Erfahren Sie alles über SharePoint 2019 und Office 365 in unserer Blog-Serie: 

1) Welches Tool zu welchem Zeitpunkt? #SharePoint oder #OneDrive?
2) Microsoft 365 vs. Office 365: Was ist der Unterschied?
3) SharePoint 2019 oder Office 365: Was eignet sich besser für Ihr Unternehmen?
4) Was ist Yammer und warum verwenden Firmen es? 

Microsoft Teams Guide

Wer geglaubt hat, SharePoint On-Premises sei tot, der hat sich verschätzt, denn Totgesagte leben länger…

Dieser Blogpost ist eine Ergänzung zu unserem erfolgreichen Webinar über SharePoint 2019 und welche Neuerungen uns erwarten. Dabei wollte ich einen möglichst umfangreichen Überblick aller neuen Features aufzeigen.

Zu Beginn des Webinars wollten wir zusätzlich gerne wissen, was die Erwartungen der Teilnehmer an das Webinar sind. Dazu gab es ein tolles Feedback!

Dieses Feedback können wir sehr gut in zwei Kategorien unterteilen:

  1. Überblick über SharePoint 2019 mit Neuerungen, deren Vorteile und was dabei zu beachten ist
  • Vorteile/Neuerungen von SharePoint 2019
  • Ob sich der Umstieg lohnt (SP2016)? Worauf zu achten ist? Was ist anders (zusätzlich zu den ganzen „Modern“ Sachen)?
  • Überblick über SP 2019 zu bekommen. Unterschied zu SP online.
  • Hoffe von Benefits von SP2019 vs. ältere SP Versionen zu hören.
  • Vor und Nachteile SP2019 kennenlernen.
  • Nützliche Infos über Features […]
  • Ich erwarte, dass ich einen Eindruck bekomme wann, wie und ob eine Migration Sinn macht.
  • Was kommt mit 2019 und wo geht die Reise hin…
  • Erste Eindrücke von SharePoint 2019 […]
  • Änderungen SP19 vs. SP16/SP13 Design von SP19, sah ja auf ersten Screenshots sehr anders aus als SP16 +/- von SP19 vs. SP16/SP13
  • Was sind die Neuerungen im Vergleich zu SharePoint 2016?
  • Klärung der Vorteile einer Migration sowohl aus Betriebs- als auch Anwendersicht (als Sprung von 2016 oder auch 2013).
  • Weiß man schon, ob es zu SP 2019 Feature Packs geben wird, sodass ggf. Modern Ul Funktionen noch später ins Produkt laufen?
  • Welche Gründe sprechen für eine Migration nach 2019 anstelle nach 2016 (von 2013)?
  • Gibt es in SP2019 Hubsites?

Aus meiner Sicht und dem Feedback der Teilnehmer konnten wir all diese Erwartungen im Webinar erfüllen. Wer also nicht dabei war, sollte sich unbedingt die Aufzeichnung hier ansehen.

Erwartungen der zweiten Kategorie fokussieren hingegen auf die Migration als solche.

  1. Migrationsmöglichkeiten und Herausforderungen
  • Klärung von Besonderheiten und ‚Specials‘ bei einer Migration.
  • … Migrationsmöglichkeiten
  • … Migrationsmöglichkeiten mit DocAve
  • Migrationsmöglichkeit SP13 –> SP19?
  • Neue Aussage, ob der technisch mögliche ab nicht supportete Weg der Database Attach Methode von 2013 –> 2019 funktioniert oder nicht?
  • Kurzer Abriss der bekannten Probleme bei einer solchen Migration.

Diese Erwartungen bzw. Fragen haben wir in Teilen beantwortet. Für dieses Webinar wollte ich den Fokus auf die SharePoint 2019 Neuigkeiten setzen. Das Thema Migration, auch mit Fokus auf SharePoint 2019, haben wir in unserem SharePoint 2019 eBook adressiert. Dies kann hier kostenlos heruntergeladen werden: https://www.avepoint.com/de/ebook/sharepoint-2019-server-handbook

Noch detaillierter geht unsere Checkliste für Migrationen auf die zu erledigenden Aufgaben ein. Auch diese gibt es kostenlos mit folgendem Link: https://www.avepoint.com/de/ebook/office-365-migration-checklist

Weiterhin möchte ich für diese Erwartungsthemen auch folgende Blog-Artikel empfehlen:

