Das ist Ihr Microsoft 365-Backup wert!

Sie interessieren sich für Microsoft 365-Backup und wollen Ihre Daten angemessen schützen? Dann sind diese Beiträge genau das Richtige für Sie!


Wenn auch Ihre Organisation zu denen gehörte, die zu Beginn der Pandemie den schwierigen Umstieg auf die Cloud bewältigen mussten, stehen vermutlich auch bei Ihnen Backup- und Sicherheitsfragen für Microsoft 365 ganz oben auf der Tagesordnung.

Die Zahl der Ransomware-Angriffe nimmt stetig zu und eine Vielzahl strenger regulatorischer Vorschriften muss befolgt werden. Vor diesem Hintergrund haben AvePoint Chief Brand Officer und Microsoft RD und MVP Dux Raymond Sy und Senior Solution Engineer Antoine Snow in ihrem Webinar „5 Ways To Calculate The Value of Microsoft 365 Backup“ Schritt für Schritt erläutert, wie Sie den Wert Ihres Microsoft 365-Backups ermitteln können. Im Folgenden haben wir die wichtigsten Punkte für Sie zusammengefasst.

Was spricht für ein Microsoft 365-Backup?

Microsoft war seit jeher mit Plattformen, die unsere Arbeitsweise verändert haben, maßgeblich für die Gestaltung der Geschäftswelt mitverantwortlich. Im Hinblick auf Infrastruktur, von der Hard- und Software bis hin zum Schutz vor dem Ausfall eines Rechenzentrums, ist auf Microsoft in Sachen innovative Lösungen Verlass.

Viele denken, dass der Wechsel in die Cloud und die Einführung von Microsoft 365 gleichbedeutend mit dem Schutz von Daten ist, doch das stimmt nur bis zu einem gewissen Grad. Einem Forrester-Bericht zufolge liegt es letztlich in der Verantwortung des Anwenders, seine eigenen Daten umfassend zu schützen.

Microsoft bietet für einige häufig auftretende Datenverlustszenarien wie versehentliche Löschung oder beschädigte Dateien native Schutzfunktionen wie etwa Versionskontrollen, Papierkörbe, Dateiwiederherstellung und Soft Delete. Doch bei Datenverlustszenarien geht es nicht nur um die Löschung von Dateien. Ransomware- und Malware-Attacken, längerfristige Ausfälle und selbst strenge Datenschutzvorschriften erfordern alle umfassendere Backup-Strategien.

Ganz unabhängig davon, wie schwerwiegend der Datenverlust war: Die Wiederherstellung kann zeitaufwändig werden, erfordert viel Arbeit und betrifft unter Umständen die gesamte Organisation. Selbstverständlich können Sie Ihre Daten auch selbst sichern. Doch mit einem vertrauenswürdigen Partner sparen Sie jede Menge Zeit, Geld und Arbeit.

Wenn Sie eine sichere und bequeme Backup- und Wiederherstellungsstrategie wünschen, sollten Sie den Einsatz einer guten Backup-Lösung eines Drittanbieters in Betracht ziehen. AvePoint ist seit 20 Jahren in dieser Branche tätig und bietet als größter Anbieter von Datenmanagementlösungen für Microsoft 365 erstklassige Backup-Pattformen an, die automatisierte und umfassende Sicherungen für verschiedene Microsoft 365-Workloads bieten.

Lassen Sie uns nun die fünf Faktoren durchgehen, die Sie für Ihre Backup-Strategie berücksichtigen müssen:

1. Der Wert der Daten

Wenn Sie den Wert Ihrer Datensicherung berechnen wollen, müssen Sie sich zunächst Gedanken über den Wert Ihrer Daten machen. Was sind sie wert? Wie wichtig sind sie für Ihr Unternehmen?

Tatsache ist: Nicht alle Daten sind gleich. Der Wert Ihrer Daten aus unterschiedlichen Microsoft 365-Aufgabenbereichen kann sich erheblich unterscheiden. Vielleicht nutzen Sie häufiger Exchange Online als SharePoint. E-Mail-Daten sind unter Umständen wertvoller als Kalenderdaten.

Auch der Nutzer ist entscheidend: Von Ihrem CEO oder der Geschäftsleitung verwendete Dateien sind vermutlich wichtiger als Dokumente, auf die reguläre Mitarbeitende gelegentlich zugreifen. Bestimmte Daten unterliegen darüber hinaus gewissen Vorschriften, die Ihr Unternehmen befolgen muss, und müssen daher besser geschützt werden.

