Spitäler fmi kopiert mit DocAve® 200 Microsoft® SharePoint®-Sites ohne Datenverlust und spart dabei 50 Arbeitsstunden

Kundenanforderungen

  • Vereinfachung des Kopier- und Erstellvorgangs von SharePoint-Sites
  • Erhalt der Metadaten während der Umstrukturierung der SharePoint-Umgebung
  • Granularer und detailgetreuer Restore von SharePoint-Inhalten Inhaltswiederherstellung

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  • Spitäler fmi
  • Kundenstandort Unterseen, Schweiz
  • Branche Gesundheitswesen
  • Plattform SharePoint 2013
  • AvePoint-LösungenBackup & RestoreDocAve

DIE GRÖßTEN ERFOLGE

  • Einsparung von 50 Arbeitsstunden und manueller Prozesse bei der Einrichtung neuer SharePoint-Sites basierend auf Templates
  • Kopieren und Neuorganisation von SharePoint-Inhalten bei voller Datenintegrität, um sicherzustellen, dass Elemente wie Nintex Workflows intakt bleiben
  • Schnelle Wiederherstellung von SharePoint-Inhalten auf allen Ebenen ohne Datenverlust
Mit DocAve arbeiten wir nicht nur produktiver, sondern können bei der Erstellung von Sites viele Fehler von vorneherein vermeiden.
Michelle Schläpfer SharePoint Specialist, Spitäler fmi

HERAUSFORDERUNG

Die Spitäler fmi implementierte SharePoint, um Ressourcen zu bündeln und ihren 1.200 Nutzern bessere IT-Services zu bieten. Lokale Laufwerke wurden durch SharePoint-Sites ersetzt, damit Mitarbeiter einfacher gemeinsam an Dokumenten und Projekten arbeiten können. Außerdem wird Nintex Workflow for SharePoint eingesetzt, um administrative Prozesse, wie Fortbildungsanfragen und Beschaffungsanträge zu digitalisieren.

Die Automatisierung der Workflows bedeutete für das IT-Team bereits eine grosse Zeitersparnis. Optimierungspotenzial sah man jedoch auch bei anderen Prozessen, wie der Erstellung von Sites. Die Spitäler fmi suchte nach einer Lösung, die das Kopieren von SharePoint-Sites vereinfachen und dabei alle zugehörigen Metadaten erhalten würde. „Sites zu erstellen war sehr monoton und nahm fast 80 Prozent unserer Zeit in Anspruch“, sagte Michelle Schläpfer, SharePoint Specialist bei der Spitäler fmi. „Nicht nur, dass durch das manuelle Erstellen viele Ressourcen gebunden waren, der Prozess war auch sehr anfällig für Human Error.“

Außerdem wollte das Unternehmen seine Backup- und Restore-Möglichkeiten für SharePoint aufstocken. Das IT-Team wollte sicherstellen, dass die Inhalte, 85 GB mit 240.000 Listen-Items – Tendenz steigend, auch bei intensiver Nutzung zu jeder Zeit erreichbar waren.

AVEPOINT-LÖSUNGEN

Die Spitäler fmi entschloss sich dazu, die vollintegrierte DocAve Software-Plattform von AvePoint zu implementieren. „Mit DocAve haben wir die richtige Lösung für uns gefunden“, so Schläpfer. „Wir verwalten verschiedene Bereiche in SharePoint in einer zentralen Plattform. Vor diesem Hintergrund können wir uns darauf konzentrieren, SharePoint auszubauen, ohne unnötig Energie auf Aufgaben wie Backup verwenden zu müssen.“