SharePoint 2019 oder Office 365: Was eignet sich besser für Ihr Unternehmen?
Ein Vergleich der Vor- und Nachteile verschiedener SharePoint Version ab SharePoint 2010

SharePoint 2019 Migration: Should You Use Scripted, Microsoft, or Third-Party Tools?
Ein Vergleich, worauf bei den verschiedenen Migrationsansätzen zu achten ist

8 Critical SharePoint 2019 Migration Activities You Need to Consider
→ In Anlehnung an die oben erwähnte Checkliste ist dies ein guter Überblick über die kritischen Aufgaben einer SharePoint 2019 Migration

Eine letzte Erwartung möchte ich gesondert betrachten:
Funktions- und Kostenvergleich SP Online vs. On-Premise

Während der Funktionsvergleich aus dem Webinar und obigen Blog-Beitrag bereits erklärt wurde, ist die Frage nach einem Kostenvergleich nicht allgemein mit Zahlen zu beantworten. Ich möchte aber eine Orientierung geben, wie jede Firma für sich die Kosten abschätzen kann.

Zunächst muss das dahinterstehende Service Modell und somit die Verantwortlichkeiten für die Komponenten geklärt werden, die für den Betrieb der Kollaborationsplattform SharePoint notwendig sind. Dies gibt bereits eine erste Idee darüber, für welche Komponenten Kosten zu berücksichtigen sind.

Die unterschiedlichen Kosten möchte ich weiter mit einem Eisberg-Modell konkretisieren. Dabei ist zu sehen, dass sowohl bei SharePoint On-Premises als auch bei SharePoint Online in Office 365 versteckte Kosten unter der Oberfläche lauern. Diese versteckten Kosten sind jedoch bedeutend größer, wenn man ein eigenes Datenzentrum verwalten muss. Die dafür dargestellten Kostenpositionen sollen eine erste Übersicht liefern, können jedoch sicher um weitere Punkte ergänzt werden.

Ebenso herauszustellen ist der zu erwartende Kostenunterschied der Service Modelle. Während ein Investment in die Cloud und damit in ein Mietmodell zunächst teurer erscheint, so sind damit bereits ein Großteil der Kosten abgedeckt. Nur noch ein geringerer Teil wartet unter der Wasseroberfläche. Zudem wird im Allgemeinen der gesamte Kosteneisberg bei einem Cloud-Modell kleiner, auch wenn dies im Einzelfall abweichen kann.

Die prozentualen Werte der Kostenverteilung basieren auf eigenen Erfahrungen und werden mit ähnlichen Zahlen verschiedener Umfrage- und Analystenhäusern bestätigt. Dies gibt hoffentlich den erwarteten Anhaltspunkt, wie man die Kosten zwischen SharePoint Online und SharePoint On-Premises vergleichen kann.

Nachstehend möchte ich weiterhin all die gestellten Fragen aus dem Webinar schriftlich beantworten, damit sich jeder umfassend informieren kann.

  1. Sind wirklich alle Listen und Libraries modern verfügbar? Meiner Information nach sind z.B. die Kontakte- oder Aufgabenliste nicht als modern verfügbar.
    Tolle Frage! Obwohl ich zunächst die Annahme hatte, dass alle Listen modern geworden sind – und daher hatte ich auch das im Webinar so kommuniziert – wollte ich ein wenig Myth-Busting spielen und habe ein paar interessante Fakten gefunden:

Es braucht also noch ein wenig Zeit, bis wirklich alles Modern ist – das gilt aber auch für SharePoint Online. Ich erwarte, dass fehlende Moderne Ansichten per Feature Pack nachgeliefert werden.

Interessante Hintergrundinformation: Die Seite, um neue Apps (also auch Listen und Bibliotheken) innerhalb einer Modern Communication Site hinzuzufügen, sieht folgendermaßen aus:

Richtig! 1. Dies ist ein Classic Design und 2. Stehen nicht alle Listen zur Verfügung. Die anderen bekannten Listen gibt es nur in der Modern Team Site.

  1. Kann man mit der SharePoint 2019 On-Premises Version Cloud Content crawlen oder geht es nur umgekehrt?
    Das ist für öffentlich erreichbare Seiten, wie z.B. www.microsoft.com, möglich. Dies kann als zusätzliche Inhaltsquelle konfiguriert werden. Für einen wirklichen Crawl des Office 365 Inhalts ist jedoch die Hybrid Search aus Office 365 nötig.

