9 cas d’utilisation de gouvernance critiques dans Microsoft 365

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La bonne gestion de l’environnement cloud est l’une des tâches les plus importantes de n’importe quelle organisation. Les données peuvent échapper à votre contrôle de tellement de manières différentes qu’il n’est pas surprenant que vous vous retrouviez parfois dans des situations où les contrôles de gouvernance intégrés de Microsoft 365 ne suffisent pas. Aujourd’hui, je vais vous présenter neuf cas d’utilisation à surveiller et vous expliquer comment les solutions Cloud Management d’AvePoint peuvent vous aider.


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Cas n° 1 : connaître la charge de travail de son environnement Microsoft 365

La génération de rapports précis est essentielle pour bien comprendre la taille et l’utilité des espaces de travail d’une organisation. De nombreuses entreprises n’ont pas accès à ces informations concernant le cycle de vie de leurs données, ce qui peut avoir des répercussions sur leur chiffre d’affaires ou même sur le coût des TI.

À partir du moment où vous possédez une solution de reporting adaptée et où vous savez en permanence où se trouvent vos données, vous pouvez facilement surveiller votre paysage numérique Office 365 à l’aide des outils fournis (comme le tableau de bord très pratique offert par Cloud Governance). Il se peut qu’une section de votre environnement cloud manque de droits de propriété, qu’une autre ait un espace de stockage insuffisant ou qu’une autre encore affiche une faible activité. Voilà la valeur que nous pouvons vous apporter du point de vue du reporting.

Cas n° 2 : problèmes de prolifération

Le problème de prolifération peut toucher des entreprises de toutes les tailles, mais cela se complique lorsque ce problème touche des organisations de grande taille ayant une base d’utilisateurs active. De trop nombreux espaces de travail sont créés inutilement, et des doublons (comme les équipes Teams) apparaissent sans que leur créateur sache qu’il existait déjà une autre version. Si l’on ne fait pas attention aux noms et aux classifications, il est facile de passer à côté d’équipes pré-existantes.

Cloud Governance d’AvePoint vous aide en organisant les espaces de travail à l’aide de conventions d’affectation des noms adaptées et en associant la logique des noms aux flux de processus de l’entreprise.

Cas n° 3 : problèmes de prolifération, 2e partie

Imaginons que vous utilisiez un environnement Microsoft 365 dans lequel beaucoup d’espaces de travail sont créés (beaucoup trop, en fait). Certaines organisations ont un problème de prolifération alors qu’elles pensent ne pas en avoir. J’ai déjà travaillé avec des organisations comptant 10 000 utilisateurs et 12 000 équipes. Le problème saute aux yeux des observateurs externes, mais il est beaucoup plus difficile à remarquer sur le moment.

Lorsque les entreprises rencontrent un problème (comme un audit interne) et doivent répondre à des questions comme : « Pourquoi avez-vous autant d’espaces de travail ? Quels types d’informations contiennent-ils ? À quoi servent-ils ? Depuis combien de temps cette information est-elle stockée là ? », leurs départements informatique sont souvent perdus. Et en cas de violation de la sécurité, vous aurez du mal à dire à votre chef de la sécurité depuis combien de temps les données sont là et combien de personne y ont eu accès. Par ailleurs, n’oubliez pas que Microsoft conserve les journaux d’audit pendant 90 jours maximum pour les licences E3 ou inférieures.

Ce type de situation a un coût pour l’organisation, non seulement en matière de sécurité, mais aussi en matière de stockage. Le secret, pour éviter de s’arracher les cheveux, c’est de disposer d’un cycle de vie de l’espace de travail adapté. Au lieu de stocker les données dans un environnement inactif, l’idéal serait de disposer d’un plan de rétention qui supprime automatiquement les données devenues inutiles. Vous pouvez également mettre un place une commande afin que le cycle de vie soit géré automatiquement.

Cas n° 4 : recherche et espaces de travail

Lorsque vous possédez une entreprise ayant une structure complexe, vous voulez avoir la certitude de pouvoir identifier tous vos espaces de travail. Cela vous permet certes de saisir facilement l’utilité de ces espaces de travail, mais, plus important encore, lorsqu’un nouvel utilisateur professionnel arrive, cela lui permet de mieux comprendre comment demander de nouveaux espaces de travail et comment les trouver. Il est essentiel de disposer d’une classification cohérente pour faciliter la recherche.

Cas n° 5 : gestion de plusieurs clients/gestion des clients virtuels

Imaginons que vous avez trois clients dans Microsoft 365 : un en Allemagne, un aux États-Unis et un en Chine. Pour obtenir un rapport sur la situation des licences utilisateurs et sur la création d’équipes Microsoft Teams pour ces trois clients, vous devez examiner individuellement chaque client, un processus très chronophage. En ayant la possibilité de consolider les indicateurs de tous ces clients dans un tableau de bord/interface central, la gestion s’en trouverait considérablement simplifiée.

Et puis il y a le client virtuel. Imaginons que vous travaillez pour une organisation internationale qui possède un seul client Microsoft 365 pour les États-Unis, l’Australie et l’Allemagne. Vos équipes Teams et vos sites SharePoint sont tous réunis dans ce client. Si votre chef vous demande combien d’équipes et de sites SharePoint sont créés aux États-Unis, vous ne serez pas en mesure de lui répondre. Cependant, si vous avez créé ces espaces de travail en respectant les bonnes pratiques de classification et de regroupement, votre console de gestion saura vous donner la répartition exacte par région. C’est l’un des avantages d’AvePoint.

