Mittwoch, April 17, 2024
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Private Kanäle in Microsoft Teams: Einsatzszenarien

Sie möchten mehr zum Thema Private Kanäle in Microsoft Teams lesen? Hier finden Sie die zwei vorherigen Artikel unserer Blogreihe:

Leitfaden für Private Kanäle in Microsoft Teams
Leitfaden für Private Kanäle in Microsoft Teams: Governance Empfehlungen


Szenario 1: Kommunikation des Managements einer Abteilung oder Projekts

Die Führungsebene möchte kein eigenes Team erstellen, sondern in einem geschützten Bereich die Meta-Themen besprechen und natürlich auch an Dokumenten zusammenarbeiten. Ein eigenes Team mit Postfach, Kalender, Stream Portal etc. ist nicht notwendig. Es reicht hier allerdings wegen der sensiblen Themen nicht aus, einfach nur darauf zu hoffen, dass sich die Mitglieder nicht die geteilten Inhalte dieses Kanals anschauen. Denn Richtlinien, die nicht durchgesetzt werden, sind letztendlich nur Vorschläge.

Stattdessen ist eine feingranulare Berechtigung notwendig. Könnte man hier nicht einfach eine zusätzliche, anders berechtigte, SharePoint Dokument-Bibliothek als Registerkarte in einen Kanal hinzufügen und die Unterhaltungen in einem privaten Chat führen? Schon, aber das führt zu kaum noch kontrollierbaren und von der Vererbung unterbrochenen Einzelberechtigungen. Außerdem kann die Konversation nicht im Arbeitskontext stattfinden. Dies würde also zu einem schwer verwaltbaren Szenario führen, welches mit Privaten Kanälen viel einfacher realisiert werden kann.

Szenario 2: Mehrere Teams in einer Abteilung oder Multiprojekt-Umgebung 

Mit mehreren Teams in einer Abteilung oder mehreren Projekten in einem Geschäftsbereich kann es sinnvoll sein, Unterhaltungen und Dateien zu separieren, damit es nicht zu Überschneidungen kommt. Trotzdem braucht es gemeinsame Standard-Kanäle, in denen offene Kollaboration innerhalb des Teams möglich ist. Wir stellen uns drei Teams, A, B und C vor. Oft trifft man sich gemeinsam zu einem Jour Fix. Zudem gibt es aber auch Themen, die nur Team A und B betreffen. Genauso kann es notwendig sein, dass sich Team B und C intern abstimmen muss. Ähnliches könnte auf A und C zutreffen. Statt vier separater Teams bleibt es dank Privater Kanäle bei einem, in dem alle Teams im Kontext des Projekts arbeiten und für interne Abstimmungen und Vorarbeiten die Sicherheit privater Bereiche genießen können.

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Szenario 3: Zusammenarbeit mit Externen 

Wer nicht nur eine, sondern sogar mehrere externe Parteien (Lieferanten, Partner) in einem Projekt verwalten möchte, kommt an Privaten Kanälen schon fast nicht mehr vorbei, um Datenschutz und Geheimhaltung zu gewährleisten. Mit separaten eigenständigen Teams könnte zwar der Datenschutz realisiert werden, der Verwaltungsaufwand wäre allerdings ungleich höher, ohne nennenswerten Vorteil.

Beispiel 1:

Für eine große Veranstaltung arbeitet ein multi-funktionales Team aus unterschiedlichen Abteilungen in Microsoft Teams zusammen. Die einzelnen Lieferanten sollen natürlich nicht mit den Daten der Mitbewerber in Kontakt kommen. Besonders bei umfangreicheren Ausschreibungen mit meist vielen Rückfragen ist die alternative „Zusammenarbeit per E-Mail“ denkbar ungünstig. Statt gemeinsame Informationen mehrfach an jeden Lieferanten senden zu müssen, kann dies nur einmalig im „Allgemein“ Kanal geteilt werden. Lieferantenspezifische Daten können aber zusätzlich nur im entsprechenden Privaten Kanal gesendet werden.

Beispiel 2:

In der Produktentwicklung sind mehrere Partner für bestimmte Teile oder Prozessabschnitte verantwortlich. Auch hier ist die Begrenzung der Sichtbarkeit geboten, um nicht das gesamte Produkt oder den Prozess für alle teilen zu müssen. Somit ist die Sicherheit der Daten gewahrt, bei gleichzeitiger Optimierung der Kommunikation und Zusammenarbeit für den Produktentwickler.

