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Best Practices für die Verwaltung Ihrer SharePoint-Sites

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Was ist neu in SharePoint? In unserem Artikel „3 neue SharePoint-Updates und -Funktionen“ erfahren Sie es!


Ohne jeden Zweifel hat die Pandemie zahlreiche Organisationen dazu gezwungen, ihre Angestellten aus ihrer gewohnten Arbeitsumgebung ins Homeoffice zu versetzen. Dieses neue Setup mag für einige neu sein und kann dazu führen, dass es für Teams schwierig ist, aus der Ferne reibungslos zusammenzuarbeiten. Es stellt sich also die Frage: Wie kann ein Team, das sich an dieses Umfeld anpasst, immer noch motiviert werden, sich mitten in dieser Einschränkung zu bewegen?

Hier erweist sich SharePoint Online für jede Organisation als großartige Lösung für die Zusammenarbeit. Microsoft beschreibt es als „[einen cloudbasierten] Service für Unternehmen aller Größen. Anstatt SharePoint Server vor Ort zu installieren und bereitzustellen, kann jedes Unternehmen einen Microsoft 365-Plan oder den eigenständigen SharePoint Online-Service abonnieren. Mitarbeiter können Sites erstellen, um Dokumente und Informationen mit Kollegen, Partnern und Kunden zu teilen.“

Aber wie funktioniert SharePoint?

In SharePoint Online können Nutzer Sites erstellen, auf denen alle Teammitglieder zusammenarbeiten können. Es kann sich dabei um eine Site handeln, auf der Dokumente gespeichert werden, die nur für bestimmten Nutzern zugänglich sind, oder auch eine Plattform, die alle über aktuelle Entwicklungen auf dem Laufenden hält. Man kann zwei Arten von Sites erstellen: Team– und Kommunikationssites.

Eine der Hauptkomponenten von SharePoint sind die Site Collections. Diese bestehen im Wesentlichen aus einer Top-Level-Site und allen darunter liegenden Sites. Die Verwaltung all dieser Sites in einer großen Organisation mag wie eine echte Mammutaufgabe erscheinen. Doch dieser Beitrag wird Ihnen dabei helfen, Site Collections und die Best Practices zu ihrer Verwaltung besser zu verstehen. Da SharePoint Online in Microsoft 365 integriert ist, können globale Administratoren den Nutzern eine SharePoint-Admin-Rolle zuweisen, die ihnen gestattet, auf das SharePoint Admin Center zuzugreifen, wo Sie Ihre bestehenden Sites verwalten können.

Was können Sie als SharePoint-Administrator tun?

Im Admin Center können Sie Sites erstellen und löschen, Site-Berechtigungen und Admins verwalten, Site-Adressen und Speicherlimits festlegen und vieles mehr.

Sites erstellen

Um eine Site zu erstellen, rufen Sie zunächst „Aktive Sites“ und dann die Option „Erstellen“ im SharePoint Admin Center auf:

Wählen Sie „Team-Site“ (um eine mit einer Microsoft 365-Gruppe verbundene Team-Site zu erstellen), „Kommunikations-Site“ oder „Weitere Optionen“ (um eine neue Team-Site ohne eine Microsoft 365-Gruppe oder eine klassische Site zu erstellen) und folgen Sie dann den nachstehenden Schritten, um die Erstellung der Site abzuschließen.

Screenshot von Microsoft

Sites löschen

Als SharePoint-Administrator können Sie neben der Erstellung der Site auch die vorhandenen Sites in Ihrer Organisation löschen. Wenn Sie eine Site löschen, werden alle Inhalte gelöscht, einschließlich

  • Dokumentbibliotheken und Dateien
  • Listen und Listendaten
  • Site-Einstellungen und Verlauf
  • Alle Unter-Sites und deren Inhalte.

Die Besitzer der Site sollten vor dem Löschen informiert werden, damit sie wichtige Daten verschieben können. Gehen Sie dazu in das SharePoint Admin Center und rufen „Aktive Sites“ auf. Wählen Sie die gewünschte Site aus und klicken Sie auf das Symbol „Löschen“.

