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Convaincre un haut responsable d’investir dans de nouveaux logiciels est une tâche souvent ardue mais qui sera récompensée si elle est bien exécutée. Chez AvePoint, j’ai eu la chance de participer au développement du modèle qui a permis de mettre notre environnement Microsoft Teams à disposition de l’ensemble de l’équipe commerciale nord-américaine. Le processus diffère un peu selon les cas mais il y a des principes communs à tous les cycles d’adoption de Microsoft Teams. Voici quelques conseils issus de mon expérience qui vous aideront à remporter l’adhésion de votre chef.

Première phase : 

Pour convaincre votre chef que Microsoft Teams améliorera la communication au sein de votre équipe, vous devez accepter d’endosser le rôle d’ambassadeur.

Vous plaiderez en faveur de l’adoption de Microsoft Teams auprès de votre chef mais en vanterez aussi les avantages auprès de votre équipe. Pour que cela soit efficace, vous devrez également assumer d’autres rôles :

  • Architecte :vous serez responsable de la structure du canal et de l’organisation des onglets.
  • Ingénieur de la migration :vous serez responsable de la coordination du contenu transféré sur l’environnement Teams.
  • Formateur permanent :vous découvrirez de nouvelles fonctions, encouragerez leur adoption en interne et formerez tous les membres de l’équipe de la même façon pour qu’ils comprennent tous la nouvelle technologie.

Évaluez votre processus de collaboration actuel

Votre équipe collabore-t-elle actuellement de manière efficace ? Quels types de systèmes utilisez-vous et sont-ils adaptés à tous ? Que vous utilisiez principalement les e-mails, Slack ou Yammer, il vous faut identifier toutes les problématiques devant être résolues.

Pour que votre chef accepte d’adopter Microsoft Teams, vous devez comprendre comment votre entreprise fonctionne et détecter les lacunes dans votre chaîne de communication. Passez en revue les principaux projets sur lesquels vous travaillez et qui nécessitent des outils de communication efficaces pour toutes les personnes impliquées. À quoi ressemblent ces flux de travail quotidiens ? Vos utilisateurs échangent-ils chaque jour d’innombrables e-mails pour discuter de documents spécifiques ou les réviser ?

Créez le « prototype idéal »

Ensuite, vous devrez mettre au point ce que j’appelle le « prototype idéal » en fonction de votre environnement de travail spécifique, conçu sur mesure pour répondre aux besoins de l’entreprise. Voici quelques conseils à prendre en compte pendant l’élaboration de ce prototype.

Pensez à l’avenir lorsque vous nommez vos équipes Teams. Vous pouvez par exemple donner à vos équipes Teams des noms de départements, de conférences majeures ou de succursales régionales. Il s’agit en fait de refléter ce sur quoi l’équipe va porter à long terme et non de penser uniquement à un projet certes important mais temporaire. Pour de plus amples détails sur ce sujet, lisez l’article précédent.

Créez des canaux basés sur des degrés d’intérêt stables. Le principe est le même que pour les conventions d’appellation des équipes : veillez à ce que chaque canal d’une équipe soit créé autour d’un sujet dont le degré d’intérêt restera le même.

Par exemple, si un canal est créé pour chaque bilan hebdomadaire d’un projet majeur, des dizaines de canaux obsolètes encombreront l’équipe au fil du temps. Au lieu de cela, vous pouvez créer un canal dédié à ce projet et y poster tous les bilans hebdomadaires sous forme de fils de discussion. Ces bilans comptent parmi les sujets qui engendrent une grande effervescence lorsqu’ils sont postés mais qui perdent en intérêt par la suite. Le projet en lui-même conservera en revanche un degré d’intérêt beaucoup plus stable au fil du temps.

Placez les données générales importantes dans des onglets. Documentation fondamentale, manuels de l’utilisateur, calendriers de projet… : veillez à ce que ces informations fréquemment utilisées ne soient pas enfouies au fin fond de l’onglet Fichiers. Si certains documents et applications disposent de leurs propres onglets, les membres d’une équipe Teams auront beaucoup moins de mal à s’y investir. En intégrant cela à votre prototype, le gain de temps apporté par cette solution sera immédiatement visible pour votre chef. Plus besoin d’aller fouiller dans les tréfonds de sa messagerie ou de passer ses canaux Slack au crible puisque tout est à portée de main.

Tenez compte du feed-back de votre équipe. Enfin, il est toujours judicieux de faire tester votre prototype par les membres de votre équipe au préalable. Cela vous permettra de régler certains problèmes, de recueillir des idées auxquelles vous n’aviez peut-être pas pensé vous-même et d’identifier d’autres ambassadeurs potentiels qui souhaitent autant que vous voir l’entreprise adopter Microsoft Teams. Il faut impérativement éviter de travailler seul, retranché dans une bulle.

