Pourquoi les petites entreprises doivent investir dans la technologie de la collaboration

Dans l’épisode du jour de #O365 Hours (en anglais), nous accueillons l’expert en licences logicielles et de contenu Shadeed Eleazar qui va nous expliquer pourquoi les petites entreprises doivent investir dans la technologie de la collaboration et comment elles peuvent se lancer. Regardez notre discussion ci-dessous ou lisez la transcription complète de notre entretien !


En savoir plus :


Invité : Shadeed Eleazar, expert en licences logicielles et de contenu chez Managed Path Solutions (cliquez ici pour accéder à leur site Web)

Questions abordées :

  • Quels sont les avantages de la technologie Microsoft 365 pour les petites entreprises ?
  • Pourquoi la technologie de la collaboration est-elle aussi importante dans l’univers des petites entreprise ?
  • Quels sont les outils recommandés ?

Transcription

Christian Buckley : Bonjour. Merci de nous rejoindre pour l’émission Web Office Hours du jour. Je m’appelle Christian Buckley. Je suis directeur régional Microsoft et MPV. Je suis également directeur de la commercialisation Microsoft pour AvePoint. L’émission Office Hours est diffusée un mercredi sur deux à 16h (heure de Paris), sauf problème technique. Pour vous abonner à nos notifications, cliquez sur le lien qui s’affiche sur screen@thatpoint.it/office ou sur O 365 hours. Aujourd’hui, je reçois un homme que je connais depuis onze ans. Nous nous sommes rencontrés en janvier ou février 2010 à l’occasion de SharePoint Saturday, Baltimore. Je crois que ça s’est produit juste après. Enfin bref. Shadeed, merci d’être venu. Et si tu te présentais ?

Shadeed Eleazar : C’est un honneur, un privilège et un grand plaisir de partager ce moment et cet espace avec le public d’AvePoint. Et c’est un grand plaisir de te revoir, Christian. Tu as très bien résumé un événement qui remonte à une éternité. Pour celles et ceux qui ne me connaissent pas, je m’appelle Shadeed Eleazar et je suis installé au Maryland. Je suis conseiller auprès des entreprises. J’aide les agences Microsoft à résoudre le problème récurrent des recettes grâce aux licences de contenu. Les films Netflix sont un exemple de licence de contenu. J’aide les entreprises à maintenir leur activité grâce au contenu. Ça peut être avec des manuels de stratégie. Ou des webinaires pour structurer le contenu de signature pour laisser votre empreinte sur le marché, attirer des clients, des partenaires, des employés et bâtir une activité durable dans le cadre de cette conversation. Je préside également la section SCORE de Greater Baltimore. SCORE est le plus grand réseau de consultants pour la gestion des petites entreprises. C’est l’organe directeur des petites entreprises aux États-Unis. Je suis le plus jeune président de section du pays, mais aussi le premier entrepreneur à plein temps à avoir été nommé à ce poste dans mon secteur. Je supervise un très grand nombre d’organisations dans différents secteurs d’activités, le financement des renseignements et la reconstruction des quartiers d’affaires à travers le pays. Dans cette émission, nous allons parler des petites entreprises de toutes formes et de collaboration, d’outils et de stratégies. On y va ?

CB : C’est parti. Tu sais, je connais un peu mieux une partie de ce que tu fais. Si tu te rappelles bien, il y a quelques années, j’ai participé à un projet similaire, mais je ne pense pas qu’il était directement lié à SCORE. Je crois qu’on travaillait avec plusieurs sections du même genre, mais dans la région de Seattle. Le but, c’était de proposer une technologie et d’essayer de proposer un accès équitable à la technologie et aux logiciels développés par Microsoft à plusieurs partenaires qui faisaient cela dans la région de Seattle. On a contacté différentes personnes. Et je suis tombé sur un truc que tu avais écrit. Tu parlais de tout ça et ça a fait tilt. Mais si on commençait à parler de notre sujet. Comme tu l’as dit, on va parler de collaboration, de technologie et des avantages pour les petites entreprises. Une grande partie de ces technologies n’ont aucun secret pour nous. Nous avons déjà dit que nos débuts dans la communauté remontent à SharePoint Saturday et à la communauté SharePoint et Microsoft 365.

