Vous avez peut-être entendu le terme « VDR » ou « salle de données virtuelle » récemment, notamment dans le contexte des fusions et acquisitions. Mais qu’est-ce qu’une salle de données virtuelle, quel est son rapport avec les fusions et acquisitions, et peut-elle vous être utile ?
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Dans cet article, nous allons aborder les bases des VDRs : ce qu’elles sont, comment elles fonctionnent, quelle est leur valeur ajoutée et quand les utiliser. De plus, nous vous donnerons quelques conseils sur les questions à poser pour choisir la VDR qui vous convient.
Qu’est-ce qu’une salle de données virtuelle ?
Une salle de données virtuelle (parfois aussi appelée « salle de données électronique », « salle de marché virtuelle », « salle de données » ou « salle virtuelle privée ») est un dépôt de documents en ligne hautement sécurisé et un espace de collaboration pour le partage, le stockage et la collaboration sur vos projets les plus sensibles.
Considérez une VDR comme un coffre-fort en acier dans votre maison, rempli de classeurs verrouillés. Il n’y a qu’une seule entrée et une seule sortie, vous décidez qui peut y accéder et vous lui remettez personnellement la clé du classeur dont il a besoin.
Comment fonctionne une VDR ?
Les VDRs peuvent être hébergées sur des sites Web dédiés ou par le biais d’applications d’agents sécurisées. Tous les utilisateurs accédant à la VDR doivent être préalablement autorisés. Les salles de données sont structurées en hiérarchies de dossiers et de fichiers, et les administrateurs peuvent gérer l’accès à chaque dossier ou fichier de la base de données. L’accès peut être ajusté ou révoqué selon les besoins.
Bien que les fournisseurs de VDR stockent et sauvegardent les documents dans votre VDR, ils n’ont pas accès aux données de votre salle, tout comme les personnes extérieures à la salle n’y ont pas accès.
En quoi une VDR est-elle différente des autres plateformes de gestion des documents ?
À première vue, vous pouvez vous demander pourquoi vous devez envisager de payer pour une salle de données virtuelle plutôt que d’utiliser une plateforme de gestion de documents traditionnelle telle que SharePoint. C’est très simple. Bien que les deux offrent un partage de fichiers de niveau entreprise et des structures de dossiers imbriqués, SharePoint a été conçu pour être administré par le service informatique dans le cadre de son travail quotidien, tandis que les VDRs sont conçues pour les cadres et les chefs de projet pour gérer des projets confidentiels spécifiques et ad hoc.
En outre, si vous devez ajouter un utilisateur externe à un projet hébergé dans SharePoint, vous exposerez Azure AD de votre organisation, ce qui augmente le risque de fuites potentielles ou de partage excessif. En conservant les données d’un projet confidentiel dans une salle de données virtuelle, elles sont cryptées, stockées dans un emplacement entièrement séparé et verrouillé, et ne sont pas mélangées à d’autres contenus d’entreprise, ce qui constitue une protection de haut niveau. Découvrez notre propre expérience de l’utilisation de SharePoint comme VDR au cours de notre voyage vers le NASDAQ.
Pourquoi utiliser une VDR ?
Il est important de se rappeler que toutes les données ne sont pas identiques. Vos rapports de conseil d’administration sont beaucoup plus utiles que votre copie d’eBook. Vous devez protéger vos données sensibles, en particulier lorsque vous les partagez avec un tiers. Les VDRs sont des outils pratiques qui peuvent permettre aux entreprises de partager des informations confidentielles facilement et en toute sécurité avec un tiers dans un environnement virtuel.
Les VDRs ont beaucoup d’avantages :
- Les VDRs sont contrôlées. Grâce à des autorisations strictes, les administrateurs peuvent attribuer des accès et des capacités par utilisateur, ce qui garantit que personne n’a accès à vos informations à moins que vous ne le souhaitiez explicitement. Si vous ne voulez pas que les utilisateurs puissent télécharger, partager, imprimer, etc., vous pouvez supprimer ces capacités en cliquant sur un bouton.
- Les VDRs sont personnalisables. Pour chaque nouveau projet, vous pouvez créer un nouvel espace de travail pour répondre à ses spécifications exactes. Vous pouvez également mettre à jour facilement la structure pour répondre à l’évolution des besoins.
- Les VDRs sont efficaces. Elles vous permettent de simplifier le partage et le stockage de vos informations de la manière la plus sûre possible en vous permettant de créer de nouveaux projets et d’accorder l’accès aux utilisateurs rapidement et facilement.
Mieux encore, la plupart des VDRs sont simples à utiliser, ce qui signifie que les chefs d’entreprise peuvent gérer leur salle de données virtuelle et leurs espaces de travail de projet en toute sécurité sans l’aide de leurs équipes informatiques, ce qui préserve les ressources informatiques et garantit une fois de plus que seules les personnes nécessaires ont accès aux documents contenus dans la VDR.
Quand utiliser une salle de données virtuelle ?
Vous devez utiliser une VDR lorsque vous travaillez sur des projets hautement confidentiels qui nécessitent une collaboration avec des collègues ou des tiers. Les VDR peuvent être utilisées par divers secteurs d’activité dans des situations très variées.
Par exemple, des entreprises y ont souvent recours lorsqu’elles fusionnent avec une autre entreprise ou l’acquièrent. Selon Deloitte, 87 % des entreprises gèrent leur opération de fusion et d’acquisition dans un environnement purement virtuel, ce qui signifie que les entreprises ont besoin d’outils tels que les VDRs pour les aider à partager des données importantes en toute sécurité.
Cependant, les VDRs peuvent être utilisées pour bien d’autres choses que les opérations de fusion et d’acquisition. Toute entreprise commune, qu’il s’agisse d’introductions en bourse, d’audits, de contrats juridiques et immobiliers ou de collectes de fonds, peut bénéficier d’un espace sécurisé pour stocker et partager des informations.
Comment choisir le fournisseur de VDR qui me convient ?
Le choix d’une solution de salle de données virtuelle n’est pas une décision à prendre à la légère : les enjeux sont tout simplement trop importants en cas de violation de vos données. Compte tenu du grand nombre de fournisseurs de VDR qui proposent des fonctionnalités, des capacités, des interfaces et des structures de coûts différentes, il peut être difficile de savoir quelle solution de VDR vous convient le mieux.
Voici quelques questions à poser :
- Aurai-je besoin de l’aide de mon équipe informatique pour configurer et/ou gérer ma VDR ?
- Puis-je communiquer au sein de la VDR ou dois-je utiliser les courriers électroniques ou Teams ?
- Comment mes données seront-elles sauvegardées et sécurisées ?
Pensez-vous qu’une VDR peut aider votre entreprise ? Confide d’AvePoint est la seule salle de données virtuelle intégrée à Microsoft 365 et hébergée sur votre propre tenant dans le cloud, favorisant de façon optimale la sécurité et l’initiation. Regardez Confide en action (en anglais) et découvrez comment il peut vous aider à collaborer en toute confiance.
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