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Planifiez une réunion pour présenter votre idée

Une fois que vous pensez avoir identifié précisément les besoins de votre entreprise et la manière dont vous allez gérer le déploiement, le moment est venu de planifier une réunion avec votre chef pour lui présenter votre idée. Puisque votre idée bouleversera l’ensemble du flux de travail de votre département, vous devrez vous préparer correctement à cette réunion. Ce que vous devez prévoir :

  1. Votre « prototype idéal »
  2. La liste des personnes à qui vous avez déjà présenté et fait tester le prototype
  3. L’ensemble du feedback recueilli lors de ces sessions de test et de discussion
  4. Une présentation détaillée du processus de communication actuel de votre département
  5. Une explication approfondie de la manière dont le prototype améliorera certains des problèmes rencontrés

Assurez un suivi après la réunion

À l’issue de votre présentation, votre chef peut réagir de trois manières différentes. S’il rejette l’idée en arguant que ce n’est pas le bon moment, ne prenez pas cela pour un refus définitif. Tentez de savoir s’il s’agit réellement d’une question de timing (votre entreprise se trouve-t-elle par exemple au beau milieu d’un projet majeur ?) et si tel est le cas, réessayez plus tard. Veillez à assurer un réel suivi s’il s’agit effectivement d’un problème de timing.

Si la réaction de votre chef découle plutôt d’une incertitude sur la manière dont l’entreprise pourrait passer sans risque à Microsoft Teams, c’est le moment d’aller faire des recherches sur Internet. Les inquiétudes courantes liées à la gouvernance et la gestion des contenus peuvent en effet être chassées par diverses solutions diverses.

Si le scénario idéal se produit et que votre chef vous donne le feu vert, vous pouvez passer à la prochaine phase du déploiement.

Deuxième phase :

Le moment est venu de peaufiner le concept. Cette deuxième phase consiste à rendre la transition aussi fluide que possible : il faut travailler avec les informaticiens pour connaître leur avis sur Microsoft Teams et savoir comment répondre au mieux à leurs besoins, mais aussi accompagner les personnes qui rencontrent des difficultés avec la nouvelle technologie.

Planifiez la transition

Après les travaux de planification et les ateliers supplémentaires requis, il faut établir un calendrier d’implémentation en accord avec votre chef et le service informatique. En tant qu’ambassadeur, vous devrez vous porter volontaire pour déterminer avec les informaticiens la meilleure méthode de transition.

L’entreprise se sert d’un modèle de distribution d’e-mails spécifique ? Un canal pourra éventuellement le remplacer. L’entreprise utilise des espaces de partage de fichiers ? Le service informatique pourra peut-être migrer ce contenu sur le site SharePoint en back-end pour un canal. Certains documents clés sont soumis à des autorisations ? Travaillez avec le service informatique pour garantir la conservation de ces autorisations lorsque le contenu sera migré vers Migration Teams. L’objectif est de limiter au maximum les interruptions du flux de travail.

Vantez les avantages de la transition

Le prochain défi consiste à convaincre le reste de l’entreprise du bien-fondé de ce changement. Pour cela, il vous faudra idéalement demander à votre chef de le proposer aux collaborateurs. Bien que vous ayez effectué le travail en amont, il est important que votre chef s’approprie l’idée et la présente comme si elle était sienne. Si la décision est prise par une figure d’autorité, elle aura plus de chances d’être adoptée à l’échelle de l’entreprise tout entière.

Formez les utilisateurs

Que cela soit avant, pendant ou après l’implémentation de Microsoft Teams, chacun des membres de l’entreprise devra y être formé. En tant qu’ambassadeur, vous serez responsable d’organiser ces formations. Mes suggestions :

  • Fournissez des informations générales sur Microsoft Teams
  • Dirigez les utilisateurs vers des articles de blog, webinaires et eBooksde sources fiables.
  • Organisez des démonstrations sur des environnements de test pour montrer comment utiliser les fils de conversation et les onglets, gérer les équipes etc.
  • Identifiez les utilisateurs qui semblent rencontrer le plus de difficultés et planifiez des séances individuelles pour les aider à surmonter leurs obstacles et appréhensions.

Souvenez-vous que vous avez le soutien de votre chef : faites bon usage de cette autorité et rappelez aux utilisateurs que l’adoption du logiciel contribuera à améliorer la collaboration au sein de l’entreprise.

Formation et assistance à long terme

Une fois que tout le monde est convaincu, que la transition a eu lieu et que les collaborateurs sont en train d’être formés, il ne reste plus qu’à organiser la formation et l’assistance continues. J’ai déjà évoqué la formation précédemment mais l’assistance est tout aussi importante. Les gens vont faire des erreurs, c’est inévitable. C’est la façon dont vous les gèrerez qui fera la différence entre un utilisateur confiant et quelqu’un qui se servira du logiciel à contrecœur.

Il est essentiel d’encourager ouvertement l’utilisation conforme. Même si une personne ne fait que répondre correctement sur un fil de discussion, félicitez-la publiquement. Il existe même des applications vous permettant de congratuler des utilisateurs dans Teams pour leurs actions.

Mais si vous constatez qu’une personne n’utilise pas Teams de manière tout à fait correcte, évitez de l’humilier devant tout le monde. Contactez-la plutôt par le biais du chat individuel et utilisez la fonction de copie de lien pour partager un lien vers le message qu’elle a posté de manière incorrecte en précisant la nature de l’erreur.

Il vous faudra effectuer ces efforts de coaching et d’assistance pendant une période de 6 à 12 mois, le temps que votre entreprise s’habitude à la nouvelle technologie. Mais même une fois ce laps de temps écoulé, Microsoft Teams continuera à évoluer et à intégrer de nouvelles fonctions. Si vous souhaitez vous tenir au courant des dernières nouveautés, je vous recommande vivement de suivre les experts et comptes officiels de Microsoft Teams suivants sur LinkedIn et Twitter. Des outils comme Microsoft Stream pourront même vous aider à communiquer des manuels et des mises à jour à l’échelle de l’entreprise tout entière !


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