Szenario 4: Team Management 

Wer ein Microsoft Team für die Zusammenarbeit der Kollegen in der Abteilung nutzt, kann Private Kanäle je Mitarbeiter nutzen. Vertrauliche 1-zu-1 Gespräche, dazugehörige Aufzeichnungen und Notizen, Kompensationspläne oder Karrierethemen können so von den anderen Kollegen getrennt werden, aber dennoch zentral im Team aufbewahrt werden. Statt der Verwendung von Chats, die dann einer von vielen waren und schwer wieder auffindbar sind, kann der Manager in Privaten Kanälen die strukturierten Gesprächsfäden nutzen und hat damit einen besseren und schnelleren Überblick.

Abschließende Empfehlung 

Private Kanäle sind das fehlende Zwischenstück zwischen Standard Kanälen, die offene Kollaboration innerhalb eines ganzen Teams ermöglichen, und privaten Chats, die das moderne Gegenstück zur E-Mail abbilden. Sie ermöglichen Transparenz, denn die Alternative sind die aus dem Arbeitskontext „gerissenen“ Kollaborationsbereiche wie komplett separate Teams oder Gruppenchats. In beiden Fällen ist die Administration sowie die Verwaltung von Governance- und Compliance-Richtlinien deutlich komplexer.

Auf der anderen Seite verführt die sehr einfache Anwendung Privater Kanäle dazu, dass sie auch für ungeeignete Szenarien erstellen werden. Anstatt optimale Geschäftsprozesse zu gestalten und neue Kollaborationspotentiale zu nutzen, kann es in so einem Fall tatsächlich auch zu einem höheren und komplexeren Verwaltungsaufwand kommen. Es ist daher wichtig, mit dem richtigen Verständnis über diese neue Funktion, alte Arbeitsweisen zu verbessern und die Chance zu nutzen, mit Office 365 und Microsoft Teams tatsächlich besser zu arbeiten.

Unternehmen, in denen Nutzer ohne Richtlinien für sich selbst oder nach Gutdünken und ohne Konzept Private Kanäle erstellen, aus denen sogar die Team-Besitzer ausgeschlossen sind, werden nicht erfolgreich sein. Microsoft empfiehlt daher die folgende Matrix, nach der allgemein die Notwendigkeit eines Privaten Kanals oder eines neuen eigenen Teams beurteilt werden kann.

Gibt es bereits ein Team, das diese Personen als Teammitglieder hat? Muss diese Arbeit vor anderen Personen geheim gehalten werden? Sind mehrere unterschiedliche Themen zu besprechen? Empfehlung
Ja Ja Ja Erstellen Sie einen Privaten Kanal im vorhandenen Team, oder erstellen Sie für jedes Thema dedizierte Private Kanäle.
Ja Ja Nein Erstellen Sie einen Privaten Kanal im vorhandenen Team.
Ja Nein Nein Erstellen Sie einen Standard-Kanal im vorhandenen Team.
Nein Nein Nein In diesem Fall sollten Sie ein neues Team erstellen.
Nein Nein Ja Für dieses Szenario kann ein neues Team erstellt werden. Abhängig von der Vertraulichkeit der einzelnen Themen sollten für jedes Thema separate Standard- oder Private Kanäle erstellt werden.
Nein Ja Nein Erstellen Sie ein neues Team, oder erstellen Sie einen neuen Privaten Kanal in einem vorhandenen Team.

https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/private-channels#when-to-create-a-private-channel

Ein weiterführendes Governance-Konzept, wer Private Kanäle erstellen darf, ob ein Teambesitzer automatisch hinzugefügt werden sollte und ob auch die Erstellung durch Genehmigungsprozesse kontrolliert werden soll, ist sinnvoll und notwendig, um diese Funktion zum besten Wohle des Unternehmens einzusetzen. Gleichzeitig müssen Lifecycle sowie Backup & Restore Anforderungen berücksichtigt und die Nutzer auf die neuen Möglichkeiten geschult werden. Ein Wildwuchs an Teams kann so beispielsweise mit Privaten Kanälen effektiv verhindert werden. Und bei genauerer Betrachtung wird dann deutlich, dass es viele reale Anwendungsfälle gibt, die nicht pauschal abgetan werden können. Vermutlich führt dies am Ende sogar zu einer besseren Nutzerakzeptanz, weil so in Microsoft Teams noch weitere Anwendungsszenarien einfach realisiert werden können.


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Robert Mulsow
Robert Mulsow
Robert Mulsow is VP of TSP EMEA at AvePoint, and a Microsoft P-TSP. Together with his previous experience at Microsoft, he specializes in SharePoint infrastructure and peripheral technologies SQL, Windows Server and Active Directory. As a Microsoft MVP and Certified Trainer for Office servers and services, he brings extensive experience in the field of consulting, implementation and troubleshooting.

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