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Bonnes pratiques sur Microsoft Teams, partie 2

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Cet article est la 2e partie de notre série de questions/réponses consacrée sur  aux bonnes pratiques de Microsoft Teams. Vous avez manqué le premier article ? Retrouvez-le ci-dessous :

Microsoft Teams pourrait-il être le nouvel « Intranet », avec ses fonctions communes à toute l’entreprise ?

CW : Je pense qu’il peut être un centre d’activités pour vous envoyer des alertes et attirer votre attention, mais je ne crois pas qu’il puisse être un Intranet à part entière. SharePoint et Microsoft Teams deviennent chaque jour plus un peu plus complémentaires. Selon moi, vous pouvez mettre sur Teams des contenus destinés à être utilisés rapidement mais nous sommes encore loin d’un Intranet global, car la fonctionnalité de recherche n’est pas encore optimale et vous n’avez pas Teams pour chaque site SharePoint. Les petites entreprises pourraient probablement mettre en place un Intranet fonctionnel basé sur Teams, mais ce ne serait pas une solution viable pour les organisations de taille moyenne ou les grandes entreprises.

MW : Oui et non. Les Intranets sont encore utiles pour rechercher et trouver des contenus publiés (par opposition à des contenus de travail, comme ceux que vous trouverez généralement dans une Team de projet). Vous pouvez (et devriez probablement) rapatrier des pages Intranet dans Microsoft Teams via les onglets des canaux (p. ex. les politiques d’entreprise, newsletters, pages d’informations, etc. pertinentes pour l’équipe), mais vous ne pourrez pas toutes les intégrer au risque de rendre vos collègues fous !

Microsoft Teams vous offre un moyen efficace de fournir aux gens les informations requises via ce canal (les connaissances dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin) sans avoir à leur envoyer d’énormes quantités d’informations superflues. Cela dit, la recherche dans Teams se limite aux contenus Teams (et notamment aux fichiers stockés dans les sites SharePoint correspondants) ; elle n’inclura pas les sites de communication. Il ne faut pas non plus oublier que les Teams communes à toute l’entreprise ont un nombre de membres limité. Ce nombre ne cesse d’augmenter, mais l’outil n’est pas (encore) prêt à être utilisés par de très grandes organisations. Et pour être honnête, je pense de toute façon que les groupes comprenant de nombreux membres fonctionnent mieux dans Yammer que dans Teams.

Existe-t-il des contrôles de gouvernance pour « surveiller » ce qui est partagé (je pense surtout aux documents) à l’extérieur de l’entreprise ?

MW : En ce qui concerne les documents, oui, mais ce n’est pas un paramètre de Microsoft Teams. C’est un paramètre de sécurité et de conformité. Vous pouvez obtenir des analyses des fichiers que vous partagez et pouvez empêcher le partage de documents contenant certains types d’informations. Ces fonctionnalités engendrent généralement des coûts supplémentaires. Le blog de Joanne C. Klein est une véritable mine d’informations pour les débutants sur cet outil.

CW : Je pense que Matt a très bien répondu à cette question .

OneDrive n’est-il pas de facto une bibliothèque SharePoint ?

CW : La réponse est simple : si, tout à fait. OneDrive repose sur SharePoint et utilise en grande partie le même code backend. Il peut arriver que OneDrive mette en place des fonctions personnalisées avec un peu d’avance, comme ce fut le cas avec Files Restore. Mais OneDrive cherche à dissuader les utilisateurs de personnaliser les affichages et d’ajouter des métadonnées aux bibliothèques. Il est davantage axé sur les bibliothèques de documents basiques et les options de synchronisation avec le OneDrive Sync Client. De plus en plus de fonctions sont intégrées à Sync Client et ses capacités de synchronisation aux bibliothèques des sites Sharepoint sont de plus en plus impressionnantes, mais il est encore principalement destiné à votre OneDrive.

