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Es ist Ihnen endlich gelungen, Ihr Unternehmen von Microsoft Teams zu überzeugen und Sie haben Ihre Benutzer auf die neue Plattform migriert. Nun fragen Sie sich, was der nächste Schritt ist: Machen Sie aus Ihren Benutzern eine reibungslos funktionierende Teams-Maschine! Um eventuellem Frust vorzubeugen und Ihren Benutzern einen erfolgreichen Einstieg zu ermöglichen, verraten wir Ihnen heute sechs Microsoft Teams Tipps, die jeder Admin oder Power-User kennen sollte.
Akzeptieren Sie, dass Sie ein Champion sein werden
Als Hauptansprechpartner für Informationen und Fragen zu Microsoft Teams zu fungieren, kann recht einschüchternd wirken. Allerdings sollten Sie sich unbedingt daran gewöhnen, diese Rolle auszufüllen. Zu Ihren Aufgaben wird nicht unbedingt die Beantwortung IT-bezogener Fragen wie „Teams lädt nicht, was tue ich jetzt?“ gehören; die Fragen werden eher lauten: „Wie kann ich dieses oder jenes in einem Team oder Kanal machen?“ Es liegt ganz bei Ihnen, Ihre persönliche Grenze zu definieren, um zu verhindern, dass Sie mit technischen Fragen überflutet werden.
Seien Sie geduldig
Seien Sie darauf gefasst, sich ständig wiederholen zu müssen, solange sich Ihre Benutzer noch an die Plattform gewöhnen. Es wird vorkommen, dass nicht korrekt auf Threads geantwortet wird, dass Unterhaltungen im allgemeinen Kanal geführt werden, obwohl es entsprechende Unterkanäle gibt, dass Dinge am falschen Ort eingestellt werden und so weiter. Trotz allem, was falsch laufen kann, lohnt es sich nie, Leute öffentlich zu kritisieren oder ihnen ein schlechtes Gewissen dafür zu machen, dass sie noch nicht wissen, wie man mit Microsoft Teams umgeht.
Selbst wenn es eher spaßig gesagt wird: es ist immer besser, Ihre Benutzer stattdessen zu ermutigen. Wenn jemand öffentlich angeprangert wird, verlieren die anderen Benutzer vielleicht den Willen, sich mit der Plattform auseinanderzusetzen, da sie nicht in eine vergleichbare Situation geraten möchten. Achten Sie deshalb darauf, stets geduldig, ermutigend und positiv zu bleiben, wenn Sie den Benutzern in Ihrem Unternehmen helfen.
Verwalten Sie Inhalte
Wenn Ihnen auffällt, dass jemand etwas an der falschen Stelle postet, dann nutzen Sie die Funktion „Link kopieren“ in Teams, um einen Link zum Gesagten zu setzen und in den richtigen Kanal einzufügen. Schicken Sie dem Benutzer anschließend eine Nachricht, in der Sie auf die Verschiebung hinweisen und lassen Sie die Unterhaltung im korrekten Kanal weiterlaufen. Auf diese Weise erhalten Ihre Benutzer nicht nur eine Rückmeldung, sondern ihnen bleibt auch die mit einer Korrektur verbundene Mühe erspart.
Auch wenn jemand außerhalb eines Threads antwortet, sollten Sie einfach den Link zu dem neu erstellten Thread kopieren und beispielsweise schreiben: „Hallo X, wie ich sehe, hast du geantwortet. Führen wir die Unterhaltung doch an dieser Stelle weiter“, um anschließend einen Link zum ursprünglichen Thread einzufügen.
Handeln Sie proaktiv
In einer Remote-Umgebung mag dieser Punkt etwas schwieriger zu realisieren sein, doch das Erste, was ich getan habe, um Teams einen erfolgreichen Start zu verschaffen, war, herumzufragen, ob jemand Hilfe braucht. Wenn es neue Funktionen gibt, die gerade erst herausgekommen sind oder wenn es Dinge gibt, mit denen die Benutzer Schwierigkeiten haben, bieten Sie ihnen an, es zu erläutern. Das können Sie gelegentlich tun, wenn Sie gerade zwischen zwei anderen Aufgaben ein wenig Luft haben.