CB : Les gens pensaient que ces logiciels étaient réservés aux grandes entreprises. Et beaucoup de PME n’avaient pas les moyens ou pensaient qu’elles n’avaient pas les moyens de se les offrir. Office 365 est le volet le plus connu de Microsoft 365. Beaucoup de petites entreprises n’ont peut-être pas encore compris qu’elles ont les moyens de se le payer et de profiter des solutions qui leur sont proposées. Et si tu nous parlais de l’évolution et de ton expérience, du point de vue de la communauté, de ce que tu faisais et de quel était ton rôle. Est-ce que c’était déjà comme ça il y a 10 ou 11 ans ?

SE : Pour remettre dans le contexte ce à quoi Christian fait référence, sachez que depuis 16 ans, j’organise une réunion. Quel genre de réunion ? Une réunion avec la communauté et des groupes d’utilisateurs. Dans la région Mid-Atlantic, j’ai commencé avec le groupe d’utilisateurs SharePoint de Virginie du Nord. Le groupe d’utilisateurs SharePoint de Washington DC est devenu le groupe de la région Greater Baltimore. Tous les troisièmes jeudis du mois, on se réunit à la même heure, au même endroit. Les groupes d’utilisateurs sont un incubateur dans lequel les talents peuvent s’entraîner. C’est également une sorte de plateforme et de point de contact où les professionnels peuvent se former. Mon autre point fort, c’est que j’ai toujours entretenu un lien avec les petites entreprises. J’ai grandi dans une famille qui prônait l’indépendance et l’esprit d’entreprise.

SE : Donc même si je travaille dans une grande agence de conseil, mon cerveau est conditionné pour exploiter ces compétences et être autonome. En 2010 environ, j’ai décidé de me lancer dans le conseil. À partir de là, l’union entre la communauté, les outils technologiques et l’entrepreneuriat a toujours fait partie de mon histoire. Ces dernières années, je me suis mis à proposer cet accompagnement aux agences. Ça a toujours fait partie de ma démarche, mais j’ai décidé de mettre ça au premier plan pour proposer, dans ma région, des solutions à grande échelle aux directeurs d’entreprise qui en ont besoin, surtout actuellement.

CB : Quelles sont ces solutions ? Qu’achetons-nous ? Quels scénarios concernent les petites entreprises et que demandent-elles ? Et du point de vue de la technologie de la collaboration, quelles sont les solutions que tu les aides à mettre en œuvre et à utiliser ?

SE : Eh bien, quand on parle des dirigeants de petites entreprises, ce qu’il faut comprendre, c’est qu’il y a une hiérarchie dans les priorités technologiques et les outils arrivent souvent en dernier. La priorité, c’est la satisfaction du client. Bien souvent, la technologie passe au second plan. Donc, en général, ce qu’il se passe, c’est qu’on se retrouve avec un patchwork de solutions. Avec la gestion de la relation client d’un côté, le système de messagerie d’un autre et le traitement des paiements d’un autre encore. Office 365 et Microsoft 365 nous permettent de disposer d’une suite d’applications intégrée et de simplifier la communication globale. L’une des évolutions qui coûtent le plus cher aux petites entreprises, ce sont les réunions qui réunissent tous les membres de votre équipe au même endroit et au même moment, mais sans qu’ils travaillent. L’une des principales questions que se posent les chefs d’équipe et les dirigeants d’entreprise est très simple : comment rendre ces réunions plus efficaces ? Comment gérer notre calendrier en nous assurant de bien gérer notre temps ? L’offre de solutions concernant les réunions et la collaboration, avec toutes les solutions possibles, est étonnamment ce qu’il y a de plus performant dans l’univers des petites entreprises.

CB : Oui, c’est intéressant. C’est une des raisons pour lesquelles je m’intéresse de très près aux solutions Microsoft 365 axées sur la productivité. Et il suffit parfois d’une simple petite fonctionnalité cachée. D’autres fois, il s’agit d’une solution beaucoup plus complexe commune à plusieurs charges de travail, qui portent toutes sur des défis concrets. Comme comment partager au mieux un calendrier avec plusieurs personnes ? Ou comment capturer et suivre au mieux les tâches d’un projet ? Comme vous le savez, il y a plusieurs manières de procéder dans Microsoft 365. Il est important de s’asseoir avec un client ou un client potentiel, quelle que soit sa taille, parce qu’il faut bien comprendre que la complexité de la collaboration n’a rien à voir avec la taille de l’organisation.

