Drei einfache Best Practices für die Benennung von Office 365-Gruppen

Office 365 groups

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2) Office 365-Gruppen vs. Teams: Wie Sie beide erfolgreich einsetzen


Office 365-Gruppen bilden das Herzstück des Kollaborationsökosystems von Microsoft. Es war nie einfacher, die Weitergabe von Inhalten über die gesamte Produktlinie von Microsoft zu optimieren. Nichtsdestotrotz sollten Sie, wenn Ihre Umgebung organisiert und optimiert bleiben soll, Benennungsrichtlinien einführen. Lesen Sie weiter, für einige bewährte Tipps zum Erhalt der Ordnung Ihrer Office 365-Gruppen.

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1) Beanspruchen Sie Namen für die offiziellen Bereiche Ihrer Organisation

Wie bei der Erstellung eines Benutzernamens für ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung sollten Sie so schnell wie möglich die Namen für die Abteilungen Ihrer Organisation für sich beanspruchen. Statt Abteilungsgruppen mit kryptischen Namen zu haben, die nur bestimmte Teile Ihrer Mitarbeiterschaft verstehen werden, lohnt sich die Festlegung formeller Benennungsrichtlinien, durch die Ihre Office 365-Gruppen für alle verständlich bleiben.

Ziel ist hier, zu verhindern, dass Ihre Kollegen bei der Erstellung von Gruppen womöglich über das Ziel hinausschießen. Indem die IT diese großen Abteilungsnamen nach einer formellen Struktur für sich beansprucht, verringert sich das Risiko, dass Benutzer ad hoc Gruppen erstellen oder dass Gruppen verkehrt benannt werden. Was Sie den Benutzern vermitteln wollen, ist, dass es nicht nötig ist, eine Gruppe zu erstellen, die das Unternehmen bereits erstellt hat.

2) Untersagen Sie bestimmte Gruppenbenennungen

Bei AvePoint nennen wir unsere Version der Personalabteilung das „People Team“. Das People Team hat eine eigene Office 365-Gruppe, in der es zusammenarbeiten und alle Office 365-Anwendungen verwenden kann. Doch was ist, wenn jemand eine Gruppe mit dem Namen „HR“, „Personalabteilung“ oder „Human Resources“ erstellt? Das könnte neue Angestellte oder jede Person verwirren, die nicht mit unseren Benennungsrichtlinien vertraut ist.

Aus diesem Grund ist es wichtig, Regeln festzulegen, die bei der Erstellung von Gruppen bestimmte Benennungen untersagen. Am besten verwenden Sie das Microsoft-Standardtool, um die Gruppe zu überprüfen und die Benennung mit einer Liste untersagter Gruppennamen abzugleichen.

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3) Erweitern Sie Gruppennamen um Anhänge

Wenn Sie eine Richtlinie für das Anlegen eigener Office 365-Gruppen durch Benutzter erstellen, sollte diese auch die Verpflichtung enthalten, am Anfang oder Ende des Gruppennamens einen Anhang anzufügen. Auf diese Weise können Benutzer sofort erkennen, aus welchem Teil des Unternehmens die Gruppe stammt.

Wenn Sie beispielsweise in den USA ansässig sind, kann jede Gruppe, die für das US-Team erstellt wird, mit dem Präfix „NA“ für „Nordamerika“ versehen werden, etwa „NA_Accounting“. Für Mitglieder des Solution-Engineering-Teams (wie mich) könnte der Gruppenname beispielsweise mit dem Suffix „SE“ versehen werden, also „Kundenanfragen_SE“. Auf diese Weise vermeiden Sie zufällig erstellte Gruppennamen, die nichts aussagen.

Gruppen mithilfe von Prä- und Suffixen mit „Tags“ zu versehen, erleichtert die Überwachung Ihrer Umgebung ungemein. Wer nutzt die Umgebung? Wie häufig? Durch Eigennamen mit Prä- und Suffixen können Sie verschiedene Standorte zusammenfassen und bereits anhand des Namens erkennen, was der ursprüngliche Zweck dieser Gruppen und die Absicht dahinter war. Zudem verhindert dieses Vorgehen das Anlegen „verwaister“ Gruppen, die auf den ersten Blick keinen erkennbaren Ersteller oder Zweck haben.

Schließlich ist die Verwendung von Anhängen bei der Zuweisung von Berechtigungen hilfreich. Wenn jemand eine Gruppe für Solution Engineers erstellt und Ihnen auffällt, dass viele Mitglieder aus anderen Abteilungen hineinkommen, können Sie hinterfragen, ob diese Gruppe für das Unternehmen noch relevant ist.

Wenn Sie diese Best Practices zur Benennung von Office 365-Gruppen befolgen, wird Ihnen die Verwaltung Ihrer Umgebung viel leichter fallen. Sie können alle mit dem Standardangebot an Produkten von Microsoft umgesetzt werden. Allerdings haben Sie mit AvePoint noch detailliertere Kontrollmöglichkeiten. Erfahren Sie, wie AvePoint Ihnen die Verwendung bedingter Formate und benutzerdefinierter Logik ermöglicht, mit denen Sie sicherstellen, dass Anhänge für Gruppenbenutzer jeder Art vorhanden sind.

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