Wie das eingerichtet werden kann, ist hinter folgendem Link beschrieben:

https://docs.microsoft.com/de-de/sharepoint/hybrid/show-results-from-office-365-in-on-premises-sharepoint-with-cloud-hybrid-search

  1. Weil in SharePoint 2019 nun die Ansicht von PDF-Dateien ohne Office Online Server (früher „WAC“-Server genannt) möglich ist, heißt das auch, dass ebenso eine Office-Dokumentenvorschau generell keinen „WAC“ Server mehr benötigt?
    Nein, die Vorschau wurde nur für PDF’s integriert. Für die Arbeit und Vorschau der Office-Dateien muss weiterhin der OOS installiert und mit SharePoint 2019 konfiguriert werden.
  1. Kann man das Corporate Design auch im Rahmen der Siteanlage mit ausrollen, ohne dass der Nutzer es erst später ändern muss?
    Die PnP Community arbeitet an Vorlagen, die angepasst und konfiguriert werden können, damit Sie Corperate Design Anforderungen erfüllen. Für solche Vorhaben werden jedoch Programmierkenntnisse vorausgesetzt, damit solche Anpassungen eingespielt werden können. Hier eine beispielhafte Erklärung für eine Moderne SharePoint Online Seite: https://docs.microsoft.com/de-de/sharepoint/dev/solution-guidance/introducing-the-pnp-provisioning-engine. Ganz ohne Entwicklerkenntnisse kann auch von AvePoint die Governance Automation Lösung verwendet werden, um nicht nur angepasste Vorlagen zu provisionieren, sondern auch Richtlinien, Rezertifizierungen und komplette Lifecycle Anforderungen zu erfüllen. Einen Einblick gibt’s im folgenden Video von mir:

    RobTalk vom SharePoint Saturday Munich
    https://www.youtube.com/watch?v=Af9NAoPCnVM
    Weitere Informationen zur Governance Lösung finden Sie hier: https://www.avepoint.com/de/products/hybrid/governance-automation/
  1. Kann man auch AD Verteilerlisten berechtigen, die per SSO zur Verfügung stehen?
    Im Webinar habe ich verstanden, es handelt sich um AD Gruppen. Es ist selbstverständlich möglich, Berechtigungen in SharePoint 2019 über AD Gruppen zu steuern. Bei der Frage geht es aber vermutlich um AD Verteilerlisten, die keine Sicherheitsgruppen darstellen und somit grundsätzlich nicht berechtigt werden können. Ein kleiner Workaround, wie solche Listen dennoch mit SharePoint Berechtigungen synchronisiert werden können, findet sich hier:
    https://support.microsoft.com/en-us/help/825488/how-to-add-members-of-a-distribution-list-to-your-windows-sharepoint-s. Dieser Artikel bezieht sich auf veraltete SharePoint Versionen, wurde jedoch zuletzt 2017 aktualisiert. Ich gehe davon aus – habe es jedoch nicht selbst getestet – dass ein ähnlicher Workaround auch für SharePoint 2019 funktionieren sollte.
  1. Gibt es in SharePoint 2019 weiterhin Content Types (Inhaltstypen), die wir definieren und verwenden können?
    Dies ist analog möglich zur Konfiguration in früheren SharePoint Versionen. Dazu gibt es einige schöne Blogbeiträge. Hier möchte ich einen exemplarisch nennen:
    https://www.c-sharpcorner.com/article/how-to-create-and-use-content-type-hub-in-sharepoint/
  1. Sind mit SharePoint 2019 Flow und PowerApps auch rein onpremises möglich?
    Nein, wir werden diese Funktionen zwar in unseren On-Premises Umgebungen nutzen können, jedoch wird der Service von Microsoft in Office 365 bereitgestellt – der hybride Application Gateway ist also nötig.
  1. Muss ich wirklich meine SharePoint 2013 Inhaltsdatenbanken auf die 2019er-Version anheben? Bei ersten Tests konnte ich 2013er Inhaltsdatenbanken direkt im SharePoint 2019 einbinden und mit ihnen arbeiten?
    Selbst wenn dieser direkte Weg auf den ersten Blick technisch möglich erscheint, so wird er von Microsoft ausdrücklich nicht unterstützt. Das Upgrade-Szenario wurde in SharePoint Server 2019 nicht geändert. Es ist kein direkter Upgrade-Pfad von 2013 zu 2019 möglich. Zum Aktualisieren auf SharePoint Server 2019 müssen Sie SharePoint 2013 auf SharePoint Server 2016 aktualisieren und dann das Upgrade auf SharePoint Server 2019 vornehmen.
    https://docs.microsoft.com/en-us/sharepoint/upgrade-and-update/upgrade-from-sharepoint2013-to-sharepointserver-2019. Ich empfehle daher eindringlich den empfohlenen Weg zu gehen, um Datenverlust bis hin zum Ausfall der gesamten Produktivumgebung zu vermeiden.Für einen direkten Upgrade-Pfad nach SharePoint 2019 (auch von SharePoint 2010) können AvePoint Migrationslösungen sowie das Know-How unseres dedizierten Migrations-Teams genutzt werden. Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.avepoint.com/de/products/hybrid/office-365-migration/
  1. Welcher Browser wird denn empfohlen? I.E11?
    Ja, mindestens Internet Explorer 11. Folgende weitere Browser-Versionen werden unterstützt:

Quelle: https://docs.microsoft.com/de-de/sharepoint/install/browser-support-planning-0

  1. Gibt es eine Ablösung für den abgekündigten List Web Service?
    Der List Web Service hat zwei SOAP-Endpunkte des früheren OneDrive Sync-Clients „Groove“ genutzt. Weil nun Groove für SharePoint 2019 abgekündigt wurde, gilt dies auch für die entsprechenden Endpunkte, jedoch nicht den gesamten List Web Service.
  1. Verständnisfrage: Gibt es eine Möglichkeit, die freie Berechtigungsvergabe durch die Nutzer (und damit auch Berechtigungsunterbrechungen) durch Anwender zu unterbinden?
    Nein, das ist nativ nicht möglich, weil die Mitarbeiter zum Teilen mehr ermuntert werden sollen. Das Teilen fällt auch nicht direkt unter das Berechtigungsobjekt „Berechtigungen verwalten“. Somit können auch keine angepassten Berechtigungs-Level helfen. Dies war bereits seit SharePoint 2016 der Fall. Nach meinem Kenntnisstand können für diese Anforderung nur Drittanbieter-Lösungen helfen. Der AvePoint Policy Enforcer im Administrationsmodul ist ein Beispiel, welcher in Echtzeit die Berechtigungsvergabe (und weitere Aktionen) unterbinden kann. Weitere Informationen dazu hier:
    https://www.avepoint.com/de/products/hybrid/management-office-365-sharepoint/administrator
  1. Gibt es für die Formulare der Listenelemente einen neuen Designer?
    Wenn ich die Frage richtig verstehe, dann ja: Für die Listen im neuen Gewand ist die Form für die Eingabe der Informationen auch aktualisiert worden.

  1. Gibt es in SP2019 Hub Sites?
    Aktuell gibt es in der SharePoint 2019 GA Version keine Hub Sites. Eventuell werden diese mit einem späteren Feature Pack nachgeliefert. Bestätigt wurde dies jedoch noch nicht von Microsoft. Uns bleibt das Hoffen…
  1. Kann man weiterhin Dokumente an Bibliotheken senden? Die Einstellungsmöglichkeit konnte ich in den Bibliothekseinstellungen nicht finden.
    Ja, diese Einstellung gibt es weiterhin. Je nach Bildschirmauflösung ist sie jedoch in das Kontextmenü gewandert und heißt nun „Verschieben nach“ und „Kopieren nach“.

  1. Gibt es eine Möglichkeit sich eine Übersicht aller Berechtigungen bzw. der Berechtigungen einzelner User anzeigen zu lassen?
    Ja, diese Möglichkeit gibt es weiterhin, je Site Collection und je Site oder bei unterbrochener Vererbung auch je Bibliothek und je Item. Wie das geht, zeigt folgender Screenshot.

Das heißt allerdings auch, dass es keine Übersicht über Berechtigungen einer Person über die gesamte Umgebung gibt! Diese Anforderung kann AvePoint mit dem DocAve Administration-Modul erfüllen. Weitere Information dazu finden Sie hier:
https://www.avepoint.com/de/products/hybrid/management-office-365-sharepoint/administrator