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Bonnes pratiques sur Microsoft Teams, Partie 3

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Cet article est la 3e partie de notre série de questions/réponses consacrée aux bonnes pratiques sur Microsoft Teams. Voir les autres articles suivants :

Bonjour tout le monde ! Content de vous retrouver ! Ceci est le troisième et dernier article avec Q&R de notre webinaire sur le bon usage de Microsoft Teams (désormais disponible sur demande). Celui-ci est truffé d’informations utiles sur Teams, informations qui devraient vous aider à affronter les situations difficiles que vous pourriez rencontrer lors de l’adoption de Teams. Comme toujours, nous vous conseillons de consulter cet article de blog pour trouver d’autres ressources sur Teams et cet article pour vous tenir au courant des prochaines conférences Office/Teams prévues dans le monde entier. Poursuivez votre lecture pour obtenir des réponses à vos questions.

J’ai bien peur que les fonctionnalités de Microsoft Teams ne nous confondent encore plus. Pouvez-vous nommer quelques avantages de Teams par rapport aux autres applications ?

CW : Microsoft Teams, comme tout dans Office 365, n’excelle pas vraiment dans un point en particulier. Considéré dans son ensemble, Teams a toutefois beaucoup de qualités (chat, collaboration d’équipe, appels, réunions, gestion de fichiers et intégration). Ce package est remarquable. Commencez par le chat : tout le monde sait s’en servir. Puis intégrez lentement Teams dans le mix, puis les réunions et les appels. Ainsi, vous pourrez planifier votre déploiement et vous aurez un « décollage » tout en douceur dès que les utilisateurs commenceront à découvrir les différentes possibilités d’utilisation de Microsoft Teams et toutes les fioritures qu’il renferme.

Vous devez commencer par le présenter à des groupes qui travaillent souvent et étroitement avec des responsables top-down (hiérarchie du haut vers le bas), sinon l’habitude d’utiliser l’e-mail ne sera jamais rompue en raison de problèmes au niveau de la collaboration interorganisationnelle et de la boucle externe. C’est au sein d’équipes soudées que vous pourrez le plus en tirer profit, et le bouche à oreille fera le reste, avec même un potentiel de propulsion vers de nouveaux sommets.

MW : Je vais être tout à fait franc, au risque de ne plus être tout à fait dans le politiquement correct. Les employés de moins de 35 ans passeront rapidement à Microsoft Teams dès qu’ils comprendront ce que c’est et comment cela fonctionne. Leur vie se déroule d’ores et déjà dans les applications de chat, ce qui rend le travail plus naturel (et plus convivial sur les téléphones portables !) pour eux. Nous avons également souligné, dans notre webinaire, que vous allez voir le nombre d’e-mails diminuer considérablement parmi les groupes qui utilisent Teams. Teams fait du bon travail lorsqu’il s’agit de faciliter la lecture d’un fil de conversation, et ce d’une manière dont Outlook ne serait jamais en mesure de le faire.

Dans Teams, vous pouvez parcourir rapidement des réponses comme « Bien reçu », « LOL » ou « Super ! ». Ouvrir un e-mail et parcourir tout le fil de conversation, en revanche, fait perdre beaucoup de temps, aussi parce que votre œil doit faire abstraction des informations inutiles telles que De/À/Date/Pièces jointes/Signé. Débutez par des cas de test dans un certain nombre d’unités commerciales (ne prenez pas le service informatique comme cas de test !). Proposez-leur de vous coller à leurs talons et en échange ils se prêtent à une étude de cas ; puis, si tout se passe bien – tout se passera bien, c’est inévitable – vous allez le clamer haut et fort, c’est-à-dire que vous en faites part à l’ensemble de l’entreprise. FoMo (Fear of missing out ou l’angoisse de l’occasion manquée) fera le reste.

L’audio est-il déjà arrivé à maturité chez Microsoft Teams en termes de RTCP ? Nous envisageons de passer à Teams à tous les niveaux.

MW : Microsoft revendique la parité des fonctionnalités avec Skype Entreprise. Ce n’est pas exactement ce que j’appellerais la parité des fonctionnalités, mais je dirais que cela vaut vraiment la peine que vous preniez le temps de faire des recherches afin de déterminer si Teams est la solution adéquate pour vous en matière de RTCP.

CW : Personnellement, je ne recommande le RTCP que pour les scénarios de remplacement de PBX de base pour les petites entreprises ou les entreprises qui n’ont pas de besoin important en matière d’acheminement d’appels. Il s’agit encore d’une offre de base qui a besoin d’être améliorée, par exemple par des fonctions telles que l’acheminement des appels, les groupes d’appels, la sonnerie simultanée et la planification de type « follow-the-globe ». En tant que solution d’appels téléphoniques simple avec des appareils design et des mises en file d’attente des appels basiques, je dirais que c’est un moyen peu coûteux et simple de disposer de la connectivité téléphonique sans les complexités afférentes au PBX.

Lorsque vous créez des Teams, est-il possible de masquer l’adresse e-mail de groupe de Microsoft Teams dans la GAL dès le début ?

CW : Elle est masquée par défaut. Vous pouvez utiliser une commande PowerShell pour masquer des Teams créés précédemment et qui apparaissent toujours.

MW : C’est vrai, cela se fait par défaut. C’est un changement qui s’est opéré à l’été 2018. Lisez ceci et faites défiler la page jusqu’à l’encadré violet Notes pour plus de détails.

Comment pouvons-nous amener les utilisateurs réticents à adopter Microsoft Teams dès le début du processus d’adoption ? Seulement la moitié environ a migré jusqu’à présent.

