter l’expérience de migration pour ses administrateurs informatiques et améliorer l’expérience de collaboration pour ses utilisateurs finaux.

1. Cibler un espace de travail moderne

Défi pour les utilisateurs finaux : « Ne peut-on pas utiliser quelque chose de plus moderne ? »

Pour relever ce défi, les utilisateurs ont besoin d’un espace de travail moderne. SharePoint Online propose des fonctionnalités beaucoup plus modernes que SharePoint Server. Ses nouvelles fonctionnalités comme, entre autres, la navigation par menu, l’amélioration de l’intranet, les composants WebPart ou l’amélioration de l’accès externe et du partage devraient améliorer l’expérience utilisateur. Regardez l’illustration ci-dessous pour mieux les comparer.

Défi pour les utilisateurs finaux : « Cela me prend trop de temps pour accéder aux informations dont j’ai besoin. »

La migration vers SharePoint Online améliore la performance pour les utilisateurs dans la mesure où ses fonctionnalités s’appuient sur le cloud et non plus sur un SharePoint local et sont régulièrement mises à jour. SharePoint Online permet aux utilisateurs de personnaliser leurs sites et leurs pages pour une meilleure navigation.

Défi pour les utilisateurs finaux : « Pourquoi devons-nous ajouter un espace de travail supplémentaire ? »

Il peut être frustrant de devoir naviguer entre plusieurs applications pour travailler, notamment lorsque l’on a un système de gestion des documents d’un côté et un SharePoint individuel de l’autre. Heureusement, SharePoint Online peut être intégré à d’autres outils Microsoft 365 comme Microsoft Teams et OneDrive pour une expérience simplifiée.

2. Naviguer avant, pendant et après

Défi pour les utilisateurs finaux : « Il n’est pas facile de naviguer ou de trouver ce qu’on cherche entre les différents portails. »

La navigation peut être un véritable défi pour les utilisateurs avant la migration vers le cloud. Il est donc important de profiter de la transition pour régler ce problème. Vous devriez pouvoir concevoir et mettre en place une expérience améliorée permettant aux utilisateurs d’accéder rapidement aux équipes, sites, communautés, etc. entre les différents environnements. Lisez cet eBook pour en savoir plus sur les bonnes pratiques pour naviguer et concevoir votre environnement SharePoint Online.

3. S’appuyer sur Microsoft, les partenaires et la communauté

Défi pour les administrateurs informatiques : « La planification des risques de migration est difficile, onéreuse et chronophage. »

La migration vers le cloud peut sembler insurmontable aux équipes informatiques en l’absence de plan ou d’application fiable. Cependant, Microsoft et ses partenaires tiers proposent des outils conçus pour faciliter autant que possible la migration. Il est essentiel d’en tirer profit. Par exemple :

  • L’outil d’évaluation de la migration vers SharePoint (SharePoint Migration Assessment Toolkit, SMAT) analyse votre environnement et génère des fichiers CSV que vous pourrez ensuite examiner pour évaluer le niveau de risque de vos données. Lorsque vous migrez vers le cloud, votre objectif est d’aplanir votre environnement et d’en réduire la complexité.
  • Mover : un outil gratuit pour migrer vos fichiers depuis SharePoint Server vers le cloud.

Microsoft poursuit la mise à jour de ces outils qui prendront à terme en charge la migration d’entité à entité.

Voici les trois principales solutions de migration du contenu :

4. Migration par phases

Défi pour les administrateurs informatiques : « Nous devons prendre en compte les personnalisations, les flux de travail, les formulaires, etc. lors de la migration. »

Chaque organisation possède un grand nombre de données et il est parfois complexe d’identifier celles qui doivent être migrées vers le cloud. Vous ne pouvez pas migrer toutes vos données en même temps. Certaines données devront être migrées en priorité tandis que d’autres n’auront pas besoin d’être migrées. C’est pourquoi nous vous conseillons d’évaluer vos données afin de planifier votre processus de migration. Le diagramme ci-dessous devrait vous aider :

Le processus de migration ne se fait pas du jour au lendemain. Vous devez prendre le temps de mettre en place un flux de travail systématique pour obtenir des résultats optimaux. Pour une efficacité maximale, vérifiez les données de chaque lot pour vous assurer que toutes les informations concernées ont été migrées pour éviter de devoir ensuite faire machine arrière.

5. Migration et optimisation sont deux choses différentes

Défi pour les administrateurs informatiques : « Je n’ai pas de solution pour moderniser ou optimiser efficacement mon processus de migration. »

Vous devez impérativement optimiser votre processus de migration des données. Un processus bancal risque d’entraîner une multiplication des problèmes et des coûts. Sachant cela, votre organisation doit s’investir régulièrement afin de faciliter la navigation et l’accès aux espaces de travail. La restructuration devrait être une partie intégrante de votre projet de migration, pilotée par votre équipe informatique. Vous pouvez commencer cette restructuration en aplanissant toutes vos structures basées sur une hiérarchie :

Nous vous recommandons également de créer des conteneurs modernes qui seront utilisés comme destination pour la migration. Cela profitera aux administrateurs informatiques qui n’auront pas à reconstruire ces structures lors de la migration des données.

6. Gérer la prolifération le plus tôt possible

Défi pour les administrateurs informatiques : « Comment faire pour que tout cela n’échappe pas à notre contrôle ? »

Une fois que vous aurez migré les données, leur volume continuera d’augmenter, notamment en l’absence de mesures de gouvernance robustes. Cela entraînera une prolifération des données, un cauchemar qu’aucune organisation ne souhaite vivre.

Les utilisateurs finaux peuvent avoir des difficultés à naviguer entre toutes ces structures dans des espaces de travail modernes. Alors, comment proposer un espace de travail convivial ? Créez un annuaire de navigation dans lequel vos utilisateurs finaux pourront facilement naviguer en cherchant des équipes ou des documents spécifiques dans une équipe.

MyHub et Cloud Governance d’AvePoint sont des solutions très efficaces pour y parvenir. Elles vous permettent de disposer d’un annuaire de navigation très performant pour vos utilisateurs tout en luttant contre la prolifération grâce au processus de déploiement contrôlé des équipes Microsoft Teams.

Pour en savoir plus sur la manière de lutter contre la prolifération dans votre organisation, lisez cet eBook.

Ces six étapes devraient aider les administrateurs informatiques à migrer les données pour créer un espace de travail moderne idéal qui favorisera l’expérience collaborative pour vos utilisateurs finaux.

Pour en savoir plus, regardez le webinaire « SharePoint Upgrade & Migration Planning: From Strategy To Execution (en anglais) » [Planification de la mise à niveau et de la migration vers SharePoint : de la stratégie à l’exécution] dans son intégralité !

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