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Tutorial von Office 365 Forms: Was sind Microsoft Forms und wann sollte ich sie verwenden?
Es gibt eine ganze Reihe von Anwendungen in Office 365. Das ist kein Geheimnis. Mit Office 365 Forms können Sie jedoch Dinge erledigen, die bei anderen Anwendungen nicht möglich sind, wie z. B. Quiz, Datenaufzeichnung und Workflows. Formulare sind ein wirklich nützliches Werkzeug, wenn es darum geht, Fragen zu stellen, Ihre Ergebnisse aufzuzeichnen und die gesammelten Daten in die Tat umzusetzen. Lesen Sie weiter, um mehr über die Besonderheiten von Formularen zu erfahren!
Datenerfassung mit Microsoft Forms in Office 365
Ein Großteil von der Erfassung und Quantifizierung von Daten hängt von einem Formular ab. Microsoft Forms ist in der Regel der schnellste Weg, um einem Menschen die Eingabe von Daten zu ermöglichen, ein vordefiniertes Dokument zu erstellen, einen Dienst anzufordern oder einen Workflow innerhalb eines Systems zu starten. Fast jede Plattform hat eine formularbasierte Schnittstelle, und ich habe viele davon verwendet. Keine war jedoch so einfach wie Microsoft Forms in Office 365.
Quiz in Office 365 Forms sind erstaunlich
Die Office 365 Forms-Anwendung wurde ursprünglich als pädagogisches Quiz-Tool konzipiert und zeichnet sich durch diese Funktion aus, verfügt aber über eine unendliche Anzahl weiterer Anwendungen. Die Einfachheit des ausgefüllten Formulars selbst bedeutet, dass die Antworten einfach zu erfassen sind, und die Lösung bietet Analysen für jede Antwort direkt in der Office 365 Forms-Oberfläche. Es ist auch möglich, die Antworten und den Zeitpunkt zum Ausfüllen für jeden Benutzer oder Eintrag in das Formular zu sehen.
Quizfragen in Office 365 Forms können für interne oder externe Fragebögen verwendet werden, um Informationen für Kontakte oder Leads zu sammeln, um Feedback über Ihre Produkte oder Dienstleistungen zu erhalten, und auch einfach um spezifische Informationen oder Daten zu Aufgaben, Projekten oder Kampagnen einzuholen.
Der Export der von Ihrem Formular gesammelten Antwortinformationen in eine Excel-Tabelle ist ein einfacher Prozess, der es Ihnen ermöglicht, Ihre Daten für weitere Aufzeichnungen und Analysen aufzubewahren.
Es ist sehr einfach, Microsoft Forms als eigenständige Site zu erstellen oder in einen bestehenden internen oder externen Speicherort einzubetten. Die Erstellungsoberfläche ist so einfach zu verstehen wie die Eingabefeldoberfläche. Ausgefüllte Formulare sind einfach zu kopieren und für die Segmentierung von Ergebnissen wiederzuverwenden und Office 365 Forms können für mehrere Benutzer kopiert werden, um sie für mehrere Zwecke zu duplizieren.
Es gibt viele Optionen zur internen/externen Freigabe und Bearbeitung von Office 365 Forms, um die Kontrolle darüber zu gewährleisten, wer Daten eingeben kann und wie diese Daten erfasst werden.
Office 365 Forms und Workflow und Datenerfassung
Die einfache Feldeingabeschnittstelle kombiniert mit der Funktionalität von Flow in Office 365, was es zu einem unschätzbaren Werkzeug macht. Mit Flow in Office 365 können Sie die Felddaten von Office 365 Forms in andere Lösungen oder Datenbanken eingeben, die von Connector in Office 365 unterstützt werden.
Diese einfachen Connector ermöglichen es Ihnen, wichtige Aufgaben zu integrieren und Massen von Daten zu quantifizieren und zu sortieren, Feldinformationen zu erhalten, um bestehende Workflows zu starten, E-Mails zu versenden, Aufgaben in Office 365 Planner zu erstellen oder Informationen von internen oder externen Benutzern über SharePoint-Listen zu sammeln und zu analysieren. Sie können sogar Informationen in Dynamics CRM-, SQL- oder Oracle-Datenbanken für jeden Zweck eingeben, den Ihr Unternehmen benötigt.