Je nach Wert der verlorenen Daten besteht also eine entsprechende Verantwortung für die Wiederherstellung dieser Daten. Es gibt zwei Arten von Fehlern, die in der Regel zu Datenverlusten führen:

  • Nutzerfehler: Dateien oder Dokumente wurden versehentlich von einem Nutzer gelöscht und können durch Versionierung oder Papierkörbe wiederhergestellt werden.
  • Administratorfehler: Teams, Gruppen, Site-Collections und sogar Berechtigungen können von bestimmten Admins gelöscht werden. Um sie wieder verfügbar zu machen, ist eine Wiederherstellung auf Admin-Ebene erforderlich.

Wie in der Abbildung der nativen Wiederherstellung von Microsoft zu sehen ist, haben Sie zur Wiederherstellung von Daten abhängig von dem Aufgabenbereich, in dem sie verloren gegangen sind, nur ein begrenztes Zeitfenster. Darüber hinaus ermöglichen bestimmte Funktionen lediglich das Wiederherstellen bestimmter Versionen, was den Verlust aller nach diesem Zeitpunkt vorgenommenen Änderungen bedeutet.

Darüber hinaus gibt es andere Anwendungen in der Microsoft 365-Suite, die Ihr Unternehmen möglicherweise nutzt. Project Online, Microsoft Teams, Planner – dies könnten einige der anderen Plattformen sein, die Sie verwenden und die ebenfalls Daten, Berechtigungen und Metadaten enthalten, die gesichert werden müssen.

All diese Überlegungen führen zu einem Punkt: Die nativen Angebote von Microsoft reichen nicht aus, wenn Sie eine umfassende Backup-Lösung und -Strategie wünschen. Sie sollten sich nicht nur auf das verlassen, was Microsoft standardmäßig anbietet, da es nur ein bestimmtes Maß an Fähigkeiten für die Sicherung und Wiederherstellung bietet.

2. Die Kosten von Datenverlusten

Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die Kosten, die Unternehmen durch verlorene oder gestohlene Daten entstehen:

Denken Sie daran, dass diese Zahl nur für Ausfälle gilt. Denken Sie an das Geld, das für Ransomware-Angriffe ausgegeben wird – Organisationen, die Hackern nachgeben und Millionen von Dollar für gehackte Daten ausgeben.

Wenn man weiß, dass dies die Kosten für Datenverluste sind, stellt sich die nächste Frage: Wie kann man verhindern, dass diese Kosten anfallen? Aus diesem Grund sind Backups von entscheidender Bedeutung – sie bieten Ihnen nicht nur ein Sicherheitsnetz, um solche Katastrophen zu verhindern, sondern ermöglichen es Ihnen auch, den Betrieb im Ernstfall schnell wieder aufzunehmen.

Mit Lösungen von Drittanbietern wie Cloud Backup von AvePoint haben Sie eine bessere Kontrolle über Ihre Daten. Es deckt nicht nur die primären Dienste von Microsoft ab, sondern geht über die nativen Angebote hinaus und ermöglicht es Ihnen, Ihre Daten so lange wie nötig aufzubewahren.

Während Sie bei der Wiederherstellung einer Datei in SharePoint den gesamten Ordner und die Site-Collection wiederherstellen müssten, kann Cloud Backup so granular wie gewünscht wiederhergestellt werden – selbst wenn Sie nur eine Dateiversion oder Berechtigungen wiederherstellen möchten! Zudem verfügt Cloud Backup über umfassende Wiederherstellungsfunktionen, die Berechtigungen, Metadaten und Konversationen in Microsoft 365 abdecken.

3. Die Kosten für Microsoft 365-Backup

Nachdem die Wichtigkeit von Backups nun deutlich geworden ist, fragen Sie sich vielleicht: „Aber können wir das nicht auch selbst?“ Natürlich. Aber wie hoch sind die Kosten für Sie?

Machen wir also eine kurze Kosten-Nutzen-Analyse, um Ihre beiden Optionen miteinander zu vergleichen:

Selbst gehostete VM-Infrastruktur

Wenn Sie es gewohnt sind, einen Großteil Ihrer Infrastruktur zu verwalten, ist das Hosten Ihrer eigenen Infrastruktur für virtuelle Maschinen im Grunde dasselbe. Das bedeutet, dass Sie für alles verantwortlich sind – virtuelle Maschinen, Betriebssysteme, Hardwarekomponenten, Netzwerkgebühren und natürlich alle Kosten für Wartung und Upgrades.