MW : Techniquement parlant, OneDrive Entreprise est simplement une bibliothèque SharePoint Online conçue pour un usage individuel ; chaque utilisateur a le sien et il est le seul à pouvoir y accéder, jusqu’à ce qu’il accorde l’accès à d’autres personnes. Si vous connaissez les anciens sites SharePoint « My Sites » 2013, OneDrive est en fin de compte une déclinaison de la bibliothèque Mes Documents qu’on y trouvait. SharePoint Online est l’outil qui, en coulisse, sauvegarde les fichiers de chaque Team.

Cela dit, si vous partagez un fichier avec une ou plusieurs personnes dans le cadre d’un chat privé, ce fichier sera sauvegardé dans votre OneDrive Entreprise, puisqu’il n’y n’existe pas de site SharePoint associé aux chats privés. Il y a de bonnes raisons d’utiliser OneDrive plutôt que SharePoint dans certains cas, et dans d’autres cas c’est le contraire. Voici à ce propos un petit récapitulatif graphique bien pratique pour vous et vos collègues. Pour moi, il y a une règle d’or : ne pas utiliser OneDrive en situation de travail et de collaboration réelle.

Qu’est-ce qui différencie les paramètres de notification dans Microsoft Teams de ceux qui existent déjà dans Yammer ?

MW : Les deux applications ont des notifications qui leur sont propres. Il suffit d’ouvrir vos paramètres de notification personnels dans les deux applications pour voir les similitudes et les différences. En fait, je ne sais pas si les options de notification dans Yammer ont inspiré celles de Teams ou non, mais je serais surpris qu’elles soient identiques.

CW : Vous pouvez ignorer un fil de discussion sur Yammer, mais vous ne pouvez pas le faire dans Teams si vous suivez ce canal ou avez déjà répondu. C’est la différence la plus flagrante, et c’est une chose que je réclame pour Teams depuis longtemps. Avec les nouveaux paramètres de notification par canal, puis, dans un deuxième temps, par équipe, qui arrivent, j’espère que cela ouvrira la voie à un paramétrage par fil, qui permettra notamment d’ignorer ou de désactiver les discussions Teams.

Est-il possible de rejoindre une réunion Microsoft Teams soi-même par téléphone ? Et quelles sont les options de paramétrage d’appels disponibles ?

CW : Oui, c’est possible. Une licence de conférence audio est nécessaire pour l’utilisateur qui doit créer la réunion dans Microsoft Teams ou dans Outlook. Lorsque vous créez une réunion en tant qu’utilisateur détenant une licence de conférence audio, vos numéros d’appel sont joints à vos invitations et les utilisateurs peuvent choisir d’utiliser VoIP ou un numéro d’appel fourni pour être sur le même flux audio. Cela permet également aux participants de rejoindre eux-mêmes la réunion. Pendant la réunion, cliquez sur l’icône Informations située en haut à droite de votre PC et vous pourrez voir l’option d’appel.

MW : Oui. Ce paramétrage doit être fait par un administrateur (et ce n’est pas gratuit).

Conseilleriez-vous d’utiliser les @mentions de Microsoft Teams pour envoyer un message officiel à votre équipe ? Et si oui, existe-t-il un moyen de trier, rechercher et classer ces messages ?

MW : Oui, je pense que c’est tout à fait possible. Malheureusement, je ne connais pas de moyen de trier, de filtrer ou « d’épingler » des discussions. Mais ce qui est génial, c’est qu’une nouvelle catégorie de discussions, appelée « Annonce » sera bientôt disponible. Je l’ai testée récemment et elle fonctionne très bien. Vous pouvez même ajouter une image/une bannière au-dessus du message pour le rendre encore plus visible. Mais bien évidemment, il ne faut pas en abuser.

CW : Absolument. Les mentions @Team sont un excellent moyen de s’assurer que tous les membres de l’équipe sont informés. À moins d’avoir volontairement désactivé les mentions @Teams, ils verront apparaître une icône à côté du canal et du flux d’activité, et un symbole s’affichera par défaut à côté du fil. Vous pouvez ensuite cliquer sur l’icône Filtre de votre flux d’activités et filtrer les résultats par mentions, ce qui vous permet d’afficher toutes vos mentions d’équipe/de canal/personnelles en un seul et même endroit. Vous pouvez également chercher un terme et filtrer à nouveau les résultats obtenus en cliquant sur l’icône Filtre située au-dessus.


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