La manière dont les entreprises partagent les données a beaucoup évolué au fil du temps, des progrès technologiques et des profonds bouleversements de notre façon de travailler. Il y a quelques années encore, les documents sensibles nécessaires à une réunion étaient mis dans une pochette par un employé qui se rendait jusqu’à la salle de réunion pour les remettre aux personnes concernées. Aujourd’hui, ces données sont presque toujours échangées en ligne. Qu’il s’agisse de partages internes entre collègues ou externes avec des collaborateurs d’autres entreprises, la sécurité des données est primordiale.
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Cependant, il peut arriver que les données échangées soient si sensibles que la moindre atteinte à la sécurité (intentionnelle ou non) peut avoir des conséquences considérables pour les finances et la réputation de l’entreprise. C’est ici que les salles de données virtuelles, ou VDR, entrent en jeu. Nous vous exposons ci-après quelques cas dont les enjeux sont majeurs et dans lesquels des salles de données virtuelles sont couramment utilisées. Visionnez également la vidéo ci-dessous pour voir une présentation de la salle de données virtuelle développée par AvePoint :
1. Fusions, acquisitions et cessions
La vérification diligente représente la base de toute transaction entre deux entreprises. Aujourd’hui, les affaires ne se font souvent plus en personne mais en ligne. Une évolution encore accélérée par la pandémie. Une salle de réunion virtuelle est un espace sécurisé où les parties peuvent vérifier mutuellement leurs entreprises et leurs portefeuilles financiers.
Les activités de fusion et acquisition ont explosé au cours des dernières années, contraignant de nombreux cadres à jongler entre plusieurs accords tout en respectant des exigences de conformité toujours plus strictes et des délais plus courts. En plus de fournir un espace sécurisé au sein duquel vos équipes internes et externes peuvent compiler les documents requis pour l’audit réglementaire et les traiter ensemble, les salles de données virtuelles modernes assurent également un gain d’efficacité en vous permettant de surveiller des indicateurs et activités clés dans plusieurs projets.
2. Mobilisation de capitaux
Les salles de données virtuelles sont idéales pour les entreprises désireuses de lever des capitaux. Lorsqu’elles courtisent les investisseurs, les entreprises doivent partager des documents financiers et commerciaux sensibles avec plusieurs parties externes pendant plusieurs semaines ou mois. Grâce aux salles de données virtuelles, les utilisateurs peuvent trier facilement de gros volumes de données pour trouver les fichiers spécifiques dont ils ont besoin. Par ailleurs, certaines solutions proposent des informations intégrées que les entreprises peuvent exploiter pour susciter l’intérêt et l’engagement des investisseurs.
3. Domaine juridique
Les transactions et litiges complexes requièrent souvent le partage d’informations confidentielles entre l’avocat général, des cabinets juridiques externes et des tierces parties. Évoluant rapidement, les affaires juridiques nécessitent un accès 24h/24 et 7j/7 à des documents et dossiers tenus à jour en permanence. Les salles de données virtuelles permettent de mettre ces données sous clé dans un coffre-fort en ligne n’offrant qu’une porte d’entrée et de sortie.
Prenons l’exemple d’un litige complexe et de grande envergure tel qu’un recours collectif. Une salle de données virtuelle permettrait de gérer l’intégralité du projet au même endroit en instaurant des autorisations granulaires au niveau des dossiers et des fichiers afin que chaque plaignant puisse accéder uniquement à ses propres documents. De plus, si d’autres personnes devaient rejoindre le recours collectif ultérieurement, elles pourraient être facilement ajoutées à la salle de données virtuelle.
4. Audits et conformité
Que votre entreprise soit soumise à un audit de routine ou à une enquête par les autorités, une salle de données virtuelle peut être utilisée pour compiler les documents financiers et rapports d’entreprises pertinents. Mieux encore, vous pouvez y assigner des autorisations aux auditeurs externes et à d’autres parties.
Lors de la compilation de tous les documents et rapports requis pour un audit ou un contrôle de conformité, une salle de données virtuelle peut vous aider à regrouper toutes les communications dans un espace sécurisé. En outre, des indicateurs intégrés vous permettent de surveiller la progression du projet en fonction de délais et livrables spécifiques.
5. Immobilier
Les transactions immobilières commerciales sont complexes. Les acheteurs, créanciers et établissements financiers doivent pouvoir accéder rapidement et facilement aux données financières, aux plans et aux informations relatives à la propriété elle-même. Tandis que les outils traditionnels comme les e-mails et les file shares en ligne sont soumis à des restrictions en ce qui concerne la taille des fichiers, les salles de données virtuelles permettent à plusieurs parties de consulter et de modifier des documents très volumineux.
De surcroît, comme pour toute transaction, le cercle de personnes avec qui vous devrez partager des informations sera probablement important au début, puis de plus en plus restreint. Il sera donc essentiel de pouvoir modifier et révoquer les droits d’accès au fil du temps.
6. Propriété intellectuelle
Les secteurs d’activité tels que la biotechnologie, l’industrie pharmaceutique, le secteur minier et le secteur de l’énergie (pour n’en citer que quelques-uns) utilisent des salles de données virtuelles pour simplifier et sécuriser le partage de données critiques liées par exemple à la propriété intellectuelle, aux essais cliniques, aux audits environnementaux et aux appels d’offres.
Compartimenté. Simplifié. Sécurisé.
Si l’on fait le bilan, les salles de données virtuelles représentent l’espace de travail le plus sécurisé pour les projets très sensibles, et ce quel que soit le secteur d’activité. Évolutifs, ces coffres-forts numériques permettent de protéger les données confidentielles mais aussi de faciliter la collaboration avec des utilisateurs invités qui auraient normalement été entravés par des pare-feu ou des restrictions informatiques.
Cliquez ici pour en savoir plus sur les salles de données virtuelles et pour découvrir en quoi Confide, la salle de données virtuelle moderne et intelligente d’AvePoint, permet aux entreprises de contrôler la collaboration basée sur des données confidentielles.
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