Office 365: So maximieren Sie die Datenaufbewahrung

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Die Datenaufbewahrung in Office 365 kann etwas schwierig sein, wenn Sie neu auf der Plattform sind. Aus diesem Grund haben Tony Redmond, John Peluso und Kevin Ryan eine Session bei der #ShiftHappens-Konferenz zum Thema „So maximieren Sie die Datenaufbewahrung in Office 365“ gehalten. Obwohl zahlreiche Gründe während ihrer einstündigen Sitzung angesprochen wurden, sind nur einige der hilfreiche Highlights, , welche Sie beachten sollten, unten aufgeführt.

Native Office 365-Aufbewahrungsfunktionen

Wenn Sie das Beste aus den Office 365-Aufbewahrungsfunktionen herausholen möchten, sollten Sie zunächst die Rollen verstehen, die Exchange Online und SharePoint Online hierbei spielen. Bedenken Sie, dass Exchange die Aufbewahrung der anderen Applikationen wie Microsoft Teams und Yammer abdeckt, während SharePoint sich selbst und OneDrive for Business abdeckt.

Warum gibt es die Aufbewahrung und warum ist sie in Office 365?

Obwohl es mit Exchange 2010 für eDiscovery-Fälle begann (und immer noch dafür verwendet wird), werden die Office 365-Aufbewahrungsfunktionen häufig für GDPR und Inhaltssuchen verwendet, wenn jemand das Unternehmen verlässt. Exchange existiert auch, um die Aufbewahrungsverarbeitung für Microsoft Teams und Yammer zu aktivieren.

Hinweis: Obwohl die Kopien der von Exchange erstellten Dokumenten für eDiscovery gut genug sind, sind sie unvollkommene Kopien und würden vor Gericht nicht genügen.

Wenn Sie speziell an die Aufbewahrung der Daten in Microsoft Teams denken, können Sie sich vorstellen, dass die Daten in zwei Gruppen aufgeteilt sind: „Messaging“ und „Chat“-Konversationen und Dateien. Der schwierige Teil besteht darin, wie alle Applikationen, die in ein bestimmtes Team integriert sind, zueinander in Beziehung stehen. Dies ist nur einer der Gründe, warum ordnungsgemäße Planung so wichtig ist.

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Aufbewahrungsplanung

Um herauszufinden, wie die Aufbewahrung in Ihrem Unternehmen funktioniert, muss eine wichtige interne Diskussion geführt werden. Dadurch können Sie feststellen, welche Daten Sie haben, welche Daten aufbewahrt werden müssen und wie lange diese aufbewahrt werden müssen.

Der nächste Schritt ist es, einen Rahmen für Aufbewahrungsrichtlinien einzurichten. Es ist am besten, es zunächst einfach zu halten, kleine Schritte zu unternehmen und den Rahmen im Laufe der Zeit schrittweise zu entwickeln. Dies wird dazu beitragen, die Dinge leicht handhabbar und auf Kurs zu halten. Die Natur von Office 365 besteht darin, dass es nie aufhört, sich zu ändern, deshalb sollten Ihre Richtlinien anpassbar bleiben und immer wieder verändert werden.

Aufbewahrungsverarbeitung

Die Aufbewahrungsverarbeitung ist richtliniengesteuert und Richtlinien können zwei Dinge tun: Sie können Endbenutzern entweder eine Gruppe von Bezeichnungen zur Verfügung stellen, damit sie Nachrichten und Dokumente bezeichnen können, oder sie legen lediglich eine allgemeine Richtlinie für die gesamte Organisation fest.

Die allgemeine Richtlinie kann von „Wir behalten alles, was jemals fünf Jahre lang auf einer SharePoint-Site gespeichert wurde“ bis zu einer granulareren Richtlinie „Dokumente, die diese Informationsmenge enthalten, bewahren wir 20 Jahre lang auf“ reichen.

Aufbewahrungsbezeichnung

Mit Hilfe von Labels können Benutzer den Aufbewahrungsprozess steuern. Sie dienen als spezifische Anweisungen zum Umgang mit einem Dokument oder einer Nachricht und enthalten eine Aufbewahrungsfrist (wie lange) und eine Aktion (wie mit den Daten umzugehen ist).

Um die Label-Verwendung zu vereinfachen, werden sie sowohl in Desktop- als auch in Online-Apps in Office 365 integriert (einschließlich SharePoint und OneDrive for Business). Unterschiedliche Personen in einer Organisation benötigen wahrscheinlich unterschiedliche Label (beispielweise hat das Buchhaltungsteam andere Anforderungen als das Verkaufsteam). Glücklicherweise machen Richtlinien es einfach, verschiedene Label automatisch an verschiedene Personen zu übermitteln, ohne die dafür erforderliche Zeit zu verdoppeln.

Obwohl dies nur einige Highlights der Sitzung waren, hoffen wir, dass diese hilfreich waren. Alles über die #ShiftHappens-Konferenz von AvePoint finden Sie hier.


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