Außerdem können Sie sich auf diese Weise regelmäßig einen Eindruck davon verschaffen, wie Ihr Team Microsoft Teams verwendet. Sollte Ihnen auffallen, dass sich schlechte Angewohnheiten ausbreiten, führen Sie Ihre Benutzer proaktiv wieder auf den richtigen Weg zurück. Einer der Vorteile von Teams besteht darin, dass Unterhaltungen aufgeteilt werden können, damit man sich auf das Wesentliche konzentrieren kann. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, alle „Nebenschauplätze“ der in Ihrer Umgebung ablaufenden Unterhaltungen zusammenzufassen und zu präsentieren.
Veranstalten Sie Gruppenschulungen
Es ist ganz gleich, ob es sich um ein Lunch-and-Learn, ein wöchentliches Stand-up-Meeting oder eine regelmäßige „Tipps und Tricks“-Sitzung handelt. Wichtig ist, dass ein Erfahrungsaustausch über Microsoft Teams in einer Gruppe stattfindet. Finden Sie heraus, wie Ihre Benutzer damit umgehen, welche Erfahrungen sie bisher gemacht haben, wie sie Teams inzwischen verwenden und so weiter.
Es kommt selten vor, dass nur eine Person den Königsweg für die Verwendung von Teams für einen ganzen Standort oder eine Abteilung findet. Vielmehr erfordert es Teamwork, um anhand der gesammelten Eindrücke aller Benutzer Veränderungen zu bewirken, umzusetzen und daran zu wachsen. Nach meiner Erfahrung ist eine der besten Möglichkeiten zur Steigerung der Benutzerakzeptanz die Rückmeldung aus Brainstorming-Gruppensitzungen und die anschließende Umsetzung vorgeschlagener Änderungen zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
Dies verbessert nicht nur die Akzeptanz, es schafft zugleich ein Gefühl der Eigenverantwortung bei Ihren Benutzern und zeigt deutlich, dass sie Einfluss darauf haben, wie diese Lösung eingeführt wird. Selbst regelmäßige Umfragen können eine effektive Methode zur Einholung solcher Rückmeldungen sein, falls es zu schwierig ist, alle Benutzer an einem Ort zu versammeln.
Bringen Sie sich weiter ein, während sich Ihr Unternehmen wandelt
Hören Sie auch dann nicht auf, sich einzubringen, wenn die Gruppe etwas Neues tun möchte. Wenn neue Mitarbeiter zu Ihrer Organisation stoßen, sollten Sie Ihr Möglichstes tun, um festzustellen, wie diese in das Teams-Ökosystem eingebunden werden können und wie Sie unkontrollierte Ausbreitung verhindern, wenn Sie mehrere Kollaborations-Apps verwenden. Sollten Mitarbeiter andere Apps verwenden, erarbeiten Sie gemeinsam mit ihnen einen Plan, um festzustellen, was erforderlich wäre, um sie zu Teams zu migrieren, welches als zentrale Kollaborationsplattform fungiert. Je reibungsloser Sie die Kollaborationslösungen für Ihre Benutzer gestalten, desto besser werden Akzeptanz und Umgangspraxis für sie sein und desto effizienter wird Ihre Organisation werden.
Es ist unglaublich, was sich für ein Gemeinschaftsgefühl daraus ergibt, wenn alle am gleichen Ort zusammenarbeiten und zentrale Chat- und Suchfunktionen nutzen können. Nichtsdestotrotz kann es Monate dauern, um echte Benutzerakzeptanz zu erreichen und alle Benutzer fit zu machen; es ist ein fortlaufender Prozess.
Extra-Idee!
Sollte ein Standort oder eine Abteilung noch mit der Einführung von Teams beschäftigt sein, richten Sie einen speziellen Kanal für Fragen und Antworten sowie Neuigkeiten zu Teams ein. Bei AvePoint nennen wir das den „Knowledge Channel“. Er dient als zentrale Anlaufstelle für alle, die spontan Fragen stellen und Dinge weitergeben möchten, aus denen sie noch nicht schlau werden. Auf diese Weise können Sie dafür sorgen, dass sich das Wissen autonom und unabhängig verbreitet, ohne dass Sie zum Fokuspunkt für die entsprechenden Inhalte werden.
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