StartVerwaltenHerausforderungen in Sachen Speichern: Drei Schlüsselfaktoren für Informationsmanager

Herausforderungen in Sachen Speichern: Drei Schlüsselfaktoren für Informationsmanager

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Ich wünschte, ich hätte jedes Mal einen Euro erhalten, wenn mir ein „Technikmensch“ gesagt hat: „Wir kaufen einfach mehr Speicherplatz“ oder „Speicherplatz ist billig“. Dann könnte ich nämlich meinen persönlichen Traum leben und irgendwo auf einer exotischen Insel Drinks aus Kokosnüssen schlürfen. Und um ganz ehrlich zu sein: Ich bestreite gar nicht, dass diese Aussagen korrekt sind. Speicherplatz ist billig.

Aber wissen Sie auch, was ganz und gar nicht billig ist? Den Speicherplatz und all seine Inhalte zu managen. Bei all den Lobeshymnen auf die relative Erschwinglichkeit von Speicherplatz sind die Kosten für seine Verwaltung stets unter den Tisch gefallen.

Ich gebe sogar gerne zu (und wann tue ich das schon mal?), dass dieses Problem weniger deutlich war, als wir noch überwiegend in einer On-Premises-Welt lebten. Wenn ein Server zu voll wurde, konnten wir einfach mehr Speicherplatz hinzufügen oder einen neuen kaufen. Wir haben es also nicht mit einem völlig neuen Problem zu tun. Vielmehr wurde ein bestehendes Problem immer drängender, seit die Welt sich in hohem Tempo cloudbasierten Lösungen und Speicheroptionen zuwendet.

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Doch schauen wir uns das Thema einmal aus einer allgemeineren Perspektive an. Niemand wird bestreiten, dass sich auch die Arbeitswelt massiv verändert hat. Aus dem kurzen Gespräch in der Teeküche wurde eine Teams-Nachricht mit einem lustigen GIF. Sogar unsere Dokumente sind größer und umfangreicher geworden, seitdem Grafiken komplexer geworden sind. Und während einige von uns Dokumente früher außerhalb der Unternehmensumgebung entworfen und die Endversion dann im korrekten System gespeichert (oder, Sie wissen schon, an Ort und Stelle belassen) haben, werden auf den heutigen Kollaborationsplattformen Hunderte von Versionen desselben Dokuments dort gespeichert, wo es erstellt wurde. Außerdem zeichnen wir heute mehr auf als je zuvor. Dinge wie Aufzeichnungen von Teams-Besprechungen verschlingen erhebliche Mengen an Speicherplatz.

Cloudbasierte Kollaborationsplattformen wie Microsoft 365 haben unsere Arbeitsweise – und unsere Speichermethoden – fundamental verändert. Die Situation wird dadurch weiter verschärft, dass die Nutzer im Grunde ihres Herzens am liebsten alle Informationen hamstern würden – besonders in unserer digitalen Welt. Wo man nicht auf physischen Raum achten muss (wie etwa in einer Lagerhalle), fällt es leicht, etwas „für den Fall der Fälle“ zu behalten. Schließlich sehen wir den Speicheraufwand nicht.

Wir haben unsere „Informationslager“ mit Inhalten befüllt, deren Menge historische Ausmaße erreicht hat. Und jetzt platzen diese Lager aus allen Nähten.

Doch anstatt uns dem Problem zu stellen und unsere Informationslager aufzuräumen, haben wir sie immer voller gepackt. Einige Unternehmen haben natürlich auch nach günstigeren Orten gesucht, um all die Dinge zu speichern, von denen wir uns nicht trennen können. Doch das Problem ist durch einen günstigeren Speicherort allein nicht zu lösen. Es wird vielleicht weniger kostspielig, aber es ist nicht aus der Welt.

Die gute Nachricht lautet: Es gibt eine recht einfache Lösung für dieses Problem. Sie nennt sich Informationslebenszyklus. In seiner einfachsten Form verbirgt sich hinter dem Begriff „Informationslebenszyklus“ ein Prozess, bei dem Inhalte mit Regeln versehen werden, die bestimmte Maßnahmen oder Ergebnisse vorgeben. Dabei kann es ganz schlicht darum gehen, Inhalte an einen neuen Ort zu verschieben und sie zum Beispiel aus einem Projektteam zu entfernen, wenn dieses Team aufgelöst werden muss. Es kann aber auch komplexer werden, etwa bei Prozessen der vollständigen vertretbaren Löschung, wenn die betreffenden Inhalte das Ende ihres Lebenszyklus erreichen. Das Konzept des Informationslebenszyklus bedeutet, dass wir unsere Inhalte entfernen, die nicht länger für geschäftliche oder unternehmerische Zwecke benötigt werden, und sie in vertretbarer Weise löschen. Durch regelmäßige Löschaktionen machen wir kontinuierlich Speicherplatz frei, der für die ständig steigende Flut neu geschaffener Inhalte benötigt wird.

Doch was geschieht, wenn unsere Inhalte für einen längeren Zeitraum gespeichert werden müssen? Länger, als wir bereit sind, sie an kostspieligeren Orten wie unseren Kollaborationsplattformen zu speichern?

