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In unserem Arbeitsalltag vergeuden wir oft viel Zeit mit repetitiven und manuellen Aufgaben. Selbst bei einer einfachen Asset-Anfrage bei einem Administrator kann es beispielsweise relativ lange dauern, bis sie die Genehmigungsphase erreicht. Auch Urlaubsanträge müssen häufig erst umständlich manuell von einer Führungskraft bestätigt werden, obwohl man dies innerhalb gewisser Grenzen durch Automatisierung beschleunigen könnte. In solchen Fällen ist Geschäftsprozessautomatisierung ein entscheidender Zündfunke für die digitale Transformation von Organisationen.
Wir haben alle Schritte der Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) von der Beibehaltung herkömmlicher Abläufe über ihre Vereinfachung und Verbesserung zur Steigerung der Effizienz und Produktivität für Sie zusammengefasst.
Was ist Geschäftsprozessautomatisierung?
Bei der Geschäftsprozessautomatisierung, auch als „BPA“ (Business Process Automation) bezeichnet, geht es darum, Ihre komplexen Geschäftsprozesse durch Technologieeinsatz verschiedener Art effizienter zu gestalten. Der Gedanke dahinter ist die Vereinfachung der aktuellen Prozessschritte, um bessere Ergebnisse zu erzielen und gleichzeitig Zeit- und Arbeitsaufwand zu minimieren.
Welche Vorteile ergeben sich aus der Automatisierung von Geschäftsprozessen?
Es gibt viele Gründe, warum Organisationen sich überlegen sollten, ihre Prozesse zu automatisieren und BPA zu ihrem Vorteil zu nutzen. Die offensichtlichsten Vorteile von BPA sind wertvolle Zeitersparnis für Mitarbeitende sowie die Minimierung geschäftlicher Ausgaben für die Durchführung repetitiver manueller Tätigkeiten. Darüber hinaus kann Prozessautomatisierung folgende Vorteile mit sich bringen:
- Produktivitätsoptimierung im Team und der ganzen Organisation
- Schnellere Bearbeitung von Anfragen und Workflows
- Mitarbeitende haben mehr Zeit für wirklich bedeutungsvolle Aufgaben
- Geringerer Aufwand für Administratoren bei der täglichen Überprüfung der Prozesse
Mit fortschrittlicher Technologie und Software, künstlicher Intelligenz und modernen Methoden kann BPA „niedere“ Tätigkeiten automatisieren und die Produktivität der Organisation steigern. Bestimmte BPA-Prozesse können sich allerdings, wenn sie nicht richtig geplant wurden, negativ auf die etablierten Workflows in Ihrem Unternehmen auswirken.
In puncto BPA ist also stets bedachte Implementierung angesagt. Sie müssen wissen, was Ihre Nutzer brauchen und wie Sie ihnen durch die Automatisierung ihrer Prozesse das Leben erleichtern. Wir stellen Ihnen vier Best Practices für die Geschäftsprozessautomatisierung vor:
1. Fangen Sie mit dem an, was Sie haben
BPA-Skeptiker mögen darin einfach nur Zusatzkosten für ihr Unternehmen sehen. Das mag zum Teil stimmen – doch Sie können jederzeit mit den bereits vorhandenen Tools beginnen. So können Sie beispielsweise SharePoint nutzen, um Integrationen und automatische Workflows anzulegen, von denen Ihre Anwender und Administratoren profitieren werden. Zudem können andere Microsoft-Lösungen wie Microsoft Teams und OneDrive mit Power Automate integriert werden.
2. Planen Sie entsprechend
Obwohl Sie mühelos mit Ihren vorhandenen Tools und Anwendungen mit der Prozessautomatisierung beginnen können, sollten nicht alle Prozesse auf einmal automatisiert werden. Beginnen Sie mit einfachen Prozessen innerhalb Ihres Teams und arbeiten Sie sich langsam zu komplexer strukturierten Abläufen innerhalb Ihrer Organisation vor. Dieser Ansatz hilft Ihnen dabei, fast ohne Störungen im Betriebsablauf mühelos zu überwachen, ob die Automatisierung funktioniert.
3. Beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden mit ein
Das klingt vielleicht zunächst wie das Gegenteil von dem, was Sie mit BPA erreichen wollen. Nichtsdestotrotz ist es wichtig, Ihre Nutzerbasis in neue Prozesse mit einzubeziehen. Je mehr sie darüber wissen, wie alles funktioniert und welchen Nutzen sie persönlich daraus ziehen, desto offener sind sie für die Veränderung. Bringen Sie Ihren Nutzern die Verwendung der Prozesse bei, seien Sie offen für Fragen und zeigen Sie anschaulich, wie Automatisierung ihnen das Leben erleichtert und dass sie dadurch nicht ersetzt werden (eine häufig geäußerte Sorge). Dadurch wird letztendlich die Produktivität zunehmen, da alle Nutzer mehr Zeit für andere Aufgaben haben.
4. Überwachen Sie die Fortschritte
Die Automatisierung Ihrer Prozesse ist nur der erste Schritt vieler möglicher Verbesserungen. Idealerweise haben Sie im Blick, ob Ihre Automatisierung wirklich funktioniert und die Anzahl repetitiver Aufgaben verringert. Überwachen Sie diese Kennzahlen, indem Sie Richtlinien oder eine Matrix zur Messung der Effektivität erstellen. Auf Grundlage dieser Daten können Sie den nächsten Schritt zur Verbesserung antreten und sich anschauen, was sonst noch geändert werden muss.
Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) ist keine leichte Aufgabe, doch mit der richtigen Planung können Sie damit fantastische Ergebnisse erzielen. Und auch wenn man sich häufig wohler damit fühlt, seine aktuellen Tools dafür zu verwenden, kann die Nutzung von Drittanbieteranwendungen (wie Cloud Governance von AvePoint) Ihnen dabei helfen, Ihre Automatisierung schnell voranzubringen.
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