MW : Trouvez quelques projets ou départements qui seraient prêts à servir de cobayes. Aidez-les à utiliser Microsoft Teams, accordez-leur quelques heures de formation et travaillez avec eux sur un mode d’emploi compact de Microsoft Teams. Convenez avec eux qu’ils se contrôlent les uns les autres pour garantir qu’ils ne retombent pas dans les anciens schémas de correspondance qui utilisent des e-mails pour le travail interne (au niveau des équipes). En guise de dédommagement pour ne plus leur avoir « lâché les baskets » pendant un bon moment, vous pouvez conclure un deal : vous diffusez leur histoire dans toute l’entreprise, en donnant la parole aux employés par des citations, des interviews, etc. Dites-leur qu’ils contribuent ainsi à élaborer de bonnes pratiques et des directives.

Vous devriez aussi rechercher les jeunes. Vous les trouverez partout où il y a des applications de chat car ils n’ont qu’un souci : sortir d’Outlook !!! (Les e-mails, c’est tellement années 1990, n’est-ce pas ?) Encore une dernière chose : ne faites pas fonctionner Skype Entreprise et Microsoft Teams en parallèle. Si on leur donne le choix, les gens préfèrent s’en tenir à ce qu’ils connaissent déjà. Teams remplace Skype : faites-en donc de même en interne. Excluez toute juxtaposition des systèmes. L’heure de la « retraite » est arrivée : fixez une date et veillez à la respecter. Vous aurez immédiatement de nouveaux utilisateurs dans Teams une fois que vous aurez évincé Skype.

CW : J’ai effectivement choisi tous mes départements parmi ceux qui faisaient déjà preuve d’un excellent travail d’équipe avant l’adoption de Microsoft Teams. Je me suis rendu auprès de leurs supérieurs et je leur ai présenté toutes les démos disponibles de Teams pour leur montrer comment cela peut booster leurs workflows à un niveau supérieur. Je leur ai ensuite fait lire les Prescriptions de M. Wade dans Teams dont je pense qu’elles sont toujours valables aujourd’hui. De cette manière, ils ont pu réaliser que les membres de l’équipe sont responsables les uns des autres et ont été encouragés à s’en tenir à la nouvelle plateforme.

Microsoft Teams, finalement, se vendra de soi-même ; il suffit de mettre tout le monde sur la même longueur d’onde, puis de faire le test. Une fois ces groupes-moteur lancés, le reste de l’entreprise suivra, car tous commenceront à utiliser Teams pour communiquer entre eux et, le bouche à oreille aidant, la nouvelle se répandra comme une traînée de poudre. Une fois que vous commencez à avoir un groupe important utilisant Team (environ 1/3 de votre entreprise), les autres auront l’impression d’être laissés de côté et voudront « participer à la fête ».

sharepoint 2019

Est-il possible de partager un fichier pour lequel certains membres d’une équipe ont un droit de modification limité tandis que d’autres disposent d’un droit de modification complet pour ce fichier ?

CW : Oui. Vous pouvez ouvrir l’onglet Fichiers dans « Ouvrir dans SharePoint » puis cliquer sur le fichier ou le dossier, ensuite sur « Détails », et enfin sur le lien « Gérer les autorisations ». Vous avez ici la possibilité de supprimer le groupe de membres SharePoint et d’ajouter des personnes individuelles. Gardez à l’esprit que cela annulera l’héritage des fichiers et pourrait causer des problèmes plus tard alors qu’on essaie de déterminer pourquoi quelque chose ne fonctionne pas.

Ma recommandation est d’attribuer le droit de modification à tout le monde et de se baser sur l’historique des versions et sur les alertes pour surveiller les modifications. Si les fichiers se trouvent à un autre emplacement, vous pouvez toujours utiliser l’option de partage de liens « Personnes spécifiques » à partir d’emplacements de site restreints, y compris votre OneDrive, pour adapter les autorisations de fichiers.

MW : Oui. Le site SharePoint derrière votre équipe possède toujours toutes les autorisations SharePoint auxquelles vous vous attendez. Mais soyez juste très prudent lorsque vous annulez les autorisations dans SharePoint car une maintenance et une documentation soigneuses s’imposent pour chaque action et la raison pour laquelle elle a été effectuée, ainsi qu’un plan pour l’époque où votre ou vos propriétaires d’équipe ne possèderont plus cette équipe, de manière à ce que les nouveaux propriétaires sachent comment la gérer.

Personnellement, j’essaie toujours de dissuader les gens de l’autorisation au niveau objet dans SharePoint. En effet, elle pourra certes être utile aujourd’hui, mais risque de ne pas s’avérer viable à l’avenir, et c’est cet aspect de durabilité qui vous sera fatal plus tard, coûtant vraiment BEAUCOUP de ressources à l’entreprise avant qu’elle puisse à nouveau se redresser.

Quelle est la méthode recommandée pour contrôler la sécurité des autorisations de fichiers ? De plus, si une licence Azure Active directory P1 pour tous les utilisateurs n’est pas une option, quelle est la meilleure façon de gérer l’adhésion à Microsoft Teams ?

MW : Pour les autorisations de fichiers, voir le commentaire ci-dessus. Personnellement, je n’ai pas l’expérience nécessaire en lien avec les licences d’Azure Active Directory me permettant de répondre à la question de la licence P1, désolé.

CW : Le sujet a été effleuré lors du webinaire, mais nous avons défini une politique d’utilisation de Microsoft Teams que tout le monde était tenu de lire. Y était abordée la gouvernance au sein de Teams. Elle incluait également une section destinée aux propriétaires et leur domaine de responsabilités dont les suivantes :

  • Adhésion à Teams
  • Accès invité
  • Paramètres
  • Archivage
  • Bon usage et bonne conduite

Ainsi, il est assuré que les utilisateurs connaissent leur domaine de responsabilités et que vous n’avez plus à vous en soucier.


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