Bisher mussten die meisten von uns, die im Informationsmanagement tätig sind, nicht allzu intensiv über das kurzfristige Archivieren (eine der Phasen des Informationslebenszyklus) nachdenken. Die langfristige oder permanente Speicherung war schon immer ein Thema für uns, die Anforderungen an ein Kurzzeitarchiv dagegen nicht.

Ein Kurzzeitarchiv speichert Inhalte an einem günstigeren Speicherort. Dort kann es länger dauern, die Inhalte wieder abzurufen – im Gegensatz zu einer Kollaborationsplattform, wo Informationen nahezu in Echtzeit zugänglich sind. Viele Unternehmen nutzen für diesen Zweck eine Lösung wie Azure Blob Storage. So übertragen sie Inhalte, die für aktive Geschäftszwecke nicht mehr benötigt werden, und speichern diese so lange wie erforderlich.

Diese Art der Datenspeicherung befriedigt ein extrem wichtiges Bedürfnis, denn mit ihr lässt sich im Vergleich zu aktiveren (und daher kostspieligeren) Speicherorten Geld sparen. Doch wenn Inhalte in dieses mehrstufige oder inaktive Speichersystem verschoben werden, können die Informationsmanager meist nicht mehr darauf zugreifen und die Inhalte unkompliziert durchsuchen. Sie verfügen also über Informationen, die sie nicht effektiv managen können.

Wie schaffen wir es also, die Kosten für die Datenspeicherung zu senken und gleichzeitig die Kontrolle und das Management der Inhalte während des gesamten Lebenszyklus zu gewährleisten? Ich möchte Ihnen drei Dinge ans Herz legen:

  1. Führen Sie in Ihrer Umgebung Maßnahmen für den Informationslebenszyklus ein und setzen Sie sie dann auch um!Das ist wirklich der einzige Weg, um das drängende Problem der steigenden Speicherkosten zu lösen. Inhalte, die nicht länger für Geschäftszwecke benötigt werden, müssen gelöscht werden.
  2. Finden Sie eine Lösung für die Kurzzeitarchivierung.Es ist kein realistischer Ansatz, alle Inhalte auf den teuersten Speicherebenen vorzuhalten. Inhalte, die nicht gelöscht werden können, weil sie länger zu speichern sind, müssen an einem weniger kostspieligen Ort vorgehalten werden. Das ist kein Grund zur Panik, solange wir die betreffenden Inhalte weiterhin managen können, während sie archiviert werden.
  3. Stellen Sie sicher, dass Ihre Lösung für den Informationslebenszyklus so erweitert werden kann, dass auch am Archivierungsort Maßnahmen durchgeführt werden können. Machen Sie das Archiv so zugänglich, dass dort nach Inhalten gesucht werden kann und sie dann effizient abzurufen sind.

Hier zementiert die Lösung Cloud Records von AvePoint ihren Ruf als moderne Lösung für das Informationsmanagement. Mit Cloud Records konnte man schon immer den Informationslebenszyklus von Inhalten managen, die in traditionelleren aktiven Repositories gespeichert sind. Doch nach ihrer Erweiterung umfasst diese Funktion nun auch Archiv-Repositories.

Mit Cloud Records können Sie Inhalte nicht nur gemäß festen Geschäftsregeln in ein Archiv verschieben, sondern auch zusätzliche Lebenszyklus-Ergebnisse auf sie anwenden, sobald sie im Archiv angekommen sind. Sie können zum Beispiel festlegen, dass Inhalte für einen Zeitraum von drei Jahren nach dem letzten Zugriff aktiv gehalten und dann in ein inaktives Repository verschoben werden. Dann können Sie die Inhalte zum Beispiel für weitere drei Jahre in der Archivquelle belassen, bevor sie gelöscht werden. Erfreulicherweise können Sie zu jedem beliebigen Zeitpunkt nach den Inhalten suchen und sie aus dem Archiv abrufen.

Speichern

Diese Möglichkeit besteht unabhängig vom (aktiven oder inaktiven) Speicherort der Inhalte. Behalten Sie die Kontrolle über das Management – egal, wo die Inhalte gespeichert sind.

Das wachsende Speichervolumen ist kein neues Problem, aber es wurde durch die tiefgreifenden Umbrüche unserer Arbeitswelt verschärft. Unternehmen auf der ganzen Welt haben zunehmend mit diesem Phänomen zu kämpfen – und die Informationsverantwortlichen können beeinflussen, welche Folgen es konkret haben wird. Zum Glück gibt es eine Lösung dafür.


Lesen Sie zum Thema Speichern und Informationsmanagement auch unsere folgenden Blogbeiträge: 

Die entscheidende Bedeutung solider Verwaltung für das Informationsmanagement – AvePoint Blog

Die Nutzer dort treffen, wo sie leben: Eine Grundregel für das Informationsmanagement – AvePoint Blog

Informationsmanagement: Digitale Aufzeichnungen – AvePoint Blog

Alyssa B.
Alyssa B.
Alyssa Blackburn is the Director of Information and Records Strategy at AvePoint, where she helps organizations achieve value from their information and records. With more than 18 years of experience in the information management industry, Alyssa has worked with both public and private sector organizations to deliver guidance for information management success in the digital age. She is responsible for the development of AvePoint’s information and records management solution, AvePoint Records and Cloud Records, and has been involved with implementing our records management solution with government agencies and commercial clients.

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