Cloud Backup: So schützen Sie Ihre Daten

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Sie haben unser Webinar “Optimieren Sie mit Cloud Backup die Sicherheit Ihrer Office 365-Daten”, verpasst? Hier können Sie es sich kostenlos On-Demand anschauen.


Sind meine Daten nicht bereits sicher, wenn ich mich in der Cloud befinde? Für was brauche ich dann noch ein Backup? Diese und weitere Fragen haben wir in unserem Webinar behandelt und wollen nun auch Ihre Fragen schriftlich beantworten.

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Gegenüberstellung von Retention und Backup

Häufig werden wir mit der Frage konfrontiert, ob eine Retention nicht auch schon ausreichend ist, da man sich in der Cloud befindet und die Daten dadurch gesichert sind. Um den Unterschied zwischen diesen Begriffen herausarbieten zu können, möchte ich zunächst beide Begriffe erläutern.

Retention

Microsoft sichert Ihre Daten in der Cloud mehrfach, insbesondere gegenüber Ausfällen, sodass in einigen Worst-Cases Ihre Daten wiederhergestellt werden können. So erhalten Sie bereits eine Grundsicherung.

Die Retention sorgt dafür, dass Ihre gelöschten Daten nicht sofort für immer gelöscht sind. Zunächst kann ein gelöschtes Dokument weitere 14 Tage wiederhergestellt werden, mit ein wenig Hilfe von einem Admin, kann diese Zeitspanne auf insgesamt 30 Tage erweitert werden. In den meisten Fällen jedoch, fällt es nicht direkt auf, dass wichtige Inhalte nicht mehr verfügbar sind. Mit Retention Tags besteht zwar die Möglichkeit auch längerfristig gelöschte Daten wiederherzustellen, jedoch dienen Retention Tags der rechtlichen Absicherung.

Benutzerfehler werden nicht abgedeckt, d.h. ein Zugriff auf beispielsweise versehentlich gelöschte Inhalte ist nicht vorgesehen. Auch können durch ein Backup abgeänderte Einstellungen wie z.B. Berechtigungen, rückgängig gemacht werden oder auch Planner Tasks wiederhergestellt werden.

Obwohl Sie schon in der Cloud sind, ist ein Backup notwendig, um Ihre Daten vollumfänglich zu schützen. Microsoft ist für die Plattform und die Applikationen zuständig aber nicht für Ihre Daten. Die Datenhoheit liegt immer beim jeweiligen Endkunden.

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Cloud Backup von AvePoint

AvePoint Online Services (AOS) ist in den Azure Data Centern gehostet, in welchen auch Office 365 läuft.

Wenn man sich einen AOS beantragt, hat man Zugriff auf diese Plattform.

Unsere Plattform beinhaltet einige Tools, unter anderem Cloud Backup als reine SaaS-Solution, die in Azure gehostet ist. Sie können unsere Cloud Backup Lösung mit Ihrem Office 365 Tenant “verheiraten”, wodurch wir Zugriff auf Ihren Tenant erhalten, was jedoch den Microsoft Best Practices entspricht. Für unser Backup nutzen wir Azure App Profile.

In den App Profilen können Sie zentral verwalten, welche Berechtigungen Sie dem jeweiligen Drittanbieter gewähren. Sie entscheiden, worauf AvePoint zugreifen darf und auch in welchem Kontext der Zugriff erfolgen darf. Damit gewährleisten Sie einen strukturierten Zugriff und bieten Ihren Administratoren die Möglichkeit, optimal zu steuern, was im eigenen Tenant passiert.

Die Services, die wir derzeit abgreifen können, sind: Teams, Exchange, Project, Planner, SharePoint, Public Folders, Groups und OneDrive.

Was passiert, wenn Backups abgelegt werden?