Mit DocAve Content Manager kann die IT SharePoint-Inhalte mit benutzerfreundlichen Wizzards einfach über das Menüband kopieren. SharePoint-Workspaces und Dokumentenspeicher für Mitarbeiter und Partner werden so problemlos erstellt und die Akzeptanz der Plattform gesteigert. Während die IT neue Sites bisher von Grund auf neu anlegen musste, erlaubt DocAve dem Team eine beliebige Site als Template zu nutzen. „Seit der Einführung von DocAve haben wir 200 neue Sites erstellt“, so Schläpfer. „Statt wie bisher 45 Minuten, benötigen wir jetzt nur noch 15 Minuten, um eine neue Site zu erstellen. Mit DocAve arbeiten wir nicht nur produktiver, sondern können bei der Erstellung von Sites viele Fehler von vorneherein vermeiden.“

Mit DocAve kann das Unternehmen nicht nur SharePoint-Sites kopieren, sondern die Umgebung umstrukturieren und dabei alle Daten vollumfänglich erhalten. Inhalte wie Items, Listen und Sites werden umgezogen und die Beziehungen zum Metadaten-Term-Store beibehalten. „Mit DocAve ist es ein Leichtes, neue Sites mit intakten Metadaten zu kopieren“, sagte Schläpfer. „Nativ war das in SharePoint nicht möglich.“

Auch Backups und Restores konnten mit den nativen SharePoint-Funktionalitäten nicht entsprechend der eigenen Anforderungen durchgeführt werden. Out-of-the-Box bedeutet die Wiederherstellung eines einzelnen Items in SharePoint, das Auffinden des Zielobjekts im SQL-Backup, damit dieses dann an eine Staging-Umgebung geschickt werden kann. Dabei gehen nicht selten Metadaten verloren. „Mit DocAve Backup and Restore können wir nicht nur SharePoint-Inhalte auf dem Item-Level wiederherstellen, sondern, und das ist noch viel wichtiger, auch unsere Nintex Forms und Workflows“, so Schläpfer. „Bei zunehmender Nutzung von Workflows, müssen wir uns bei der Optimierung keine Sorgen machen, Daten zu verlieren. Mit DocAve können wir Workflows in vollem Umfang wiederherstellen.“

Die Wiederherstellung von Items, Sites und Workflows geht außerdem wesentlich schneller. „Erst kürzlich mussten wir eine ganze Site wiederherstellen“, sagte Schläpfer. „Mit DocAve war der Prozess weniger mühsam und wir mussten uns keine Sorgen machen, Daten zu verlieren. DocAve ist zudem sehr nutzerfreundlich. Auch Mitarbeiter ohne großartige IT-Erfahrung können theoretisch Restores damit durchführen.“

DAS FAZIT

Mit den Content-Management-, Backup und granularen Restore-Funktionalitäten von DocAve hat die Spitäler fmi die Nutzung von SharePoint optimiert. Die Möglichkeit, SharePoint-Inhalte in vollem Umfang zu übertragen, zu kopieren und wiederherzustellen, hat DocAve zum wichtigen Bestandteil ihrer SharePoint-Strategie gemacht.

Statt 200 neue Sites zu installieren, sparte DocAve der IT mehr als 50 Stunden Arbeit, da man Sites, die für die Zusammenarbeit von Teams genutzt werden, einfach kopieren und dabei die Einheitlichkeit in SharePoint gewährleisten konnte. „AvePoint ist bei der Implementierung und Weiterentwicklung unserer SharePoint-Strategie ein wichtiger Partner“, so Schläpfer. „Mit DocAve waren wir uns sicher, eine Lösung erworben zu haben, die uns auch künftig verlässlich bei der Verwaltung von SharePoint unterstützen wird.“

ÜBER Spitäler fmi

Als Regionales Spitalzentrum (RSZ) sorgt die Spitäler fmi AG für die medizinische Versorgung aller Bevölkerungsgruppen im Einzugsgebiet. Das Angebot der beiden Akutspitäler Interlaken und Frutigen mit den Schwerpunkten Chirurgie, Orthopädie/ Traumatologie, Innere Medizin und Gynäkologie/Geburtshilfe wird durch ein breites Spektrum von Spezialitäten und paramedizinischen Dienstleistungen ergänzt. Damit kann ein Grossteil der medizinischen Bedürfnisse der Bevölkerung direkt vor Ort abgedeckt werden.

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