Quanos Solutions GmbH migriert Microsoft Teams in die Cloud

Kundenanforderungen

  • Migration von über 16.000 vorhandenen Teams- und SharePoint-Inhalten in die neue M365-Umgebung
  • Suche nach einem Anbieter, der nicht nur einen möglichst reibungslosen Prozess bietet, sondern dabei auch Pain Points wie die Migration von Planner und Privaten Kanälen abdeckt

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DIE GRÖßTEN ERFOLGE

  • Migration der vorhandenen Teams-Daten in die Cloud und Beibehaltung der bestehenden Arbeitsstrukturen
  • FLY erfüllte nicht nur alle entscheidenden Voraussetzungen, sondern war zudem einfacher zu bedienen als andere Produkte
  • Die Usability und Unterstützung von AvePoint überzeugte den Kunden
Das AvePoint Migrations-Tool konnte alle entscheidenden Voraussetzungen erfüllen und war zudem einfacher zu bedienen als andere Produkte, bei manchen Anbietern waren einige Funktionen gar nicht vorhanden oder sehr unzuverlässig.
Christoph Ostermayer IT-Administrator, Quanos Solutions

KUNDENPROFIL

Die Quanos Solutions GmbH existiert seit 2020 und geht aus der Fusion von SCHEMA GmbH, Docware GmbH und TID-Informatik GmbH hervor. Durch den Zusammenschluss bündelt das Unternehmen über 25 Jahre Erfahrung sowie Know-How in der Software-Entwicklung und in Kundenprojekten.

Das fusionierte Unternehmen unterteilt sich in zwei Fachbereiche: Quanos Content Solutions und Quanos Service Solutions. Quanos Content Solutions ist dabei auf die Technische Redaktion spezialisiert, wohingegen Quanos Service Solutions die professionelle Realisierung von Projekten für interaktive Ersatzteil- und Service-Informationssysteme sowie Serviceportale als Schwerpunkt hat. Knapp 300 Mitarbeiter entwickeln in Deutschland für mehr als 1000 Kunden innovative, erfolgreiche und nachhaltige Lösungen.

HERAUSFORDERUNG

Um möglichst agil zu arbeiten und zu jeder Zeit von jedem Ort auf Unternehmensdaten zugreifen zu können, auch in Hinblick auf den Wechsel in das Homeoffice, entschied sich die Quanos Solutions GmbH in die Cloud zu migrieren. Hier war jedoch nicht nur die Vereinfachung der Zusammenarbeit ausschlaggebend: Sowohl TID Docware als auch die SCHEMA GmbH hatten vor der Fusion mit der Migration in die Cloud begonnen. Mit dem Zusammenschluss der Unternehmen bestand die Möglichkeit, die Inhalte in einer gemeinsamen M365-Umgebung zusammenzuführen und somit eine neue Plattform, die für die User leicht zu nutzen und übersichtlich ist, für das gesamte Unternehmen bereitzustellen. Dafür sollten über 16.000 bereits vorhandene Teams- und SharePoint-Inhalte in den neuen Tenant migriert werden.

Christoph Ostermayer, IT-Administrator bei Quanos Solutions, leitete dabei gemeinsam mit seinem Team den Migrationsprozess.

AVEPOINT-LÖSUNGEN

Damit das Unternehmen bereits vorhandene Teams auch in der neuen M365-Umgebung nutzen konnte, war die Quanos Solutions GmbH auf der Suche nach einem Anbieter, der nicht nur einen möglichst reibungslosen Prozess bieten, sondern dabei auch Pain Points wie die Migration von Planner und Privaten Kanälen abdecken konnte.

Um das ideale Migrations-Tool zu finden, testete das Unternehmen schrittweise sechs Anbieter, wobei jeweils zwei bis drei Teams mit einem Anbieter vom alten Tenant in die neue Umgebung migriert wurden. Daraufhin wurden Beispieldaten geprüft und die Ergebnisse in einer Entscheidungsmatrix festgehalten. Die Beibehaltung der bestehenden Arbeitsstrukturen und deren Abbildung in der neuen Umgebung waren hier von großer Wichtigkeit, damit sich die Mitarbeiter so wenig wie möglich umgewöhnen müssen.

„Das AvePoint Migrations-Tool konnte alle entscheidenden Voraussetzungen erfüllen und war zudem einfacher zu bedienen als andere Produkte“, so Ostermayer. „Bei manchen Anbietern waren einige Funktionen gar nicht vorhanden oder sehr unzuverlässig.“

Nachdem feststand, dass die Quanos Solutions GmbH seine Teams-Daten mit dem AvePoint Migrations-Tool FLY migrieren würde, wurde die anstehende Verschiebung der Daten in mehreren Stufen kommuniziert. Insbesondere die Frage, wie Daten vor und nach der Migration in den Umgebungen aussehen und wie Mitarbeiter sich nun im neuen Tenant zurechtfinden, war ein wichtiger Bestandteil der Kommunikation. Dafür stellte die IT mehrere Anleitungen zur Verfügung, die per E-Mail oder über den internen Blog an die Mitarbeiter herangetragen wurden.

Im ersten Schritt migrierte Quanos Solutions GmbH alle Teams, woraufhin einige Tage später eine Differenzial-Migration folgte, um die Änderungen der letzten Tage zu migrieren. „Am Montagmorgen konnten sich alle im Quanos-Tenant in Teams anmelden und loslegen“, berichtet Ostermayer.

Auch in puncto Usability überzeuge AvePoint den Kunden. „Die Rückmeldungen der Software zeigen genau das, was man wissen möchte: Hat die Migration geklappt, wenn nicht, wo hats nicht geklappt und was war die Ursache. Bei AvePoint ist das Verhältnis zwischen Information und dem Berichten des Wesentlichen sehr ausgewogen. Das war für uns ein Riesenvorteil und eine große Zeitersparnis.“

Neben den technischen Anforderungen spielte auch die vertriebliche Seite eine wichtige Rolle bei der Auswahl des Anbieters. „Meine Ansprechpartnerin war von Anfang bis Ende mit dabei und die Kommunikation hat super geklappt. So muss es laufen. Zudem hat der Support trotz hohem Zeitdruck immer schnell reagiert und z.B. auch einen Hot Fix geliefert. Das war echt toll und ein ausschlaggebender Punkt, der uns bei AvePoint ein gutes Gefühl gegeben hat.“

DAS FAZIT

Die Migration in die Cloud war ein entscheidender Schritt, um das Unternehmen auf die Zukunft auszurichten und mit der Digitalisierung am Markt Schritt zu halten.

Teams bietet die Möglichkeit zum Teil komplexe Prozesse für Mitarbeiter transparent zu machen und zu vereinfachen. „Wir haben durchweg positives Feedback und Lob von den Mitarbeitern und der Geschäftsführung bekommen. Im Vergleich zu dem, was eine manuelle Migration oder eine fehlerhafte bzw. nur teilweise erfolgreiche Migration durch ein anderes Tool bedeutet hätte, war der Wechsel entspannt und lief wirklich reibungslos“, so Ostermayer. „Die Migration mit FLY war eine immense Arbeitserleichterung. Wir konnten das hohe Tempo der Migration einhalten, weil AvePoint uns entsprechend unterstützt und nicht gebremst hat. Der Support war wirklich toll, ich kann nur Positives berichten.“