Im Hintergrund wird standardmäßig ein Azure Blob Storage verwendet, jedoch haben Sie auch die Möglichkeit Ihren eigenen Storage mitzubringen (BYOS). Dabei werden die Backups verschlüsselt, d. h. der Content als auch der Index ist verschlüsselt. Um die Berechtigungsvergabe für Cloud Backup einfacher zu gestalten und um zu definieren, wer Restores durchführen und Software im Allgemeinen verwalten kann, empfehlen wir Ihr eigenes Azure Active Directory einzubinden, sodass Sie Ihre eigenen Gruppen oder Ihre eigenen, einzelne Nutzer berechtigen können auf bestimmte Bereiche zuzugreifen.

AVA stellt Ihre Daten schnell wieder her

AVA unser AvePoint Virtual Assistant ist ein Teams Chat-Bot, den Sie leicht in Microsoft Teams integrieren können. Laden Sie einfach im Teams-Store unseren Bot herunter und es kann schon losgehen.

Damit User schnell wieder an ihre gelöschte Inhalte gelangen und diese wiederherstellen können, haben wir unseren Chat-Bot entwickelt. In einem Teams-Chat mit AVA können Sie und Ihre Mitarbeiter AVA erste Anhaltspunkte liefern, welche Art von Inhalt wiederhergestellt werden soll. AVA durchsucht daraufhin nicht nur die Backup Inhalte, sondern auch die gelöschten Elemente. Sie stellt Ihnen die Inhalte zur Verfügung, die auf Ihre Suchkriterien zutreffen und mit nur einem weiteren Klick können Sie das gewünschte Element wiederherstellen. Dies hilf insbesondere unerfahrenen Usern und macht den Change-Management Prozess deutlich einfacher. Einem unerfahrenen User zu erklären, dass die Dokumente in Teams eigentlich in einer Dokumentenbibliothek in SharePoint sitzen und es hier einen End-User-Papierkorb als auch einen Admin-Papierkorb gibt, ist ohne ausreichendes Training und einem Change-Management Prozess, gar nicht so einfach.

Weitere Informationen zu AVA erhalten Sie hier.

Auch möchten wir auf Ihre Fragen aus dem Webinar eingehen!

Wie sicher sind die E-Mail-Daten im Archiv? Muss ich die auch sichern?

Zuerst einmal muss man unterscheiden, ob man ein Archiv- oder ein Backup-Konzept fahren möchte. Grundsätzlich schließt das eine das andere nicht aus.
Bei einem Archiv liegen die Daten in dem jeweiligen Archiv-Postfach. Das bedeutet aber, dass die Daten bei Löschung auch nach der Retention Policy vernichtet werden.
Bei einem Backup wird eine Kopie dieser Daten erstellt und an einem anderen Ort aufbewahrt, geschützt vor Malware, Ransomeware versehentlicher oder mutwilliger Löschung.
Auf diese Daten hat der Enduser (wenn man dies zulässt, auch nur lesend) Zugriff und kann zwar aus dem Backup wiederherstellen aber das Backup selbst nicht verändern.
Wir haben Kunden, welche das Backup als Archiv verwenden, um die gesetzlichen Anforderungen nach GoBD zu erfüllen.

Wie kann AvePoint Cloud Backup for Office365 überwacht werden? Mail? API?

Beides – wir können mit E-Mail Benachrichtigungen arbeiten und dabei sogar die Detailtiefe bestimmen. Es gibt aber auch eine SCOM-Anbindung, um die Überwachung zentral steuern zu können.

Gibt es Education Lizenzen?

Dies gibt es nicht – jedoch würden wir gerne mit Ihnen Kontakt aufnehmen, um hier eine gemeinsame Lösung zu finden.

Ist AvePoint in Gartner und Co. Vertreten?

Unter diesem Link finden Sie eine Liste der Gartner und Forrester Berichte, in welchen auch wir erwähnt werden. Die Liste bezieht sich nicht nur auf das Office 365 Backup, sondern auch auf allgemeine Themen wie Compliance, Governance und Migrationen. Mehr Informationen finden Sie hier.

Welche Objekttypen lassen sich in MS Teams wiederherstellen?

Wir unterteilen in den Listen nach 3 Kategorien

Hier der allgemeine Link.

Unter diesem Link finden Sie alle anderen Objekte, die wiederhergestellt werden können.


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