Les gestionnaires de documents d’archive expérimentés connaissent probablement sur le bout des doigts les bonnes pratiques en matière de classification, de conservation et de gestion de documents. Cependant, il est important que le service informatique, les administrateurs SharePoint et les responsables d’entreprises connaissent les bases de la gestion des documents d’archive lorsqu’ils évaluent les dernières solutions technologiques. Il faut qu’ils sachent comment les associer à des approches pertinentes pour assurer une gestion de l’information efficace.
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Ces bases comprennent des décisions en réponse aux questions suivantes :
- Comment le contenu de l’entreprise doit-il être catégorisé (classification et taxonomie) ?
- Comment définir des règles relatives au traitement de ce contenu, y compris sa conservation et sa suppression ?
- Quelles sont les bases de la création et de l’exécution d’un plan de gestion de documents ?
- Quels rapports et audits permettent d’assurer que l’entreprise respecte les prescriptions en matière de conformité ?
Conditions : bonnes pratiques de classification et de taxonomie
En termes simples, une taxonomie dans un contexte commercial est un système hiérarchique prédéterminé pour les contenus. C’est l’un des principaux piliers d’une stratégie moderne de gestion des documents d’archive car, tout comme pour l’organisation d’une armoire, la classification du contenu dans des structures de classement logiques facilite l’accès à ce dont on a besoin.
Selon un sondage de l’ARMA, ce type de taxonomie est recommandé par la norme ISO 15489 et fonde ses classifications sur la finalité ultime et les principales tâches effectuées par l’entreprise. Certaines entreprises adaptent ce type de taxonomie à leurs besoins et créent ainsi une taxonomie hybride.
Pour une taxonomie basée sur les fonctionnalités ou toute autre taxonomie de gestion de l’information, les bonnes pratiques incluent :
- Lister environ sept à douze fonctionnalités de niveau supérieur et éviter, si possible, d’avoir plus de deux niveaux de classification.
- Utiliser des termes clairs, concis et cohérents qui ne changent pas au fil du temps.
- Faire en sorte qu’elle soit facilement compréhensible et utilisable par les gestionnaires de documents.
- Faire en sorte qu’elle soit facilement applicable aux documents d’archive tant numériques que physiques.
Une fois qu’une taxonomie a été créée, vous pouvez commencer à classer le contenu dans cette structure. Certaines règles de suppression sont par exemple basées sur des éléments tels que la date de fin d’un contrat. Cette date doit être saisie sous forme de métadonnées dans le système afin que la règle de suppression puisse la lire et effectuer les actions appropriées après écoulement du délai défini.
Les fournisseurs comme AvePoint disposent de solutions capables d’identifier et de classer automatiquement tous les contenus de votre système de gestion de contenu d’entreprise (SharePoint, file shares, etc.).
Règles : conservation et suppression
Une fois votre taxonomie créée et le contenu classé, vous devez définir des règles définissant les actions à appliquer aux différents groupes ou classes de contenu. Disposer d’une taxonomie bien structurée est essentiel. Si certains aspects s’avèrent complexes, restreignez la complexité aux règles et maintenez une taxonomie aussi simple que possible.
Plutôt que de créer 50 000 règles inutilisables pour 50 000 éléments de contenu, les entreprises peuvent créer des règles pour chaque type de classification de contenu dans leur taxonomie. Avec une telle approche synthétique, il peut par exemple être possible de réduire le nombre de règles à moins de 100. Cette approche opère un regroupement des règles de suppression ayant des durées de conservation similaires.
Par exemple, une entreprise peut avoir plusieurs types de contenu qui doivent être conservés pendant 7 ans. Au lieu de prévoir une multitude de règles destinées à couvrir tous les types de contenus, il est possible de les regrouper dans une seule règle de conservation à la description très détaillée. Cela permet de couvrir un grand nombre d’informations et de classes de contenus différentes, tout en réduisant considérablement la complexité.
La définition de règles de conservation et de suppression pertinentes suppose une connaissance détaillée des durées de conservation des différents types de contenus requises par chaque unité au sein de l’entreprise. À cet effet, une série d’entretiens avec les dirigeants de l’entreprise peut être nécessaire.
Les règles de conservation et de suppression doivent également prendre en compte les réglementations gouvernementales et du secteur d’activité. Certaines entreprises peuvent être soumises à plus d’une douzaine de réglementations qui peuvent avoir un impact sur la manière dont elles conservent leurs documents.
Synthétisation dans un plan de gestion de fichiers
Les plans de gestion de fichiers servent de référence rapide sur la manière dont les différents types de contenus doivent être gérés et offrent une vue d’ensemble claire des actions qui doivent se succéder au cours du cycle de vie de différents groupes de contenu. Ils doivent prendre en compte plusieurs facteurs, notamment : qui est responsable de la gestion des documents d’archive, à quoi ressemble la taxonomie et comment les règles d’entreprise associées sont-elles prises en compte ?
Audit et création de rapports
Il ne suffit pas de créer une approche de gestion des documents d’archive par écrit, il faut pouvoir prouver que cette approche a été intégrée dans les opérations quotidiennes de l’entreprise. Les rapports doivent notamment inclure les informations essentielles suivantes :
- Contenus auxquelles l’action à venir doit être appliquée
- Manière dont les conditions sont appliquées à l’instant considéré
- Inventaire de tout ce qui a été créé et détruit
- Actions effectuées par les utilisateurs ou les éléments
- Contrôle d’un administrateur et des mesures qu’il a prises
Suppression justifiable
Le processus essentiel de la gestion des documents d’archive consiste à faire passer l’information par un cycle de vie jusqu’à ce que l’on estime qu’il n’est pas nécessaire de la conserver indéfiniment et qu’elle n’a plus d’intérêt pour l’entreprise. Cependant, lorsque l’on détruit quelque chose, il est important de pouvoir prouver que l’on a détruit cette information conformément aux règles de conservation et de suppression auxquelles l’entreprise est soumise.
Un programme de suppression justifiable peut consister en un, plusieurs ou tous les processus suivants :
- La possibilité d’enregistrer un numéro de classe ou de permission de suppression dans le cadre de chaque règle de suppression. Le numéro de classe ou de permission constitue l’autorisation officielle de destruction et indique qui est responsable de l’action.
- La possibilité de conserver la partie métadonnées du contenu après sa suppression. Cela montre que l’entreprise disposait bien de l’information à un moment donné mais que celle-ci a été détruite dans le cadre d’un processus d’approbation et que les métadonnées du contenu ont été conservées.
- La possibilité d’impliquer les décisionnaires de l’entreprise dans les résultats de la suppression. Cela signifie que les différents secteurs d’activité doivent déterminer si quelque chose n’est plus nécessaire et s’approprier le processus de suppression.
- La capacité de produire un certificat de suppression à l’issue du processus. Ce certificat indique tout ce qui a été détruit dans le cadre d’un lot particulier et peut être enregistré pour mémoire dans le système.
Une fois que vous avez compris les bases de la gestion de documents d’archive, vous pouvez explorer des solutions vous permettant de déployer et d’appliquer automatiquement vos conditions et vos règles au contenu. Apprenez-en plus dans notre ebook « La gestion des documents d’archive à l’ère du numérique » !
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