Wer in Erwägung zieht, auf die neueste Version von SharePoint zu migrieren, darf drei Bereiche nicht außer Acht lassen. Wir machen uns in diesem Artikel zum einen Gedanken darüber, ob es besser ist, bei einer On-Premises-Lösung zu bleiben, ob ein Wechsel in die Cloud angesagt ist oder eine hybride Variante nicht vielleicht doch die beste Wahl ist. Zum anderen werden wir uns mit einigen wichtigen Funktionen der On-Premises-Lösung von SharePoint 2019 beschäftigen und einige der Schlüsselfaktoren unter die Lupe nehmen, die bei Überlegungen zum nächsten Schritt in die richtige Richtung nicht fehlen dürfen. Los geht‘s!

Die Qual der Wahl: „on premises“ bleiben oder in die Cloud wechseln?

Es mag nur ein schwacher Trost sein, aber die Frage, ob es besser ist, weiterhin mit einer On-Premises-Lösung zu arbeiten, oder ein Wechsel in die Cloud oder zu einer hybriden Variante besser wäre, beschäftigt viele Benutzer. Nun ist es ja so: Wenn man sich an eine Oberfläche und Menüführung gewohnt hat, heißt man Veränderungen nicht unbedingt willkommen. Daher ist es gut, dass bei den Neuerungen von SharePoint On-Premises zu großen Teilen Wert auf den Erhalt der ursprünglichen Benutzererfahrung gelegt wurde. Abwärtskompatibilität ist hier also gegeben und wer neuen Ansichten schon bange entgegengesehen hat, kann sich entspannen!

Als Nächstes fallen bei der neuen SharePoint-Version Veränderungen bei der Administration ins Auge. Am bemerkenswertesten ist, dass die Plattform jetzt eine Reihe verschiedener Tools bietet, die das Leben des Administrators leichter machen.

Sie ziehen einen Wechsel in die Cloud in Betracht? Dann sollten Sie wissen, dass die Sicherheit mit jedem neuen Update steigen wird. On-Premises-Anwender müssen sich ein bisschen mehr Mühe geben, um mit entsprechenden Verbesserungen Schritt zu halten.

In der Übersicht oben sind auf der linken Seite die veralteten Funktionen aufgeführt, auf die das Unternehmen zukünftig keine Mühen mehr verwenden wird. Rechts stehen die Funktionen, die komplett entfernt wurden. Bei Überlegungen dazu, welche Prioritäten in Ihrer Organisation bestehen, sollten diese Informationen unbedingt berücksichtigt werden!

Was bringt die On-Premises-Lösung von SharePoint 2019 Neues?

Was bei SharePoint 2019 in puncto Ähnlichkeit mit Office 365 zuerst auffällt, ist die Funktionalität zur Website-Erstellung. Deren Look ist nun fast identisch. Die neue Version hat eine moderne Oberfläche für die Website-Erstellung, sodass die Benutzer über das Waffle-Menü zur SharePoint-Anwendung navigieren und über die GUI selbst eine Website erstellen können. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, sich durch eine Unmenge an Links durch die Einstellungen zu klicken und auch der Aufwand für Administratoren dürfte beträchtlich reduziert werden.

Auch bei den modernen Teamwebsites gibt es Neuerungen. „Modern“ bedeutet hier, dass diese Websites anders programmiert sind als ihre Vorgänger. Vieles ist gleich geblieben, doch die Menge an Code wurde insgesamt stark reduziert. Die Infrastruktur ist die gleiche wie bei Office 365. Das neue Format ist allerdings tatsächlich mit Vorteilen verbunden und benutzerfreundlicher als das älterer Versionen. (Ein Beispiel sind die Websites in der Version von 2013.)

In den modernen Bibliotheken werden Daten und Informationen in Listen und Bibliotheken organisiert und gespeichert. Dank der Oberflächenfunktionen ist es für die Benutzer jetzt sehr viel einfacher, in den Bibliotheken zuvor nur schwer auffindbare Informationen zu finden. Zudem stehen in den Bibliotheken nun moderne Bereiche mit Schiebereglern zur Verfügung, die das Arbeiten angenehmer machen.

