Power Automate ist eine der vier Hauptanwendungen der Power Platform (PowerApps, Power Automate, Power BI und Power Virtual Agents), die die Automatisierung von Aufgaben und die Ausführung von Workflows für vielfältige, von Nutzern erstellte Prozesse in Microsoft 365 übernimmt. Wenn Sie jemals eine Genehmigungs-Workflow-E-Mail oder eine adaptive Karte aus einer in Microsoft 365 oder die Power Platform eingebauten benutzerdefinierten Lösung erhalten haben, waren Sie vermutlich auf der Empfängerseite eines Power Automate Flows.
Flows heißen die Routinen, die in Power Automate erstellt werden. Sie sind eine fantastische Möglichkeit, bestehenden Prozessen durch Automatisierung einen Mehrwert zu verleihen und können als „Klebstoff“ für Lösungen dienen, die mit Microsoft 365 und der Power Platform erstellt wurden.
Erste Schritte mit der Lizenzierung von Power Automate
Die Lizenzierung von Power Platform ist ein kompliziertes Thema, und im Zusammenhang mit Power Automate ist es wichtig, die Lizenzierungsmodelle zu verstehen, da sie Ihre Designentscheidungen beeinflussen können. Es gibt zwei Hauptlizenzierungsmodelle für Power Automate:
- Standalone Pläne ermöglichen Flows, die sich über verschiedene Datenquellen außerhalb von Microsoft 365 erstrecken, und eignen sich gut für Nutzer, die vollwertige, universelle Fähigkeiten für die Automatisierung von Workflows und Geschäftsprozessen benötigen. Wenn Sie Verbindungen zu Salesforce oder lokalen Daten herstellen möchten, dann benötigen Sie einen Power Automate Standalone-Plan.
- Microsoft 365 ermöglicht es Nutzern, die Funktionalität von Microsoft 365 zu erweitern, indem sie Flows gegen Datenquellen innerhalb von Microsoft 365 ausführen, allerdings mit eingeschränkter Funktionalität im Vergleich zu den Standalone-Plänen. Wenn Sie eine Erinnerungsnachricht an einen Teams-Nutzer basierend auf einer Datenspalte in Microsoft Lists senden müssen, sollte der Microsoft-365-Plan für Sie ausreichend sein.
Ausführliche Informationen zur Lizenzierung von Power Automate finden Sie im Lizenzierungshandbuch für Microsoft Power Apps und Power Automate. Siehe insbesondere Anhang B: Dynamics 365-, Office 365- und Windows-Lizenzen, die Power Platform-Funktionen enthalten..
So navigieren Sie durch die Power Automate-Schulungen
Schulungen und Hilfestellungen können in vielen Formen erfolgen und folgen meiner Erfahrung nach einem bestimmten Muster:
- Erste Schritte– um grundlegende Konzepte zu verstehen und praktische Erfahrungen mit Tutorials zu sammeln, die über Microsoft Learn bereitgestellt werden. Aktuell bietet Learn 144 gut ausgearbeitete Kurse, die ein Gleichgewicht zwischen Produktinformationen und praktischen Übungen herstellen. Schauen Sie sich unbedingt den Lernpfad Automatisieren eines Geschäftsprozesses mit Power Automate an.
- Verständnis der Fähigkeiten und Grenzen der Auslöser und Aktionen, die für die Flow-Entwicklung maßgeblich sind, mithilfe von Microsoft Docs. Docs enthält auch szenariobasierte Anleitungen zu Mustern, Best Practices und plattformspezifischer Entwicklung wie SharePoint und Teams.
- Flow-Verfeinerung mithilfe der MS Power Automate Community. Ab einem bestimmten Punkt wird Ihre Flow-Entwicklung über die in Learn und Docs angebotene Hilfestellung hinausgehen, und an dieser Stelle kommt die Community ins Spiel. Kommen Sie bei einem Problem nicht weiter? Brauchen Sie Hilfestellung bei einem Muster? Verbinden Sie sich mit der Power Automate Community, um Hilfe von Experten und dem Produktteam zu erhalten.
Ihr erster Flow
Ihr erster Power Automate Flow sollte eine geführte Übung sein, bei der Sie eine End-to-End-Lösung mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Tools erstellen können, damit Sie sich mit der Benutzeroberfläche vertraut machen, Auslöser und Aktionsmuster verstehen und schließlich das Potenzial der Anwendung erkennen. Ich habe sehr gute Erfahrungen mit der von der Community entwickelten Schulung Power Automate in a Day auf Github gemacht.
Der erste Flow Ihres Teams
Sind Sie bereit, das Alltägliche zu automatisieren? Ist Ihr Team bereit, durch Automatisierung einen Mehrwert zu schaffen? Wenn Sie mit Ja geantwortet haben, dann ist es an der Zeit, den ersten Power Automate Flow für Ihr Team zu erstellen. Folgende Szenarien eignen sich ideal für eine Automatisierung im Team:
- Senden einer Kanalnachricht zur Begrüßung eines neuen Teammitglieds
- Senden einer Mitteilung, wenn ein Teammitglied einen Tag Urlaub nimmt
- Speichern von Kunden-E-Mails und Anhängen für das Kundenteam
Man könnte in Versuchung kommen, jede kleine Aufgabe Ihres Teams zu automatisieren, aber Sie sollten schrittweise vorgehen und sich auf die vorhersehbaren und einfachen Szenarien konzentrieren, in denen ein Mehrwert für die Nutzer geschaffen werden kann. Die Funktionalität der Flows wird mit der Erfahrung Ihres Teams wachsen.
So wird Ihr Flow „produktionsreif“
Bei der Entwicklung „produktionsreifer“ Flows ist es wichtig, die Ausführung vor Dateninkonsistenzen zu schützen, da unerwartete oder ungültige Werte in die Flow-Ausführung eingeführt werden, die zu Ausführungsfehlern führen können. Wenn ein Flow zum Beispiel eine E-Mail benötigt, um eine Benachrichtigung zu senden, sollten wir eine Bedingungsprüfung hinzufügen, um sicherzustellen, dass der Wert wie erwartet ausgefüllt wird.
Sobald Sie einen Produktions-Flow erstellt haben, ist es wichtig, dass Sie die Verantwortung auf andere übertragen, damit diese den Flow in Ihrer Abwesenheit unterstützen können und die Investition, die Sie und Ihr Unternehmen getätigt haben, erhalten bleibt. In diesem Zusammenhang sollten Sie, wenn möglich, alle Flow-Verbindungen so konfigurieren, dass sie einen „Service-Account“ verwenden, damit Sie den Zugriff auf Ihre benutzerspezifischen Ressourcen wie Outlook und OneDrive for Business nicht teilen.
Schlussgedanken
Power Automate ist eine fantastische Plattform, die es Ihnen ermöglicht, durch die Automatisierung von alltäglichen Aufgaben einen Mehrwert für Ihre Organisation zu erzielen. Dieser Mehrwert wird noch verstärkt, wenn die Automatisierung durch Citizen Developer erfolgt, die die von IT-Fachleuten „abgesegneten“ Tools verwenden, um neue Geschäftslösungen für Nutzer zu erstellen. Wenn Sie feststellen, dass Sie Schritte, die Teil eines Geschäftsprozesses sind, häufig wiederholen, sollten Sie sich fragen, ob diese Schritte automatisiert werden können. Erfolgt das auslösende Ereignis immer an demselben Ort? Werden die erforderlichen Eingaben und Ausgaben einheitlich verarbeitet? Wenn Sie diese Fragen bejahen können, dann haben Sie einen Kandidaten für einen Power Automate Flow!
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