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Il peut être difficile de savoir tout ce qui se passe dans votre environnement Office 365. Vous ne remarquerez peut-être même pas que certaines parties de votre environnement ne sont pas gérées correctement si vous ne savez pas ce que vous devez chercher.

Les clients dotés de règles de gouvernance trop laxistes sont souvent truffés de points faibles qu’il convient de combler le plus rapidement possible, mais comportent aussi des opportunités d’optimisation. Pour vous aider, voici huit signes révélant que les règles de gouvernance de votre système de collaboration sont trop faibles.

office 3651. Les utilisateurs ont du mal à trouver les informations

Si les données de votre client Office 365 ne sont pas correctement organisées, il est probable que les utilisateurs aient du mal à trouver les informations dont ils ont besoin. En effet, ils sont contraints de faire le tri parmi des contenus et des espaces collaboratifs nommés aléatoirement et sans distinction suffisante.

2. Des tickets d’assistance informatique, e-mails aux diverses personnes impliquées et questions ralentissent la production

Les utilisateurs ont naturellement tendance à rechercher les applications et les espaces de collaboration adaptés à la réalisation de leurs tâches et ils essaieront généralement de contourner les problèmes au moyen d’alternatives si le processus est trop lent. Cela conduit à la création de contenus ne correspondant pas à la stratégie de l’entreprise.

3. Les processus varient d’un service à l’autre 

S’il n’y pas d’homogénéité au sein de l’entreprise, cela fera perdre du temps aux équipes chargées de la sécurité informatique et aux utilisateurs, car ils devront réexpliquer les processus et les contenus lors de chaque audit ou de prises de mesures de réduction des risques.

4. La formation est hétérogène

Le service informatique ne peut pas mettre en place de formations uniformes en raison de la diversité des pratiques au sein de votre entreprise.

5. On constate l’apparition de « shadow IT »

L’équipe de sécurité ou le service juridique pourrait commencer à se rendre compte que les outils disponibles afin d’atténuer les risques ne sont peut-être pas suffisants ou correctement implémentés, ce qui force l’entreprise à initier un projet d’audit de sécurité approfondi et de restructuration du contenu représentant un fardeau considérable pour l’ensemble de l’entreprise.

6. Les processus sont ad hoc et informels

Les utilisateurs et diverses personnes impliquées feront de leur mieux pour trouver des moyens de travailler mais il est possible que leurs processus soient inefficaces et non conformes aux règles de l’entreprise.

7. Le service informatique doit intervenir en permanence

Un client Office 365 doté de règles de gouvernance trop faibles peut forcer l’équipe informatique à réaliser en permanence des actions correctives et des mesures de « dépannage ». De plus, la communication avec les utilisateurs est toujours très chronophage.

8. L’adoption est lente

Enfin, la lenteur de l’adoption d’Office 365 pourrait être due au fait que votre équipe n’est pas capable d’identifier si et en quoi les systèmes sont avantageux pour les utilisateurs. Comme ils ne savent pas comment collaborer plus efficacement, les utilisateurs pourraient ne pas se rendre compte que les systèmes leur simplifient les choses ou leur permettent d’être plus efficaces avec le nouveau logiciel.

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