Für wöchtentliche Updates zu Themen wie Informationsmanagement, Ransomware oder viele weitere, abonnieren Sie gerne unseren Blog!
Lange Zeit ging der Trend im Bereich des Records- und Informationsmanagements dahin, Unterlagen in einem separaten System zu speichern, das allgemein als elektronisches Dokumenten- und Records-Management-System (eDRMS) bezeichnet wird. Einige Records- und Information-Manager gingen noch einen Schritt weiter und ermutigten die Nutzer, das eDRMS zu ihrem zentralen Arbeitsplatz zu machen. Andere nutzten das Records Management System als „Ruheort“ für Inhalte, wenn diese fertig waren, und erwarteten, dass die Nutzer ihre Inhalte an das System „senden“, wenn sie bereit waren, als Aufzeichnungen behandelt zu werden.
Während diese Ansätze bei den Archivmanagern beliebt waren, wurden sie von den Nutzern fast durchweg verachtet. Es ist keine Überraschung, dass die Aufforderung, Systeme zu verwenden, die in erster Linie für Archieve konzipiert wurden, oder zusätzliche Schritte zu bestehenden Geschäftsprozessen hinzuzufügen, dazu führte, dass die Nutzer Wege fanden, offizielle Systeme und Prozesse zu umgehen.
Glücklicherweise ändert sich dieser Trend, beschleunigt durch die rasante Geschwindigkeit, mit der Unternehmen weltweit Kollaborationsplattformen wie Microsoft 365 einführen. Da die Nutzer die Ersteller der Inhalte sind, ist es von entscheidender Bedeutung, die Prozesse des Records- und Informationsmanagements auf sie, ihre Arbeitsumgebung und ihre Geschäftsprozesse auszurichten.
Wie können wir also Records- und Informationsmanagement angehen, um die Nutzer dort abzuholen, wo sie sind? Wir müssen die „Regel der Komplexität“ befolgen, deren Grundprinzip wie folgt lautet: Je näher man dem Nutzer kommt, desto weniger komplex sollten die Dinge sein.
Eine Verfügungsberechtigung oder ein Aufbewahrungs- und Entsorgungsplan kann oft recht kompliziert sein. Da dieser Rahmen jedoch weitgehend vor dem Anwender verborgen ist, können wir mehr Komplexität in die Regeln einbauen, die den Lebenszyklus von Inhalten bestimmen.
Dateipläne, Taxonomien und andere Metadatenstrukturen, die zur Verknüpfung mit Lebenszyklusergebnissen verwendet werden, können sich auf die Anwender auswirken, entweder durch eine Ansicht oder durch erforderliche Metadateneinträge und -aktualisierungen. Da diese Elemente näher am Nutzer sind, müssen wir darauf achten, dass sie möglichst wenig Reibungsverluste verursachen, d. h., dass sie sich an den Geschäftsprozessen orientieren, die Komplexität reduzieren und zusätzlichen Aufwand vermeiden, wo immer dies möglich ist.
Die Informationsarchitektur (oder Struktur) der Plattform, auf der der Nutzer arbeitet, steht im Mittelpunkt der Benutzererfahrung. Da der Anwender hier seine täglichen Aktivitäten ausführt und den größten Teil seiner Zeit verbringt, wollen wir hier die geringste Komplexität und die größte Anpassung an die Arbeitsweise des Nutzers. Die Informationsstruktur, in der die Nutzer arbeiten, muss nicht einer Records-Management-Struktur folgen, sondern sollte eher eine unterstützende Ebene sein, die für sie weitgehend unsichtbar ist.
Wenn Sie nur eine Sache daraus mitnehmen wollen, denken Sie daran: „Je näher Sie dem Anwender kommen, desto weniger komplex sollten die Dinge sein.“ Dieser Leitsatz ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Anpassung der Prozesse für das Akten- und Informationsmanagement an das digitale „Zuhause“ Ihrer Nutzer.
Die Welt des Informationsmanagements entwickelt sich rasant, und die Art und Weise, wie Records- und Informationsmanager in der Vergangenheit an die Sache herangegangen sind, passt nicht unbedingt zu modernen Kollaborationsplattformen. Die Informationsmanagementlösung Cloud Records von AvePoint definiert Records Management neu und ermöglicht es Records Managern, die Anwender dort abzuholen, wo sie leben, um die Akzeptanz zu maximieren und erfolgreiche Ergebnisse für Nutzer und Unternehmen gleichermaßen zu erzielen.
*Dieser Artikel erschien zuerst in AIIM’s „Meet Users Where They Live: Optimize M365 for Controlled Content Services“.
Für weitere Insights zum Thema Informationsmanagement, lesen Sie auch unsere folgenden Artikel:
Informationsmanagement: Digitale Aufzeichnungen
5 Schritte für erfolgreiches Records Management in Office 365 und SharePoint