Cas n° 6 : augmentation de capacité des solutions internes

La gouvernance va bien au-delà du provisioning. Imaginons que vous avez une solution de provisioning interne déjà construite et qu’une nouvelle fonctionnalité est ajoutée à Microsoft 365. Si vous voulez que vos utilisateurs puissent profiter de votre investissement dans la plateforme, vous voudrez mettre votre solution à jour. Mais comment votre solution pourra-t-elle augmenter en capacité ? Cela pourra fonctionner sur le moment, si vous en êtes encore à la phase d’adoption, mais qu’en sera-t-il lorsque vous aurez un taux d’adoption de 100 % ? Votre solution peut-elle se développer autant ? Comment pourrez-vous conserver un SLA élevé ? Que ferez-vous en cas de coupure d’électricité ? Même si vous essayez de mettre en place un équilibrage des charges de qualité entre différents centres de données, le coût d’hébergement d’un tel environnement sera très élevé.

Si vous utilisez Cloud Governance, vous n’aurez pas à vous soucier des nouvelles mises à jour de Microsoft ni des augmentations de capacité. Nous proposons des solutions Saas pour les services Microsoft depuis près de six ans. Cette expérience associée à notre certification ISO nous permet d’offrir une meilleure alternative à la plupart des solutions internes (notamment en matière de coûts).

Cas n° 7 : sécurité de l’espace de travail

Quand on parle de gouvernance, les gens pensent généralement au cycle de vie des données. Mais qu’en est-il de la sécurité ? Pendant combien de temps votre espace de travail est-il accessible et qui peut y accéder ? Tout le monde ? Les utilisateurs invités ? Les utilisateurs actifs ? Une personne qui ne fait pas partie de l’équipe, mais qui a reçu le lien par hasard ?

Si vous ne répondez pas à ces questions de sécurité de manière anticipée, transparente et proactive, vous risquez de vous retrouver dans une situation des plus vulnérables.

Cas n° 8 : soulager les services informatiques

En l’absence de solution de gouvernance tierce, les administrateurs ou opérateurs informatiques doivent bien souvent gérer seuls les espaces de travail. Cela comprend entre autres :

  • La création de nouveaux espaces de travail
  • La modification des espaces de travail
  • La modification des noms
  • L’ajout de membres
  • La suppression de membres
  • La création de paramètres ad hoc
  • La suppression de paramètres ad hoc
  • Etc.

Dans de nombreux cas, les administrateurs et opérateurs effectuent ces tâches manuellement. Et ils utilisent bien souvent un script qu’ils adaptent sur le serveur principal.

S’ils pouvaient bénéficier d’une solution pour les aider, ils n’auraient plus à gérer les créations individuelles de chaque utilisateur. Ces tâches représentent une grande partie de leur travail quotidien, mais elles ne sont que peu pertinentes pour les projets critiques de l’entreprise. Votre administrateur informatique pourra ainsi se concentrer sur des choses essentielles comme quels membres peuvent être là et quels membres ne peuvent pas y être, comment envoyer un rapport dans le paysage, comment réaliser des projets informatiques importants comme déplacer des processus critiques vers un système SAP ou déplacer du contenu hérité vers Microsoft 365; etc. Vous pouvez vous débarrasser de deux années de travail quotidien en rationalisant ses responsabilités de gestion.

Cas n° 9 : maintenance du cycle de vie

Regardez la certification ISO d’AvePoint. Cela pose la question de la maintenance du cycle de vie de vos espaces de travail. Combien de ces espaces de travail ont été utilisés ces dernières années ? Cela dépend généralement du secteur d’activité. Les banques conservent généralement les données pendant 7 à 10 ans. Le fait de savoir quand les données seront supprimées, archivées et sauvegardées permettra aux utilisateurs de les restaurer. Et vous pourrez classer ces espaces de travail en fonction de leur activité et de leur phase de cycle de vie. Il est important de savoir combien d’espaces de travail seront supprimés au cours des mois à venir.

Microsoft ne fournit pas cette information de manière native. Une solution tierce pourra donc faire des miracles si vous voulez pouvoir catégoriser ce genre de chose.

Conclusion

En matière de gouvernance, AvePoint apporte de la valeur en vous permettant d’optimiser votre investissement dans les TI, de réduire le coût de la main-d’œuvre informatique et d’aider votre service informatique à se concentrer sur les tâches importantes pour votre organisation. Nous vous aidons à optimiser vos processus métiers, y compris les processus les plus complexes comme la gestion du cycle de vie, la gestion de la sécurité et la gestion du changement pour les espaces de travail. L’automatisation est cruciale. Elle permet par ailleurs de réduire l’erreur humaine et de maintenir un environnement Office 365 qui évolue au rythme de la croissance et de la performance de votre activité.

Enfin, nous vous fournissons des rapports du point de vue de la propriété de l’activité et du point de vue du cycle de vie de la sécurité. Les données de ces rapports, disponibles à tout moment, sont tenues à jour et reflètent les besoins de votre entreprise en temps réel.


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