Auch wenn die Kosten bei einem vollständigen SaaS-Modell fast gleich hoch sind, gibt es doch zahlreiche Dinge, die Sie beim Selbsthosten beachten müssen. Zum Beispiel:

  • Sollen Sie vollständige oder inkrementelle Backups erstellen?
  • Was ist mit der Drosselung von Microsoft 365?
  • Wie werden Sie angemessen skalieren, um den sich entwickelnden Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden?
  • Sind Sie auf das Wachstum Ihrer Umgebung vorbereitet?
  • Die Cloud entwickelt sich ständig weiter; können Sie im Hinblick auf die für Ihre Software und die Lösung benötigten Updates auf dem Laufenden bleiben?

Vollständiges SaaS-Modell

In vielen Fällen können Sie mit einem vollständigen SaaS-Modell Geld sparen, da alle oben genannten Kosten in das SaaS-Kostenmodell einfließen, jedoch ohne den belastenden Aufwand für die Wartung der Lösung. Auch wenn es sich hier nur um eine Kostenabwägung handelt, gibt es verschiedene Gründe, warum SaaS-Modelle selbst gehostete Infrastrukturen übertreffen.

Cloud Backup zum Beispiel nutzt die Netzwerke des Azure-Rechenzentrums, verfügt über eine dynamische Ressourcenverfügbarkeit und führt automatische Patches und Updates durch. Es ist also nicht auf bestimmte Anforderungen beschränkt. Es kann entsprechend skaliert werden und ist sogar in der Lage, unbegrenzten Speicherplatz anzubieten. Auch um die Sicherheit muss man sich keine Sorgen machen, denn sie ist ISO-27001-zertifiziert.

4. Das Tempo der Datenwiederherstellung

Wir haben über die Kosten von Datenverlusten und die Grenzen der nativen Wiederherstellungsfunktionen gesprochen. Wir haben auch die Bedeutung des Umfangs und der Granularität Ihrer Lösung erwähnt.

Kommen wir nun zur tatsächlichen Wiederherstellungszeit: Wie viele Daten können Sie in kurzer Zeit wiederherstellen?

Eine Möglichkeit, einen schnellen Wiederherstellungsprozess zu gewährleisten, besteht darin, einige der Verantwortlichkeiten an Ihre Nutzer zu delegieren, insbesondere an diejenigen, die Gruppen verwalten und diejenigen, die Eigentümer der Daten sind. Dazu benötigen wir eine Technologie, die dies ermöglicht, wie z. B. AVA von AvePoint.

Mit AVA können Nutzer ihre eigenen Daten wiederherstellen, indem sie Ihre Dateien durchforsten und anhand verwendeter Schlüsselbegriffe nach relevanten Dateien und Dokumenten suchen. Cloud Backup ist hierfür nicht erforderlich; die Lösung kann in Microsoft Teams kostenlos heruntergeladen werden.

Indem Sie den Nutzern die Möglichkeit geben, ihre Daten selbst wiederherzustellen, machen Sie es sowohl den Nutzern als auch der IT-Abteilung leichter. Mit dem Delegationsansatz verfügen Sie immer noch über das erforderliche Sicherheitsniveau, da Team-Manager nur das ihnen zugeordnete Team oder die von ihnen verwaltete Gruppe sehen.

Und das Schöne daran ist, dass diese Daten in Ihrem Besitz sind. AvePoint stellt die Technologie zur Verfügung, die Ihnen hilft, sie besser zu verwalten und zu schützen, aber letztendlich haben Sie eine bessere Kontrolle über Ihre Daten, da Sie selbst entscheiden können, wo sie gespeichert werden.

5. Die Verwaltung des Datenwachstums

Kommen wir zurück zum Self-Hosting. Die Skalierbarkeit, die erforderlich ist, um mit Ihren wachsenden Daten Schritt zu halten, muss gut gehandhabt werden. Sie wird ein Schlüsselfaktor bei der Entscheidungsfindung sein.

Ob Sie es wollen oder nicht: Die Datenmengen in der Cloud werden weiter wachsen. Auch die Cloud wird sich ständig weiterentwickeln. Einer der Vorteile einer SaaS-Lösung ist daher ihre Flexibilität und Elastizität. Sie kann mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mitwachsen, wie es jede gute Backup-Lösung sollte.

Eine detaillierte Erläuterung (und einen weiteren Faktor, den wir hier nicht behandeln) erhalten Sie im vollständigen Webinar!

Sehen Sie sich das an!


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