CB : Vous pouvez très bien diriger une organisation de 25 personnes et évoluer dans un secteur d’activité fortement régulé. Hier, je parlais avec quelqu’un d’une petite entreprise de moins de cent personnes qui gère plusieurs milliards de dollars d’actifs, et qui est considérée comme une PME par Microsoft. Toutefois, cette entreprise est soumise à une propriété intellectuelle très réglementée et possède, dans son système de collaboration, du contenu très sensible. Cette entreprise avait besoin d’un environnement collaboratif très régulé et bien gouverné ainsi que de fonctionnalités éprouvées et stables, ce genre de choses. Lorsque vous tombez sur ce genre de scénario, demandez-vous ce que vous allez essayer de faire pour votre entreprise. Et quelle est la meilleure solution pour y parvenir. Microsoft propose souvent plusieurs solutions pour répondre à cette question en fonction de la culture de l’entreprise et de la collaboration.

SE : Tout à fait. Prenons l’exemple du réseau SCORE. SCORE est une organisation qui possède six agences dans le Maryland. Vous pouvez vous rendre en agence et demander un business plan, des conseils professionnels et recevoir une aide pour vos états financiers par exemple. C’est ce qu’il s’est passé pendant la COVID. Voyez-vous, nos équipes sont essentiellement composées de dirigeants et de chefs d’entreprise à la retraite qui donnent de leur temps et leurs conseils grâce au réseau SCORE. La transition entre le fait d’être une organisation individuelle et de soutenir toute une région grâce à des réunions virtuelles, des appels téléphoniques, un mentorat vidéo, etc. a été une véritable gageure. Dans notre cas, nous avons dû utiliser Microsoft Teams et Microsoft Bookings pour résoudre plusieurs problèmes essentiels. Concernant nos mentors les plus âgés, ils ont tendance à préférer le présentiel et la communication en face-à-face.

SE : Utiliser la vidéo, pour expliquer le slogan, c’était comme faire un FaceTime avec vos petits-enfants. Cette formule a entraîné une forte augmentation de l’adoption. Le fait que de plus en plus de mentors acceptent d’essayer les solutions a permis de résoudre la principale question associée à nos mentors, à savoir la non-présentation. En effet, le service est gratuit et proposé par le gouvernement. Il y avait de ce fait un risque que les personnes manquent les réunions ou que la hiérarchie des priorités l’emporte. Donc, quand vous pouvez dire : « OK, je suis libre à telle heure » en consultant votre calendrier Outlook, cela permet aux utilisateurs de prévoir une réunion au moment qui leur convient le mieux. Cela leur permet également de déplacer leurs rendez-vous en cas d’imprévu. Le fait d’utiliser ces deux solutions et de les intégrer nous a permis d’enregistrer une augmentation du nombre de séances de mentorat, de clients en attente de conseils et du Net Promoter Score pour nos clients qui donnent une note à nos mentors. L’utilisation de ces solutions et le fait que ces solutions permettent aux gens de communiquer plus facilement a aidé notre communauté de petites entreprises à garder la tête hors de l’eau. Et, dans de nombreux cas, cela a augmenté la formation dans notre région.

CB : Oui. Tu sais, ça me rappelle de vieux souvenirs, avec ma première start-up à la fin des années 1990. Bien évidemment, la technologie était très différente. On n’avait pas tous ces outils de collaboration. On partageait le contenu. On était quatre, les quatre fondateurs de l’entreprise, et on utilisait un serveur FTP. On chargeait du contenu à un emplacement central et on allait le récupérer. Et ça s’arrêtait là. C’était ça quand on était en école de commerce. Et ensuite, si tu te souviens bien, il y a eu Groove. Avant que Ray Ozzie lance sa solution, on utilisait une interface qui fournissait des capacités de vérification et ce genre d’autres capacités. Pour ceux qui l’ignoraient, Groove a été racheté par Microsoft, ce qui a joué un rôle crucial dans le développement quelques années plus tard de SharePoint tel que nous le connaissons et d’Office 365.

