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Microsoft teams bonnes pratiques, Partie 1

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MS Teams Governance

Personne ne peut connaître tout l’éventail des services offerts par Microsoft Teams et Office 365, c’est pourquoi les réponses ci-dessous sont accompagnées de la clause standard de non-responsabilité « Vos résultats peuvent varier ». Effectuez un maximum de recherches avant de mettre en place les modifications que nous proposons et n’hésitez pas à contacter votre responsable du service client Microsoft si vous avez des questions.

Nous vous recommandons de vous tenir informé des derniers développements relatifs à Office 365 / Microsoft Teams à l’aide de Twitter, de LinkedIn et de la Tech Community de Microsoft. Nous restons régulièrement en contact avec un très grand nombre de personnes sur ces sujets ; certains sont des experts en collaboration, certains en gestion de fichiers, et d’autres en téléphonie ou PBX. Il y a autour de vous une grande communauté susceptible de vous aider.

Cet article de blog peut vous aider à trouver des ressources et des avis sur Microsoft Teams. Veillez également à vous tenir informé en suivant les conférences internationales sur Office/Teams. Il en existe d’innombrables gratuites, et rencontrer des experts en personne peut être une grande expérience ! C’est une communauté où chacun prend du plaisir.

Vous trouverez ci-dessous vos questions avec les réponses de Matt Wade (MW) et Chris Webb (CW). Nous les avons laissées sous forme brute ; veuillez nous excuser si nous avons pris des libertés quant à l’interprétation. N’hésitez pas à faire des commentaires sur cet article pour tout éclaircissement ou question.

Comment la messagerie fonctionne-t-elle avec Microsoft Teams ? Dispose-t-on d’une boîte de réception ou d’un calendrier dès lors qu’il y a un groupe Outlook ?

MW : lorsque vous créez un Team dans Microsoft Teams, vous accédez à d’innombrables fonctions et pas uniquement à un espace de dialogue. Avant l’été 2018, chaque Team était automatiquement associé à un Outlook Group ; dès la création d’un Team, vous pouviez voir le Outlook Group correspondant sous Groups dans Outlook. Cela n’est plus le cas. Cliquez sur le lien précédent et faites défiler vers le bas jusqu’à la case violette Remarque pour obtenir des détails.

Microsoft précise que la raison en est que les nouveaux Teams saturaient l’Outlook Global Address List (GAL), ce qui déroutait les utilisateurs finaux. Personnellement, je pense que ce découplage n’aurait jamais dû avoir lieu. Cela dit, vous pouvez retrouver l’Outlook Group (boîte de réception et calendrier) à l’aide de PowerShell, mais il vous faudra un administrateur pour cela.

CW : Réponse directe : non, ce n’est plus le cas. Microsoft Teams crée par défaut une boîte mail de groupe en application dorsale, mais il serait opportun de le conserver dans les Teams et SharePoint. Je n’aime pas trop les Groups d’Office 365, car cela rend plus complexe la formation des utilisateurs. Ces derniers ne connaissent aujourd’hui même pas l’existence des groupes et c’est aussi bien comme ça. Cependant, si vous voulez absolument que des personnes puissent accéder au Group et au calendrier via Outlook, vous pouvez les réactiver en faisant l’inverse de ce qui est indiqué dans cet article en rétablissant les valeurs « faux » au lieu de « vrai ».

Quelle est la meilleure manière d’inviter des gens à rejoindre Microsoft Teams sachant que l’on peut également rajouter des personnes via les groupes de sécurité SharePoint ?

CW : les groupes SharePoint ne concernent que SharePoint ; ils n’ont aucune autre utilité en dehors de cette application. Si vous souhaitez inviter quelqu’un à rejoindre Microsoft Teams, il doit être dirigé directement vers Teams ou vers un autre service qui fait appel à un groupe connecté (p. ex. en gérant un membre de groupe sur un site SharePoint connecté) pour inviter quelqu’un à rejoindre un Team. L’ajout ou la modification d’un partenaire dans les groupes SharePoint eux-mêmes ne sera effectif que sur le site immédiatement (collection). N’oubliez cependant pas que les fichiers qui se trouvent dans Microsoft Teams sont servis par SharePoint, aussi la modification des groupes SharePoint connectés peut empêcher les membres de votre Team d’accéder aux fichiers.

MW : invitez des membres de votre Team dans Microsoft Teams. Microsoft Teams ne possède que deux niveaux d’autorisation : propriétaire et membre. SharePoint conserve ses anciens niveaux d’autorisation (il y en a au moins six si je me souviens bien, mais vous pouvez toujours en créer de nouveaux) ; seuls les niveaux propriétaire/membre sont cependant associés à Teams. Si vous modifiez des autorisations dans SharePoint et qu’il ne s’agit pas d’un propriétaire/membre, ces changements n’auront aucun effet dans Microsoft Teams. Si vous avez un doute sur ce point (ou sur d’autres), gérez les autorisations directement dans Microsoft Teams.

