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Stellen Sie sich vor: Nach der überstürzten Einführung von Microsoft 365-Produkten wie SharePoint Online oder Microsoft Teams zu Beginn der Pandemie hat sich Ihr Unternehmen erfolgreich an neue Arbeitsweisen angepasst, auch ohne formelle Operative Governance. Die Mitarbeiter arbeiten gerne remote, kollaborativ und flexibel. Sie wollen die ihnen zur Verfügung stehenden Tools nutzen, was sowohl der Produktivität als auch der Nutzerakzeptanz zugute kommt.
Das ist eine großartige Ausgangsposition. Aber ohne eine starke Operative Governance (die Regeln, die festlegen, wie jeder in einem Unternehmen Microsoft 365-Anwendungen nutzt), ist sie wahrscheinlich nur vorübergehend. Wenn Sie mit Problemen zu kämpfen haben, wie z. B. ausufernde Arbeitsbereiche, Nutzer, die Schwierigkeiten haben, Inhalte über die Suche zu finden oder Schwierigkeiten bei der Verwaltung des Zugriffs auf sensible Informationen, ist es wahrscheinlich, dass Ihre organisatorische Governance verbessert werden könnte.
Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, sind Sie nicht allein. Wir erleben das immer wieder, vor allem nach schnellen Implementierungen, bei denen die Zeit für eine detaillierte strategische Planung fehlt. Aber auch nach langsameren und durchdachteren Rollouts ist dies möglich, vor allem, wenn sich ein Unternehmen zum ersten Mal an die weniger strengen Berechtigungen und Kontrollen von Microsoft 365 anpasst.
Jede Organisation braucht eine starke Operative Governance, um:
- den Wert ihrer IT-Investitionen zu optimieren,
- Transparenz und Kontrolle aufrechtzuerhalten und
- Mitarbeiter weiterhin dabei zu unterstützen, ihre beste Arbeit zu leisten.
Die gute Nachricht? Der Einstieg ist einfacher, als Sie vielleicht denken. Hier erfahren Sie, wie Sie heute bessere Operative Governance-Verfahren einführen können.
1. Discovery – verwalten und bereinigen Sie Ihre Microsoft 365-Umgebung
Der erste Schritt bei der Implementierung der Operativen Governance besteht darin, zu verstehen, was sich in Ihrer Umgebung befindet. Dies ist besonders wichtig, wenn man bedenkt, dass Microsoft sich auf die Beseitigung von Hindernissen für die Zusammenarbeit konzentriert, was den Eigentümern im Vergleich zu älteren Microsoft-Produkten mehr Freiheit beim Erstellen, Bearbeiten oder Löschen von Teams und Arbeitsbereichen gibt.
Aus Sicht der Administration ist es ein schmaler Grat sicherzustellen, dass Teams dynamisch sein können, ohne in einem endlosen Wildwuchs von kaum genutzten Arbeitsbereichen zu enden. Sie benötigen einen Überblick über die Inhalte Ihrer Organisation (d. h. Kommunikations-Sites, Team-Sites, Teams und Kanäle) sowie über deren Nutzung.
Die Verwaltung und Bereinigung einer Microsoft 365-Umgebung umfasst drei Schlüsselkomponenten:
- Erstellung eines Arbeitsbereichskatalogs– Ein Inventar aller kollaborativen Arbeitsbereiche, ihrer Nutzer (einschließlich Gastnutzer) und ihrer Schutzstufen sorgt für Transparenz und Übersicht.
- Bestimmung der Dateneigentümerschaft– Die Eigentümer der Inhalte spielen eine wichtige Rolle bei den laufenden operativen Governance-Aktivitäten, daher sollte jeder gemeinsam genutzte Bereich einer Geschäftseinheit und einem Zweck zugeordnet werden.
- Transparenz durch Aktivitäten, Audits und Berichterstattung externer Nutzer– Für Änderungen von Berechtigungen und Mitgliedschaften sollte ein Prüfpfad sowie eine Möglichkeit zur Überwachung des Compliance-Status eingerichtet werden.
2. Fortlaufendes Management – finden Sie einen nachhaltigen Weg in die Zukunft
Tag für Tag werden neue Inhalte erstellt. Die Discovery-Phase der Operativen Governance endet also niemals völlig. Daher sollten Sie regelmäßig in Zusammenarbeit mit den Eigentümern prüfen, ob Inhalte relevant, aktuell und funktionsübergreifend sind und zudem sicherstellen, dass alle Berechtigungen wie erwartet funktionieren. Zu den Aufgaben der fortlaufenden operativen Governance gehören:
- Verwaltung von externen Freigaben und Gastnutzern– Eigentümer sollten die Möglichkeit haben, Berechtigungen für Arbeitsbereiche und Mitglieder sowie Freigabeoptionen regelmäßig zu überprüfen.
