Les annonces faites par Microsoft concernant la gouvernance dans Microsoft Teams lors de la Microsoft Build 2020 ont suscité de nombreuses réactions, non sans raison. Microsoft a en effet présenté une longue liste de nouvelles options de configuration pour aider les clients à mieux gérer leurs informations dans Teams. Cependant, pour ceux qui débutent sur cette plateforme, les avantages et les inconvénients d’un outil comme les modèles Teams peuvent sembler un peu confus.
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Microsoft Teams propose deux manières de créer une équipe possédant une structure prédéfinie avec des canaux, des onglets, etc. : vous pouvez cloner une équipe ou utiliser un modèle Teams. Quelle que soit la méthode choisie, vous obtenez une équipe préconfigurée prête à l’emploi pour un besoin spécifique. Penchons-nous sur les avantages et les inconvénients de chaque méthode.
Modèles Microsoft Teams
Largement créés pour le travail propre aux secteurs d’activité dans lesquels Microsoft a investi pour Teams, Microsoft a fait du concept des « modèles » le point de départ d’une équipe. Initialement, il n’y avait que six types de modèle de base et il était impossible de créer son propre modèle ou de modifier les modèles existants. Vous pouviez utiliser ces modèles de base uniquement si a) votre client était configuré pour l’un des secteurs d’activité pris en charge (enseignement, santé ou vente au détail) ou b) vous aviez construit votre propre application ou processus pour appeler l’API Teams et utiliser l’un des modèles pour créer une équipe.
(Le saviez-vous ? La configuration d’équipe de base que vous connaissez tous, avec un canal Général contenant uniquement les onglets Conversations, Fichiers et Wiki, est en fait le type de modèle de base le plus simple appelé « Standard ». Nous utilisons tous les modèles Teams sans même le savoir !)
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Cette fonctionnalité ne vous permettait pas de créer vos propres modèles ni de modifier les modèles existants. La seule manière de créer votre propre modèle consistait donc à créer une application à partir d’un modèle de base et d’y ajouter des couches de composants additionnels (canaux, onglets, applications, connecteurs, etc.) grâce à une série d’appels d’API pour générer ces configurations supplémentaires. Vous vous en doutez, cette approche avait quelques inconvénients :
- Il fallait faire appel à un programmeur qualifié pour créer ces configurations.
- Il fallait faire appel à un programmeur pour apporter la moindre modification à la configuration.
- Il était impossible de prendre une équipe existante et de capturer un « modèle » à partir de celle-ci.
Cloner une équipe
Le « clonage » d’une équipe est une méthode beaucoup plus simple pour obtenir un résultat similaire qu’avec un modèle. Avec cette méthode, vous dites simplement à Teams (grâce au processus de configuration normal de Teams ou via les API) que vous voulez que votre nouvelle équipe ressemble à une équipe existante. Cela vous permet de reprendre tous les éléments que vous voulez de l’équipe source (canaux, onglets, membres, paramètres, etc.) et de les intégrer à votre nouvelle équipe. Cette approche est beaucoup plus simple que celle des modèles Teams pour les raisons suivantes :
- Tout le monde peut le faire. Si vous savez créer une équipe et que vous avez les autorisations nécessaires pour créer une nouvelle équipe dans Microsoft 365, vous pouvez choisir de cloner une équipe existante. Cela permet ainsi aux services de créer leurs équipes de « référence » et de s’en servir de source pour créer de nouvelles équipes répondant à des objectifs similaires.
- Votre « modèle » est très facile à modifier : rendez-vous dans votre équipe de référence, faites les modifications et désormais toutes les nouvelles équipes que vous clonerez auront la nouvelle configuration.
- Il était inutile de « capturer » une équipe en tant que modèle car tout ce qui comptait, c’était que l’équipe existe.
Chez AvePoint, nous utilisons l’approche de « clonage » dans le cadre de notre solution de gouvernance dans le cloud depuis des années. Cela permet aux organisations de configurer leurs équipes de référence pour différents besoins. Ensuite, en évaluant les besoins d’un utilisateur, nous pouvons présenter au demandeur un ensemble de « modèles » prêts à l’emploi pour répondre à ses besoins. Avec cette approche, il n’a jamais été aussi facile de créer et modifier des modèles. Nous avons également permis aux administrateurs de contrôler qui voit et qui a accès à certains modèles.
Comment AvePoint peut faire pour vous aider
Microsoft a récemment annoncé plusieurs améliorations des modèles Microsoft. Des fonctions comme les catalogues de modèles, la capture de modèles à partir d’équipes existantes et la configuration à partir d’un modèle seront proposées dans une mise à jour gratuite de Teams qui sera disponible dans un avenir proche. Avec cette mise à jour, plus personne n’aura besoin d’utiliser la méthode de clonage pour proposer des équipes préconfigurées.
En tant que partenaire approuvé, nous saluons Microsoft pour la valeur de son offre de modèles Teams prêts à l’emploi et nous prévoyons d’y ajouter de la valeur en proposant différentes améliorations et intégrations, parmi les suivantes :
- Permettre aux administrateurs de proposer des modèles spécifiques et pertinents aux utilisateurs en fonction de leur rôle, de leur objectif ou de leur division ;
- Faire des modèles un critère dans lequel les polices, les métadonnées et les contrôles sont appliqués par la gouvernance dans le cloud lors du processus d’importation automatique ;
- Permettre aux utilisateurs d’un service de demander, en libre-service, que l’une de leurs équipes existantes soit capturée comme modèle et mise à la disposition des utilisateurs concernés (réduisant ainsi les tensions administratives).
Ce ne sont que quelques exemples de la manière dont nous prévoyons de continuer à travailler main dans la main avec Microsoft pour proposer les outils de gouvernance dans Microsoft Teams les plus complets qui soient. Des questions ? N’hésitez pas à me faire part de vos suggestions dans un commentaire ci-dessous !
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