Screenshot von Microsoft

Site-Admins verwalten

Globale und SharePoint-Administratoren können u. a. Site-Admins hinzufügen und entfernen. Über das Admin Center können Sie die Besitzer der über die Team- und Kommunikationssite-Vorlagen erstellten Sites ändern. Gehen Sie dazu im Admin-Center auf „Aktive Sites“ und melden Sie sich als SharePoint-Admin an. Wählen Sie dann eine Site aus der Liste aus und klicken Sie anschließend auf „Berechtigungen“. Dort können Sie Site-Besitzer entweder hinzufügen oder entfernen.

Screenshot von Microsoft

Dies ist nur ein kleiner Ausschnitt dessen, was SharePoint-Administratoren für die Verwaltung der Organisation tun können. Da für diese Funktionen und Services keine Möglichkeit der Automatisierung besteht, die Nutzer verwenden können, ist es für Administratoren sehr aufwendig, mehrere Sites zu erstellen oder zu verwalten, wenn Nutzer Bedarf anmelden. Was können Sie also tun, um die Verwaltung dieser Sites zu vereinfachen?

Bei der Verwaltung der SharePoint-Sites Ihrer Organisation kann AvePoints Cloud Governance eine große Hilfe sein. Die Lösung schafft Abhilfe für den Bedarf, Microsoft 365 als Service zu verwenden, indem sie die Anfragen konfigurierbarer Services für Nutzer automatisiert. Dazu gehören Dinge wie Content Management, Lifecycle Management, Berechtigungsmanagement und Provisioning.

Wie kann Cloud Governance Ihre Organisation bei der Verwaltung ihrer SharePoint-Sites unterstützen?

Dieses Tool bietet ein Portal sowohl für den Administrator als auch für Geschäftsanwender. Es bietet Self-Service für die Site-Bereitstellung und Verwaltungslösungen, kombiniert mit automatisierten Genehmigungsprozessen für SharePoint-Sites oder Site Collections. Werfen wir nun anhand eines Anwendungsfalls einen genaueren Blick darauf, wie Cloud Governance zur Verwaltung des SharePoints Ihrer Organisation beiträgt. Von der Erstellung eines Services, der den Nutzern ermöglicht, die Erstellung einer Site Collection zu beantragen, bis hin zur Verwaltung der Erneuerung dieser Seiten.

Szenario: Tony erhält jeden Tag E-Mail-Requests zur Erstellung von Site Collections. Jeder Requester stellt bezüglich der Einstellungen und Berechtigungen der Site Collection andere Anforderungen, und einige Bereitstellungs-Requests entsprechen möglicherweise nicht den Richtlinien im gesamten Unternehmen.

Problem: Tony muss jeden E-Mail-Request auf Zulässigkeit überprüfen und gelegentlich sogar den Manager des Requesters kontaktieren, um eine Bestätigung zu erhalten. Nachdem die Bereitstellung bestätigt wurde, muss Tony manuell Site Collections in Microsoft 365 erstellen, ihre Einstellungen und Berechtigungen konfigurieren und dann per E-Mail den Requestern antworten. All das kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen.

Hier könnte Cloud Governance von AvePoint ein großartiges Tool sein, das den SharePoint-Administrator bei der Verwaltung der Site-Erstellungs-Requests unterstützt.

Lösung: Tony kann in Cloud Governance einen Service und eine Richtlinie für die Erstellung von Site Collections erstellen, den die Nutzer dann verwenden können. In diesem Service können die Nutzer einen Request zum Erstellen einer Site Collection gemäß ihren Anforderungen einreichen. Dieser Request wird anschließend von den für den Genehmigungsprozess verantwortlichen Personen genehmigt.

Administratoren müssen daher nicht länger jeden einzelnen Erstellungs-Requeste überprüfen und die Sites anschließend manuell in SharePoint erstellen. Stattdessen wird der Prozess dank dieser Governance-Lösung erheblich erleichtert und der Zeitaufwand für die Verwaltung von SharePoint drastisch reduziert.


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