CB : J’aurais aimé qu’on ait ces outils au début et qu’ils soient aussi performants. Aujourd’hui, notamment avec la pandémie, pour ceux d’entre nous qui travaillent dans ce secteur, les choses n’ont pas vraiment changé parce qu’on utilise déjà cette technologie. Mais je me pose une question. Je fais partie d’un groupe Facebook, avec mes voisins, on communique et on s’échange des trucs quand les gens en ont besoin. Du style : « il est à qui le chien qu’on a vu dans le jardin ? » Ce genre de choses. Quelqu’un a vu sur mon profil que je travaille avec la technologie Microsoft. Il m’a contacté en me disant : « salut, je dirige une petite entreprise. J’ai une dizaine d’employés. Je vais où pour acheter des licences ? » Genre : « On mange quoi à midi ? » « De quoi ai-je besoin ? »

CB : Quels sont tes conseils ? Où aller ? Que réponds-tu à ça ? Avant, je répondais ça : avez-vous d’autres partenaires revendeurs ? Sinon, vous pouvez contacter directement Microsoft et acheter ce qu’il vous faut. Mais, qu’essayez-vous de faire ? Avec qui travaillez-vous vraiment aujourd’hui ? Ces gens peuvent-ils vous aider à résoudre ces problèmes ? Ce n’est pas ma façon de travailler, mais que répondre quand on vous pose ces questions aujourd’hui ? Quand une petite entreprise vient vous voir et vous demande : « Je commence par où ? De quoi ai-je vraiment besoin ? » Comment faire ? Vers qui les orienter ?

SE : Tout commence par une conversation sur ce qu’elles ont déjà. Et là où Microsoft a fait un super boulot, notamment grâce aux applications héritées comme SharePoint Server, c’est en proposant des versions d’évaluation qui permettent de tester les solutions et voir si vous voulez opter pour une solution professionnelle. Bien souvent, les petites entreprises possèdent déjà une partie de la technologie Microsoft, par exemple Office, qu’elles peuvent ensuite faire évoluer. J’aime bien faire une analyse rapide pour identifier les outils que mes clients utilisent déjà dans leur centre de charge. Une fois qu’on a identifié ces outils existants, on leur demande quel est leur fournisseur. Du fait que j’appartienne à une communauté de groupes d’utilisateurs, j’ai toujours un partenaire à portée de main. Pour commencer, je m’assure qu’ils ont les informations nécessaires grâce au groupe d’utilisateurs. Êtes-vous connecté au groupe d’utilisateurs ? Si ce n’est pas le cas, parlons des ressources technologiques. Et si vous possédez déjà la technologie, rétablissons la communication avec nos partenaires et nos fournisseurs de confiance. Il y a un élément humain. On ne se contente pas de contacter directement l’entreprise. On confie le client à un partenaire fiable et compétent. Toutes les décisions sont informées et prises par un partenaire de confiance qui peut les accompagner tout au long du processus.

CB : C’est très important parce que les partenaires présents dans votre région qui font le plus de publicité ne sont pas nécessairement les plus recommandés par les membres de la communauté. C’est amusant, parce que, quand on veut essayer un restaurant ou changer de garagiste, on regarde différentes adresses pour voir ce que les gens en ont pensé, la note qu’ils leur ont donnée et quelle a été leur expérience. Pourquoi ne ferait-on pas la même chose en se tournant vers les groupes d’utilisateurs locaux pour leur dire : « voilà ce qu’on veut faire. J’ai vu une publicité pour la société XYZ. Qu’est-ce que vous en pensez ? » Et recueillir des avis et des recommandations.

SE : Je vais te dire une chose, Christian. L’un des grands tournants de ma carrière, ça a été ma rencontre avec un conseiller en affaires. C’était il y a au moins neuf ans. Ce conseiller en affaires connaissait des groupes d’utilisateurs, des organisations de la communauté. Ces organisations ne recherchent pas le profit. Elles travaillent pour l’amour de l’art. Mais le rôle du conseiller est de réfléchir à la valeur monétaire du groupe d’utilisateurs. Donc vous avez ce groupe d’utilisateurs. Vous avez au moins 1 200 personnes qui ont assisté à des réunions, qui sont devenues MVP et qui ont lancé leurs agences. Quelle est la valeur de tout cela ? L’exercice consistant à quantifier la valeur du groupe d’utilisateurs a changé ma vie parce que j’ai réalisé qu’on propose non seulement un lieu où les gens peuvent venir pour se former, mais que ce lieu est un incubateur de technologie.

SE : Et donc, quand on commence à envisager les groupes d’utilisateurs d’un point de vue commercial, on s’intéresse à la valeur de la formation, de la communauté, des partenariats, qu’on lui attribue un prix ou une valeur. Tout cela m’a fait réfléchir. À ce moment-là, j’ai commencé à inviter nos partenaires régionaux à nos réunions, à nos conférences, à leur permettre de partager leurs savoirs afin que nous ayons non seulement des experts informatiques, mais aussi une base d’experts pour prendre des décisions informées. Cette base que vous ne rencontrez que lors des réunions des partenaires Microsoft. Il y a souvent un écart entre eux et les groupes d’utilisateurs. Pour moi, il était important de fournir cette base parce qu’il faut prendre des décisions. Si elles sont prises en consultation avec des ressources fiables, cela améliore la valeur de nos entreprises, de nos fournisseurs et de nos pratiques d’embauche dans toute la région.