Es gibt bereits Out-of-the-Box-Vorlagen zum Erstellen von Elementen in einer Liste und zum Exportieren der Ergebnisse in eine Excel-Tabelle! Dies erleichtert den Einstieg in die Integration von Office 365 Forms mit anderen gewünschten Workflow-Prozessen oder Flow-gesteuerten Aktionen.
Sichern, Anzeigen und Anwenden von Richtlinien auf Ihre gesammelten Daten mit Office 365-Forms
Obwohl Office 365 Forms es einfacher als je zuvor macht, Daten von externen Parteien zu sammeln, kann dies für viele Unternehmen ein großes Problem darstellen, da die meisten Unternehmen die Notwendigkeit haben, personenbezogene Daten oder PII zu sammeln oder zu bestätigen.
Im Falle der Erhebung von PII über Office 365-Forms ist es wichtig sicherzustellen, dass Sie die Einwilligung der betreffenden Partei zur Speicherung ihrer persönlichen Daten haben. Wenn Sie Daten sammeln, die als PII eingestuft werden, unterliegen Sie nach vielen Vorschriften, einschließlich des GDPR, möglicherweise hohen Sicherheitsanforderungen an die Art und Weise, wie diese Daten gespeichert werden.
Sie können sogar dafür verantwortlich sein, dass jeder, dessen Daten Sie sammeln, das “Recht vergessen zu werden” hat, was bedeutet, dass Sie ein gewisses Maß an Indizierung und Lifecycle-Management auf diese Daten anwenden müssen.
Für neu eingegebene Daten oder vorhandene Dokumente in Ihrer Umgebung ermöglicht AvePoint das Scannen von Objekten und Dokumenten nach PII in einem Zeitplan oder in Echtzeit beim Hochladen. Sie können die Informationen dann automatisch markieren, bearbeiten, verschieben, verschlüsseln oder Berechtigungen ändern und dann Berichte und Aufgabenverwaltung für jedes Element, das Sie verwalten, bereitstellen.
Sie können unsere Software sogar verwenden, um Ihre Daten umzustrukturieren, indem Sie einfach Dateien anhand ihres Inhalts markieren und verschieben und dann Berichte für jede gescannte Datei oder jedes gescannte Element erhalten.
AvePoint kann auch für den Lebenszyklus, die Sicherheit und die Struktur Ihrer gesammelten Daten Governance-Richtlinien automatisieren, selbst wenn diese Daten mit Workflows verknüpft oder in Office 365 integriert sind. Dazu gehört auch, dass nur die richtigen Personen vom Zeitpunkt der Erstellung bis zur Archivierung oder Löschung der Daten Zugriff haben, die beiden Aktionen können als softwareimplementierte Richtlinie automatisch durchgeführt werden.
Die Lösungen von AvePoint können Websites und Dateispeicherorte automatisch verwalten, eingeschränkte Endbenutzeraktionen rund um die gesammelten Daten ermöglichen und Sie die Kontrolle darüber befähigen, wie Benutzer diesen Speicherort in Office 365 sehen und mit ihm interagieren.
Die Fähigkeit von AvePoint, die Verwaltung all Ihrer Daten in Office 365 zu ermöglichen, macht es einfach, sicherzustellen, dass die von Ihnen gesammelten Daten sicher, organisiert und in Übereinstimmung mit allen relevanten Regeln und Vorschriften sind.
Erstaunlich einfach!
Das wahre Genie dieser Tools ist ihre Benutzerfreundlichkeit und einfache Integration! Ich erstellte ein Beispielformular und verband es in wenigen Minuten mit dem Flow. Wenn Sie unserem Tutorial über Microsoft Forms folgen, können Sie das auch.
Mit den Lösungen von AvePoint, die Ihnen helfen, die Sicherheit und Struktur der gesammelten Daten zu verwalten, ist Office 365 Forms eine skalierbare und einfach zu implementierende Methode, um Daten von Ihren internen oder externen Benutzern zu erfassen. Fangen Sie noch heute an!
Lassen Sie uns wissen, wenn Sie unser Microsoft Forms-Tutorial hilfreich finden.