Recommandez-vous de désactiver les @mentions de canal au niveau de l’entité ?

MW : absolument pas. Le fait de désactiver la fonction @-mentionner un canal s’apparenterait à supprimer le champ « Cc » dans un e-mail adressé à une entité. Microsoft Teams laisse le soin à chaque propriétaire de Team de décider si les @-mentions doivent être activées au niveau du Canal ou du Team (ou des deux). Laissons les propriétaires de Team décider de la manière dont ils veulent que les personnes communiquent. Si vous mettez des limitations, cela pourrait détourner les utilisateurs et les amener à rechercher une autre application qui fonctionne mieux. (toussotements*Slack*toussotements)

CW : je ne pense pas qu’il soit possible de désactiver les @mentions de canal au niveau de l’entité même si vous souhaitez le faire ! Vous pouvez le faire au niveau d’un Team mais je ne le recommande pas, à moins que vous n’ayez une raison particulière de vouloir désactiver la possibilité pour la totalité d’un Team d’être @-mentionné à l’aide de @team ou du @canal général. Cela pourrait être utile s’agissant de Teams publics importants ou de grands Teams en général, mais je recommande de commencer en désactivant @team et en restreignant simplement @canal en cas d’abus. Souvenez-vous que l’utilisation des @mentions de canal est un bon moyen de segmenter vos notifications aux personnes intéressées par un canal dans la mesure où elles ont la possibilité de s’abonner à vos @mentions de canal (favoris).

Existe-t-il des conventions pour nommer les Teams et les canaux ? Faut-il utiliser des préfixes ?

CW : dans la mesure où je n’ai jamais autorisé la création d’un groupe autrement que via le Service informatique, j’ai toujours conservé ma propre convention de désignation pour les Teams. Jusqu’à présent, j’ai utilisé Team en tant que suffixe pour tous les Teams : p. ex. IT Ops Team, Marketing Team, etc. Les sites de la communauté SharePoint qui sont accessibles pour l’entreprise devraient simplement s’appeler Marketing, Finance, IT, etc. La création de Planner n’avait été autorisée qu’au sein de Microsoft Teams et ne nécessitait donc pas une convention de désignation. On aurait pu bien sûr procéder de différentes autres manières, mais cela me convenait très bien.

MW : je n’ajouterai pas grand-chose à la réponse de CW. Je suggère de choisir un style et de s’y conformer tout en faisant preuve de bon sens. Si vous voulez que tout le monde respecte les règles, la procédure de traitement doit inclure une vérification préalable du nom proposé. Cela fait du travail supplémentaire pour le Service informatique, mais il faudra en passer par là s’il s’agit d’une gouvernance choisie.

Recommandez-vous de créer plusieurs équipes au sein d’un même service ?

MW : je ne pense pas que des Teams soient toujours nécessaires au niveau d’un service. Vous pouvez les créer si le service a une fonction de communication centrale, mais beaucoup d’entreprises ont une structure organisationnelle assez souple et le besoin n’existe pas dans ce cas-là. Je pense que les Teams sont bien plus adaptés à une organisation de type projet.

Cela dit, si un service a besoin d’un lieu pour discuter et tenir des réunions, alors il faut lui attribuer son Team. Si vous pensez que l’adoption de l’application sera plus facile, dotez chaque service d’un Team dès le début. Ne vous étonnez pas si un grand nombre de ces Teams finissent par devenir des « villes fantômes » si la hiérarchie informatique n’est pas robuste (c’est quelque chose que j’ai vécu lors de précédents déploiements de SharePoint).

CW : j’ai toujours pensé que la création de Teams pour un service ou une structure organisationnelle est utile à un niveau élevé, mais la nécessité d’en créer plusieurs dépend de la fréquence de travail entre les groupes. Dans ma précédente entreprise, nous avions un Team informatique général qui incluait tous les services informatiques avec des canaux pour chaque sous-département (Opérations, Exploitation des données, développeurs, managers, etc.).

Nous demandions à chacun de privilégier le canal dont il faisait partie ; nous pouvions ainsi l’utiliser en tant que lieu unique pour faire des communications croisées et des @mentions de canal lorsque nous voulions poser une question à un sous-groupe ou obtenir son attention sur un canal particulier. Il était toujours possible de créer des (sous-)Teams supplémentaires pour des groupes qui avaient besoin de sécurité / limites de confidentialité et/ou qui travaillaient fréquemment et étroitement ensemble.

Au bout du compte, le but est d’inviter des personnes et de s’assurer qu’elles connaissent les canaux à suivre lorsqu’elles font partie de ces Teams. Assurez-vous qu’elles connaissent l’objectif et faites-leur des recommandations sur ce qu’elles devraient suivre de manière préférentielle.

Vous avez manqué le webinaire initial sur les règles à suivre dans Teams ? Vous pouvez le regarder ici à la demande


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