CB : Il nous reste quelques minutes. Quelles sont tes recommandations ? Tu es face à une petite entreprise. Que lui dis-tu ? Quelles sont les trois premières étapes ? Que lui conseilles-tu ? Si je pouvais recommencer, je ferais les choses d’une manière très différente. Je redeviens le Christian Buckley de 1997, quand j’ai lancé cette entreprise, et imaginons que j’aie des ressources qu’on n’utilisait pas mais qui existaient à cette époque, voici les technologies vers lesquelles je me serais tourné. Alors, que nous recommandes-tu ? Que te recommanderais-tu en tant que jeune start-up ?

SE : Tout d’abord, j’opterais toujours pour une stratégie basée avant tout sur l’humain. Je m’adresserais aux communautés et je commencerais par nouer des relations avec des gens en pleine ascension qui partagent les mêmes intérêts. Donc, j’ai une entreprise qui résous un problème. Je vais créer un réseau et développer mes outils avec d’autres entreprises qui offrent une valeur complémentaire. Quand je résous un problème, quand une entreprise résout un problème, il y a un problème réel qui empêche le client de dormir jusqu’à ce qu’il arrive à ma solution. Si je propose une solution de qualité, si je tiens ma promesse, cela va créer de nouveaux problèmes. La plupart des gens se concentrent uniquement sur ce qu’ils fournissent. Les fournisseurs ou les entreprises qui durent sont ceux qui font équipe avec d’autres fournisseurs qui résolvent le problème existants et résolvent les nouveaux problèmes qui découlent de ma solution.

SE : Alors l’écosystème de la communauté est le moyen le plus efficace d’y parvenir. Je vais dresser un inventaire de ce que j’utilise et pourquoi je l’utilise et commencer à réfléchir à des solutions de bout en bout. Disons qu’Office 365 fournit une solution tout-en-un. C’est un moyen potentiel de progresser en termes d’amélioration de la productivité dans l’entreprise par exemple. À terme, notre objectif c’est de fournir un service client exceptionnel au sein de la communauté. Donc, quand je fournis une solution et réfléchis à la valeur à long terme pour le client, je m’efforce d’offrir une assistance à ma communauté d’utilisateurs finaux. Mes clients soutiennent mes partenaires sur cette voie. Cela ouvre la porte pour des parrainages, des promotions, des témoignages clients et c’est ça la force vive qui permet de faire prospérer les entreprises. C’est ça, ma formule en trois étapes pour les entreprises qui veulent se développer. Et si j’avais une machine à remonter le temps, c’est le conseil en or qui aiderait le futur moi à réussir à un niveau supérieur.

CB : Je serais tenté de dire, pour nous envoyer des fleurs, qu’on avait compris tous les deux, à l’époque, le pouvoir de l’approche communautaire pour résoudre ce problème. Une fois encore, j’ai fait des erreurs, mais j’ai appris très vite grâce à cette communauté, en observant ce que font les autres et en ayant l’intelligence de ne pas répéter les erreurs du passé. Bien sûr, la différence, c’est que, cette époque, c’était juste avant l’éclatement de la bulle Internet. C’était une époque intéressante pour lancer son activité. Je pense vraiment que la communauté peut nous aider à éviter qu’une nouvelle bulle éclate et à mieux nous préparer si jamais ce genre d’expérience venait à se reproduire dans notre économie. La communauté, le fait d’avoir ces échanges, tout cela nous aide à mieux comprendre le potentiel de la technologie et des relations pour trouver des débouchés pour les clients, pour trouver des réponses aux problèmes que les clients nous soumettent. Tout cela, c’est vraiment parfait pour commencer.

SE : Absolument.

CB : Merci beaucoup de t’être joint à nous aujourd’hui. Ça a été un plaisir de te recevoir. Je suis très heureux de cet échange. Merci de faire partie des champions de la communauté AvePoint, et d’être un champion de la communauté Microsoft. Rendez-vous dans 10 ans pour voir où on en sera. Merci d’être venu nous parler aujourd’hui.

SE : Tout le plaisir est pour moi. Merci à tous ceux qui ont suivi cette émission.

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