Es gibt noch andere Dinge, die ich an den modernen Bibliotheken mag, z. B. dass es möglich ist, in eine Kachelansicht zu wechseln oder Dokumente und Bilder aus den Bibliotheken in einer Vorschau anzeigen zu lassen. Dadurch wurde die Benutzerfreundlichkeit im Vergleich zur alten Oberfläche von SharePoint stark verbessert. Jetzt steht eine Dropdown-Option zur Verfügung, auf die schnell zugegriffen werden kann. Diese „Updates“ der modernen Bibliotheken haben zu einem größeren Umfang an modernen Funktionen geführt. Unter anderem ist es jetzt möglich, Dokumente und Informationen mit nur einem Klick zu verschieben.

Auch moderne Seiten sind in SharePoint 2019 zu finden. Dank dieser Seiten, die im Grunde alle voreingerichteten Bereiche nutzen, ist es nun einfacher, verschiedenen Webparts Text hinzuzufügen und über die Webparts des SharePoint-Frameworks eigene Informationen einzugeben. Das macht alles einfacher!

Eine meiner Lieblingsneuheiten ist der OneDrive Sync Client. Es scheint Ewigkeiten her zu sein, dass wir uns alle gefragt haben, ob wir den OneDrive Sync Client oder den SkyDrive Sync Client verwenden sollten. Jetzt ist die Zeit des „Next Generation Sync Client“ angebrochen, der über On-Premises-Lösungen, die Cloud, OneDrive und SharePoint hinweg eingesetzt werden kann. Dass er für alle Dokumentbibliotheken in SharePoint genutzt werden kann und Ihre Daten „on premises“ sein können, wenn der OneDrive Sync Client bereits mit Ihrem OneDrive verbunden ist, kann allerdings für Verwirrung sorgen.

SharePoint nähert sich mit dieser neuen modernen Benutzererfahrung mit großen Schritten den Branchenstandards, die für den Look einer Weboberfläche inzwischen gelten. Dass diese Erfahrung nun auch auf der On-Premises-Plattform möglich ist und Funktionen bereitstehen, von denen wir in Office 365 schon seit einer Weile profitieren, macht unsereins glücklich.

Auch bei den Kommunikationswebsites gibt es Neuerungen. Hier kommen alle anderen Funktionen zusammen. Auf diesen Websites werden Daten zur Verfügung gestellt, die der Information der Benutzer dienen. Eine Kommunikationswebsite bietet sich z. B. für HR-Zwecke an.

Die OOTB-Phone-App für SharePoint funktioniert sehr viel besser als alles, was ihr vorausging, insbesondere mit Blick auf die modernen Websites und das neue Mobile-App-Design. Ihre Handhabung und die Oberflächenbedienung gestalten sich jetzt viel einfacher.

SharePoint 2013 und 2016 boten bereits eine Menge an Funktionen für die Konnektivität und den Aufbau einer hybriden Umgebung. SharePoint 2019 geht hier noch einen großen Schritt weiter. Die Lösung bietet nicht einfach ein paar Funktionen, die den Aufbau eines Hybridmodells ermöglichen, sondern drängt den Benutzer fast schon dazu.

Teilweise liegt das wahrscheinlich daran, dass Microsoft die Cloud-Nutzung stark vorantreibt. Fest steht auf jeden Fall, dass SharePoint 2019 allen, die, aus welchen Gründen auch immer, langfristig mit einer Hybridumgebung arbeiten möchten, das Leben leichter macht.

So viele Entscheidungen …

Bei der Migration von einer älteren auf eine neuere SharePoint-Version sind verschiedenste Faktoren zu berücksichtigen. Unter anderem können die folgenden Fragen auftauchen:

  • Wie groß ist die Infrastruktur und in welchem Zustand befindet sie sich?
  • Wie sieht es aus der Perspektive des Benutzers mit dem Look & Feel aus?
  • Welche Compliance-Hürden und -Risiken bestehen?
  • Wie gestalten sich die Authentifizierung und die Autorisierung in der Umgebung?
  • Wie stark ist das Netzwerk?

Bei Migrationen gibt es vieles zu bedenken. Wir stehen Ihnen mit Hybrid- und Cloud-Migrationsdiensten zur Seite, wenn Sie den Umfang eines Migrationsprojekts für Ihre Organisation bewerten lassen möchten.


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