Guide complet des règles d’utilisation de Microsoft Teams

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Ce guide Microsoft Teams contient des conseils pour utiliser au quotidien. Suivre ces règles vous permettra, ainsi qu’à vos collègues, de conserver un environnement propre, ordonné et productif qui fera de votre utilisation de Teams une expérience positive. Cliquez-ici pour le télécharger


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Microsoft Teams – Plateforme Collaborative

Disponible depuis relativement peu de temps, Microsoft Teams est un espace de travail basé sur un chat qui vise à faciliter au maximum la collaboration et la communication au sein et en dehors de votre entreprise. Mais savoir naviguer sur Microsoft Teams sans déranger involontairement ses collègues ou créer un environnement congestionné et déstructuré peut s’avérer difficile pour les novices.

Le guide complet de Matt Wade sur les règles à suivre au quotidien dans Microsoft Teams est là pour vous aider. Nous nous sommes joints à Matt pour tenter d’y intégrer un maximum de bonnes pratiques afin que vos collègues et vous puissiez bénéficier d’une expérience Microsoft Teams optimale.

Très complet, ce manuel Microsoft Teams couvre les points suivants :

  • Conversations
  • Canaux
  • Fichiers
  • Chat privé
  • Assistants virtuels
  • Réunions et appels

Pour vous donner une idée de ce qui vous attend dans la version intégrale, voici quelques-uns des points principaux abordés par les premiers chapitres de l’e-book.

Conversations

  • @mentionnez des personnes pour obtenir leur attention et une réponse.

La fonction @mention équivaut à mettre quelqu’un dans le champ « À » ou « Cc » d’un e-mail. Utilisez @ avec parcimonie, sans en abuser.

  • Le temps de réponse dans une conversation est comparable à celui d’un e-mail.

Ne vous attendez pas à recevoir une réponse dans la seconde, même si vous avez @mentionné quelqu’un dans la conversation. Le temps de réaction sera probablement le même que si vous aviez envoyé un e-mail. Utilisez un chat privé si vos messages sont urgents.

  • N’invitez pas de personnes externes sans mettre tous les participants au courant.

Les invités ont accès à presque tout le contenu de cette équipe. Assurez-vous que tout le monde est d’accord et agisse en conséquence une fois que l’équipe sera ouverte. Il se peut que vous ayez besoin de l’accord du service informatique pour inviter des personnes externes.

Chat privé

  • Maintenez les conversations sur le sujet en question.

Si la discussion commence à dériver vers des décisions en lien avec le travail, redirigez-la vers un canal. Le chat privé ne doit pas servir à travailler.

  • Les nouveaux participants ajoutés pourront voir les discussions antérieures.

Si vous ajoutez quelqu’un à un chat qui est ouvert depuis un moment, cette personne verra tous les messages échangés auparavant, à moins que vous sélectionniez l’option permettant de ne pas partager l’historique du chat. Avant d’ajouter une personne, assurez-vous que cela ne posera pas problème.

  • Gérez les adhésions de manière réfléchie.

Si vous faites déjà partie d’un chat avec trois personnes et que vous créez un nouveau chat avec ces trois mêmes personnes, il y aura deux conversations différentes avec les mêmes participants. Cela peut prêter à confusion, essayez de l’éviter à moins que cela soit absolument nécessaire.

Réunions et appels

  • Utilisez la vidéo lorsque les circonstances s’y prêtent et que la connexion Internet le permet.

Une vidéoconférence est beaucoup plus efficace qu’un échange audio.

  • Coupez votre micro lorsque vous ne parlez pas.

Personne n’a envie d’être interrompu par votre toux ou d’entendre votre chien réclamer sa promenade en gémissant.

  • Lorsque vous partagez des pages Web, zoomez.

Cela aidera les destinataires à voir ce que vous montrez, car ceci est souvent affiché en plus petit de leur côté.


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