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Ob Ihre Kunden nun eine moderne Lösung wie den Umzug von On-Premises- zu Cloud-Lösungen nutzen oder einfach von einer anderen Kollaborationsplattform wie Google Workspace zu Microsoft 365 wechseln möchten: Die Migration zu einem neuen System kann eine große Herausforderung bedeuten.
Während eine Migration zahlreiche Vorteile wie bessere Zugänglichkeit oder Produktivität mit sich bringen kann, ist sie auch mit Risiken verbunden, die die Geschäftskontinuität Ihrer Kunden bedrohen könnten. Das ist genau der Grund, aus dem Ihre Kunden Sie als Managed-Services-Anbieter um Hilfe bitten. Sie vertrauen darauf, dass Sie Störungen auf ein Minimum reduzieren und garantieren, dass keine wichtigen Daten verloren gehen, gelöscht oder beschädigt werden.
Mit den folgenden Tipps für die Vorbereitung einer Migration der Inhalte Ihrer Kunden sorgen Sie für reibungslose Abläufe und gewährleisten eine erfolgreiche Migration.
1. Machen Sie sich ein genaues Bild von den Inhalten Ihrer Kunden
Bevor Sie mit der Planung der Migration für Ihre Kunden beginnen, müssen Sie sich zunächst ein Bild davon machen, welche Art Inhalte sie haben, wer innerhalb der Organisation ihr Tenant ist, wie sie strukturiert sind und wie wichtig sie sind. Das ist aus verschiedenen Gründen entscheidend. Unter anderem verkürzen Sie so die Migrationszeit Ihrer Kunden, indem Sie redundante, obsolete und triviale Daten, sogenannte ROT-Daten, entfernen, Vorarbeit zur Erstellung eines Governance-Plans zur Strukturierung der Daten Ihrer Kunden und der Sicherung sensibler Inhalte leisten und Inhaltsbereichen, die mehr Aufmerksamkeit brauchen, Prioritäten einräumen.
Sie können einen Plan erstellen, der Ihnen und den von Ihnen unterstützten Organisationen viel Zeit sparen wird, wenn Sie sich ein Bild von den folgenden Punkten machen:
- Persönliche Anpassungen, die möglicherweise neu angelegt werden müssen
- Funktionen, die durch neue ersetzt werden können
- Inhalt mit Stakeholdern, die möglicherweise stärker ins Projekt eingebunden werden müssen
- Daten, die in ihrer aktuellen Struktur und Form verschoben werden können
- E-Mail-Postfächer, die nicht migriert werden müssen und stattdessen archiviert werden
Auf diese Weise können Sie einen ersten Beitrag zum langfristigen Erfolg Ihrer Kunden leisten und für eine bessere Akzeptanz durch deren Nutzer sorgen, wenn sie anfangen, diese Technologien zu verwenden.
2. Ermitteln Sie die richtigen Strukturen und Workflows für die neue Umgebung
Sobald Sie ermittelt haben, welche Arten von Inhalten und Strukturen Sie verschieben müssen, müssen Sie die gesammelten Informationen aufgliedern. Anschließend sprechen Sie mit Stakeholdern im Unternehmen, um einen Eindruck davon zu gewinnen, was ihnen in puncto Sicherheit wichtig ist, welche Funktionen sie gegebenenfalls benötigen, um die Daten am Zielort zu nutzen und in welcher Beziehung die Inhalte zu den täglichen Aufgaben der Nutzer stehen.
Konzentrieren Sie sich beim Sammeln der Informationen auf das Endnutzererlebnis und die Auswirkungen der neuen Struktur auf die Implementierung. Dies schließt die Feststellung ein, welche Workflows mit Daten interagieren, wie diese Daten gespeichert und gesichert werden und wie ihre Archivierung oder Löschung abläuft, wenn sie nicht länger benötigt werden.
Zwingen Sie Endnutzer nicht dazu, mehr als zwei oder drei Metadatenpunkte zu jedem Dokument hinzuzufügen und versuchen Sie, so viele Teile des Prozesses zu automatisieren wie möglich.
Behalten Sie bei Ihrer Planung im Hinterkopf, dass Ihnen unter Umständen Drittanbietertools wie AvePoint Cloud Governance oder Elements for Partners zur Verfügung stehen, die Ihnen dabei helfen können, die Anforderungen Ihres Kunden in die Tat umzusetzen.
3. Nehmen Sie sich Zeit zur Vorbereitung der Zielumgebung Ihres Kunden
Es ist äußerst wichtig, dass Sie sich die Zeit dafür nehmen, die Zielumgebung für den Kunden vorzubereiten. Dafür zu sorgen, dass die Endnutzer den Übergang sowie die Datenstrukturen, Workflows und sonstigen Funktionen positiv erleben, wird große Auswirkungen auf die Fähigkeit Ihres Kunden haben, seine Arbeit zu erledigen. Auch der Grad und Erfolg der Nutzerakzeptanz nach Abschluss der Migration wird maßgeblich davon beeinflusst.
Als die Menschen anfingen, Autos zu fahren, brauchte es etwas Zeit, bis deren Wert sich klar offenbarte, da es zu Problemen kam; sie blieben ständig im Schlamm stecken oder gingen kaputt. Zunächst musste sich die Qualität der Straßen verbessern und es waren eine vernünftige Planung und Umsetzung sowie solide Entwürfe erforderlich, um die Akzeptanz für diese neue Methode der Fortbewegung zu schaffen und die Leute dazu zu bringen, nicht länger spottend „Kauf dir ein Pferd!“ zu rufen. In diesem Schritt haben Sie die Möglichkeit, Ihre eigenen „Straßen“ zu entwerfen und zu bauen. Je mehr Sie im richtigen Maßstab planen und bauen, desto besser wird die Nutzerakzeptanz!
Wenn Sie die Inhalte Ihrer Kunden vor der Migration klassifizieren und die Governance-Tools einsetzen, die Microsoft 365 bietet, werden Ihre Daten sicher verwaltet, Informationen angemessen geschützt und Sie können von Anfang an das Risiko reduzieren.
Ein positives Nutzererlebnis bedeutet höhere Produktivität. Einigen von uns mag es schwerfallen, das zu glauben, aber es gibt Beispiele aus dem echten Leben für Organisationen, die damit prahlen, wie klasse sie ihre Systeme finden und wie sehr sie ihre IT-Managed-Services-Anbieter schätzen.
4. Vergessen Sie nicht, mit Ihrem Kunden zu kommunizieren
Wenn Ihre Kunden nicht genau über den Prozess, die damit verbundenen Schritte oder deren Begründung Bescheid wissen, werden sie Ihnen nicht das nötige Vertrauen entgegenbringen, damit Sie alles tun können, was für eine erfolgreiche Migration erforderlich ist.
Die Stakeholder Ihrer Kunden über die Migrationsparameter zu informieren, kann allerdings ein schwieriger Prozess werden. Holen Sie sich Unterstützung, wenn es darum geht, zu begründen, welche Inhalte verschoben und verworfen werden sollen, und finden Sie heraus, wie sich der Übergang kurzfristig auf die Produktivität auswirken wird.
Gegebenenfalls sind weitere Schritte nötig, um Lösungen für die Business Cases der Endnutzer zu finden und möglicherweise sind kontextbezogene Schulungen zu den neuen Prozessen angebracht.
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