Teams et planification financière : l’un pour l’autre ?

Il y a de cela trois ans, j’ai saisi l’opportunité de mes rêves : diriger la planification et l’analyse financières d’une entreprise de SaaS internationale en pleine croissance proposant des produits destinés à faciliter la croissance des entreprises dans l’espace de travail moderne en mettant l’accent sur la collaboration. Nous sommes suffisamment développés pour disposer de ressources, mais nous continuons à fonctionner comme une entreprise agile affamée. Mon équipe est chargée de fournir une veille commerciale pour permettre aux entreprises d’avoir une longueur d’avance et Teams est l’un des outils essentiels pour mener à bien notre mission. Je vais vous expliquez pourquoi Teams et la planification financière sont fait l’un pour l’autres.

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Nom : Aaron Barnes

Ville : Richmond, Virginie (ou depuis chez lui à Midlothian, Virginie)

Fonction actuelle : directeur de la planification et de l’analyse financières

Un mot qui décrit le mieux votre façon de travailler : travail d’équipe

Appareil mobile de prédilection : Samsung Galaxy Note

Ordinateur de prédilection : Surface Laptop

Pour commencer, parlez-nous un peu de votre parcours et des étapes qui vous ont mené à votre poste actuel.

Quand je suis sorti de l’université, j’ai commencé par travailler dans la banque d’investissement et la gestion des actifs non traditionnels. Je suis ensuite passé à l’audit interne pour une entreprise Fortune 500 pour en savoir plus sur la gestion des entreprises. J’ai travaillé pour de grandes entreprises internationales et pour des startups de trois personnes. Je me suis rendu compte que, ce qui me plaisait, c’était la recherche constante d’informations pour aider une entreprise à se développer. Au cours de mes six premiers mois chez AvePoint, j’ai travaillé avec des collaborateurs d’autres services et bureaux avec lesquels je n’ai eu que des contacts virtuels lors des sessions Teams.

Quel a été votre premier contact avec Microsoft Teams ?

Je ne l’avais jamais utilisé avant de rejoindre AvePoint. En travaillant au bureau de Richmond, j’avais pu constater que l’équipe de soutien utilisait cette plateforme de manière très efficace. Honnêtement, ça a été un peu déstabilisant au début du fait qu’il s’agit d’un outil d’agrégation multiplateforme. J’ai vite compris qu’il avait un énorme potentiel pour garder les lignes de communication ouvertes sans submerger les autres et qu’il pouvait permettre de centraliser les idées et les informations. L’équipe financière est répartie aux quatre coins du globe et nous devons absolument pouvoir communiquer et partager des informations à tout moment. Nous avons créé l’équipe « Bureau du directeur financier » afin de permettre à l’équipe de partager des informations en temps réel et de communiquer.

En votre qualité d’acteur du service financier, quel est l’impact de Microsoft Teams sur votre flux de travail quotidien ?

Microsoft Teams me permet de faire mon travail. Dans un environnement qui évolue aussi vite que le nôtre, il est impératif de pouvoir communiquer de manière efficace. Teams me permet de communiquer avec les chefs de services du monde entier, de gérer les flux de données, de gérer mes réunions et d’avoir accès à des canaux bien définis pour la résolution des problèmes et la coordination.

Je suis membre de notre Deal Desk au sein de Microsoft Teams. Il s’agit d’une équipe interfonctionnelle qui examine et évalue les offres actives en interaction directe avec le client. Les représentants commerciaux apportent des informations sur les offres sur le canal grâce à une adresse mail. Tous les emails sont envoyés automatiquement et créent un message dans l’équipe. Le Deal Desk partage alors les informations relatives aux offres, discute des préoccupations ou soulève d’autres points à clarifier. Cette équipe se compose de collaborateurs de différents services et pays qui recherchent tous la même information au même moment avec des délais très stricts et qui travaillent ensemble pour faire avancer notre activité.

Il y a une fonction que j’aimerais mieux incorporer, c’est l’intégration d’autres applications, comme Power BI. Cela permet à tous les utilisateurs d’avoir accès aux mêmes données dans Teams. L’une des équipes de projet avec lesquelles je travaille se concentre sur la gestion de notre consommation de ressources avec Microsoft Azure. Nous avons créé une télémétrie au niveau des produits dans Power BI et désormais tous les membres de l’équipe ont également accès à ces données en direct, pour un meilleur alignement.

Sur un plan plus personnel, le fait de pouvoir voir mes collègues lorsque je suis en télétravail m’aide à ne pas devenir fou.

En quoi Teams est-elle différente des autres plateformes de communication que vous avez utilisées depuis le début de votre carrière ?

Teams est une plateforme plus robuste qui s’améliore en permanence. Ma première incursion dans le monde des plateformes de communication s’est faite avec Skype Entreprise. Cet outil était efficace, mais je me suis rendu compte que, en pratique, je me limitais aux conversations avec un seul interlocuteur.

Quand j’y repense, je ne sais plus vraiment comment je faisais sans Teams. Teams est un guichet unique qui permet de joindre des ressources à des conversations, de partager et conserver des informations cruciales pour garantir la synchronie et qui offre un flux pour les informations entre services. C’est ce qui me permet de travailler avec les membres de mon équipe situés à Singapour, en Chine, en Israël, en Suisse et avec mes collègues du monde entier. Notre équipe utilise beaucoup l’application « Tableau blanc ». Cet outil permet de collaborer en direct sur les flux des processus, les nouveaux modèles financiers, etc. Il permet donc une collaboration en direct qui vient compenser la distance géographique.

Quel est votre raccourci préféré dans Microsoft Teams pour gagner du temps ?

Lorsqu’on travaille pour une entreprise en pleine croissance, il est essentiel de bien comprendre son organigramme. Ma fonction m’oblige à communiquer avec chaque service et avec des responsables du monde entier. Ce qui me fait gagner le plus de temps, c’est de pouvoir consulter la structure de l’organisation dans Teams. Je peux ainsi trouver rapidement la bonne personne et, grâce à l’application, je peux lui envoyer un message, un email ou organiser une réunion avec elle.

Comment parvenez-vous à suivre les dernières modifications de la plateforme Microsoft Teams ?

Je dois malheureusement avouer que je ne suis pas un très bon élève en la matière. Il y a des services chez AvePoint qui maîtrisent vraiment parfaitement Teams. Nous travaillons souvent sur des projets interservices. De ce fait, je suis exposé aux bonnes pratiques et j’essaye d’en adopter quelques-unes.

Comment décririez-vous le processus d’intégration/apprentissage sur la manière de mieux exploiter Teams pour répondre à vos besoins ?

La migration de Skype vers Teams a été très facile. Nous avons commencé simplement avec une plateforme de discussion, mais du fait de l’implication des équipes de projet et des interactions avec d’autres équipes qui l’avaient adopté plus rapidement, nous avons progressivement ajouté de nouvelles fonctionnalités, comme la rétention de fichiers, afin que tout le monde travaille sur des documents en direct.

Quel conseil donneriez-vous à une personne travaillant dans la finance qui souhaiterait profiter pleinement de Microsoft Teams ?

Si vous devez jongler entre plusieurs projets, travailler dans différents groupes d’experts, si vous avez plusieurs bureaux qui empêchent de collaborer en direct ou si vous cherchez des solutions pour vous protéger contre les avalanches d’e-mails, Teams est un outil inestimable et je ne saurais trop le recommander.

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