- Schutz sensibler Daten– Erwägen Sie die Einführung von Richtlinien, die sich an die Arbeitsweise der Mitarbeiter anpassen und die häufigsten Risiken in Ihrer Umgebung abblocken (z. B. externe Freigabe, Eigentumsbeschränkung usw.).
Das Wissen darüber, wie Inhalte verwendet werden, bildet auch die Grundlage für Governance-Entscheidungen und die Erstellung von Richtlinien für die fortlaufende Verwaltung von Inhalten. Dazu können Überlegungen zur gemeinsamen Nutzung, zur Sensibilität der Daten und zu den Aufbewahrungsanforderungen gehören.
3. Lifecycle Management – Etablieren Sie Richtlinien für den gesamten Inhaltslebenszyklus
Die Implementierung einer Operativen Governance bedeutet, dass man in der Lage sein muss, Fragen wie die Folgenden zu beantworten:
- Wer darf Teams und Sites erstellen?
- Soll für alle Inhalte die gleiche Aufbewahrungsrichtlinie gelten?
- Benötigen wir einen Archivierungsprozess? Wie werden archivierte Inhalte gespeichert und was bedeutet das für Suchergebnisse und/oder Serveranforderungen?
- Wie werden Arbeitsbereiche entfernt?
Es gibt zwar nicht die eine richtige Lösung für jede Organisation, aber ein guter Ansatz für das Lifecycle Magagement umfasst in der Regel Folgendes:
- Strukturierte Self-Service-Bereitstellung von Arbeitsbereichen– Self-Service-Optionen machen die Bereitstellung, Verschiebung und Umstrukturierung von Inhalten einfacher, schneller und sicherer.
- Kontinuierliche Erneuerung des Arbeitsbereichs durch den Eigentümer – Eigentümer von Arbeitsbereichen müssen im Zuge des Überprüfungsprozesses sicherstellen, dass Inhalte aktuell und relevant sind – entweder direkt über die IT oder mithilfe einer automatisierten Lösung.
- Automatisierte Vorgänge für das Ende des Lebenszyklus– Automatisierte Prozesse für die Außerdienststellung und Entfernung von Arbeitsbereichen oder Konten auf der Grundlage des Aktivitätsniveaus spart Zeit, gewährleistet Konsistenz und setzt IT-Ressourcen frei, die sich auf wertvolle Geschäftsprojekte konzentrieren können.
Wie geht es nun weiter?
Als IT-Entscheidungsträger/in möchten Sie Vertrauen in die Systeme und Prozesse haben, die Ihre Microsoft 365-Umgebung steuern. Die Implementierung einer starken Operativen Governance ist der erste Schritt, um dies zu verwirklichen. Glücklicherweise gibt es in den Cloud-Governance-Lösungen von AvePoint viele sofort einsetzbare Funktionen, die Ihnen den Einstieg erleichtern.
Dennoch suchen Unternehmen zunehmend nach Technologiepartnern, die sie bei der Umsetzung ihrer Operativen Governance unterstützen. Das liegt zum Teil daran, dass die Verwaltung mehrerer SaaS-Anwendungen sehr komplex sein kann.
So zeigt beispielsweise eine Untersuchung von Gartner, dass bis 2026 rund 50 % aller Organisationen, die mehrere SaaS-Anwendungen (z. B. SharePoint Online oder Microsoft Teams) nutzen, ihre Verwaltung und Nutzung mithilfe eines SaaS-Management-Tools verwalten werden; 2021 lag diese Zahl noch unter 20 %.
Wenn Sie Ihre bestehenden Operativen-Governance-Funktionen um Überwachung, Automatisierung oder Backups erweitern möchten – oder einfach nur den Stress bei der Verwaltung von Microsoft 365 abbauen möchten – kann Ihnen ein vertrauenswürdiger Partner wie AvePoint helfen. Unsere Lösungen automatisieren die Operative Governance und schaffen ein Gleichgewicht zwischen Zusammenarbeit, Kontrolle, Transparenz und Effizienz.
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Jedoch ist Operative Governance nicht alles. Mehr zum Thema Governance finden Sie in folgenden Beiträgen:
