Mittwoch, April 17, 2024
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Microsoft Teams: So werden Sie ein Super-User

Sie möchten Microsoft Teams optimal in Ihrem Unternehmen einsetzen? Beachten Sie dabei auch das Feature Private Kanäle. In unserem kostenlosen Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen.


Microsoft Teams hat die Zusammenarbeit auf ein neues Level gehoben. Sie und Ihr Unternehmen können mit den von Microsoft Teams (Teams) bereitgestellten Tools eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen schaffen. Seien Sie die Person in Ihrem Unternehmen, die Veränderungen schafft. Teams ist für viele zunächst einfach eine Chatplattform, die auch für neue Benutzer leicht zu verwenden ist, aber die Fähigkeit von Teams, mehrere Systeme in einer Plattform zu vereinen, bietet Vorteile, die weit darüber hinausgehen.

Sich als Teams-Super-User in Ihrer Organisation zu etablieren, ist ein kontinuierlicher Prozess der Realisierung und Ausschöpfung des Ihnen zur Verfügung stehenden Kollaborationspotenzials. Es gibt viele Features und wichtige Aspekte, die Sie bei der Einführung und Nutzung von Teams in Ihrem Unternehmen berücksichtigen sollten. Im Folgenden haben wir eine paar wichtige Features und Strategien aufgeführt, die Sie sich auf jeden Fall ansehen sollten.vector superheroes team silhouette vector id535889591

 

Der Endbenutzer als Power-User

Der erste Schritt auf Ihrem Weg, als Endbenutzer Teams zu meistern, besteht darin ein Power-User zu werden. Sie beginnen einfach mit der grundlegenden Einführung in Teams. Wenn Sie die Grundlagen von Teams verstanden haben, einschließlich dem Senden einfacher Nachrichten, können Sie sich auf zusätzliche wichtige Features wie die Kontrolle von Benachrichtigungen, das Senden von E-Mails an Kanäle und das Aufzeichnen von Besprechungen konzentrieren.

Mit Benachrichtigungen immer auf dem Laufenden bleiben

Durch den Beitritt in weitere Teams können Sie an immer mehr Unterhaltungen teilnehmen, wodurch Sie auch immer mehr Kanäle beobachten können. Das Benachrichtigungssystem von Teams hält Sie immer auf dem Laufenden über wichtige Threads, insbesondere über die, in denen Sie aktiv sind. Benachrichtigungen lassen Sie wissen, wann Ihre Aufmerksamkeit wirklich erforderlich ist.

Diese Benachrichtigungen können als Banner auf Ihrem Desktop angezeigt werden, in E-Mails, in Ihrem Aktivitäten-Feed oder als Nachrichten auf Ihrem Smartphone, es sind sogar akustische Benachrichtigungen möglich. Wenn Sie bestimmten Kanälen folgen, stehen Ihnen weitere Optionen zur Feinjustierung Ihrer Präferenzen zur Verfügung.

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Sie können die Menge an Gesprächen in Teams steuern, indem Sie die Teams-Benachrichtigungen entsprechend einstellen und Anpassungen vornehmen, bis Sie die richtige Balance für sich gefunden haben. Hier können Sie mehr dazu erfahren.

Senden Sie E-Mails an Kanäle

Die üblichen Kommunikationsmethoden in Teams sind die Teams-Anwendung, die mobile Teams-App und die Nutzung von Teams in einem Browser. Eine oft übersehene Kommunikationsmethode ist das Senden von E-Mails an Kanäle. Jeder Kanal hat eine eigene E-Mail-Adresse, an die Sie E-Mails senden und somit einen gruppenbasierten Unterhaltungs-Thread beginnen können.

Das ist in folgenden Fällen besonders nützlich:

  • Wenn Unternehmen hauptsächlich per E-Mail kommunizieren und eine längere Übergangszeit für die Akzeptanz von Teams benötigen
  • Wenn eine E-Mail intern besprochen werden muss
    • Die Weiterleitung der ursprünglichen E-Mail an einen Kanal ermöglicht einen neuen Diskussions-Thread, ohne ständig auch dieselbe E-Mail senden zu müssen.

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E-Mails an einen Kanal zu senden ist eine der einfachsten Aktivitäten in Teams. Hier können Sie mehr dazu erfahren.

Besprechungen aufzeichnen

Teams verfügt über mehrere leistungsstarke Optionen für Besprechungen, die über einfache textbasierte Chats hinausgehen. Sie können:

  • Ad-hoc-Besprechungen mit zwei oder mehr Personen erstellen
  • Besprechungen mit einer bestehenden Gruppe abhalten
  • Eine Besprechung für einen ganzen Kanal beginnen
  • Externe Benutzer an Besprechungen teilnehmen lassen (abhängig von Ihren Tenanteinstellungen)

Am wichtigsten ist aber, dass Sie Besprechungen aufzeichnen können.

Mit der integrierten Aufzeichnung von Teams-Besprechungen können Sie Ihre Besprechungen schnell und einfach aufzeichnen und speichern. Sie können mit dem Einverständnis Ihrer Teilnehmer Sprach- und Videoaufzeichnungen erstellen, die dann in der Cloud gespeichert und Microsoft Stream hinzugefügt werden. Dadurch ist ein schnelles Abspielen mit Untertiteln möglich. Darüber hinaus besteht in Kürze die Möglichkeit, innerhalb der Audiotranskripte zu suchen, wie auf der Microsoft Ignite 2018 angekündigt (auch nach @mention).

Es bestehen jedoch einige Einschränkungen und es müssen gewisse Voraussetzungen für eine Teams-Aufzeichnung gegeben sein, mit denen sich der Administrator Ihres Teams oder Tenants auseinandersetzen muss. Hier erfahren Sie noch mehr über die Aufzeichnung von Teams-Besprechungen.

Man lernt nie aus

Es gibt zahlreiche Ressourcen für Teams-Benutzer. Setzen Sie so viele wie möglich ein, um Nutzung und Akzeptanz von Teams fortwährend auszubauen. Beginnen Sie hier mit Ihrer kontinuierlichen Weiterbildung. Sie sollten auch in Erwägung ziehen, dem Office 365-Champion-Programm beizutreten, um dort Gleichgesinnte zu treffen.

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Der nächste Schritt: Möglichkeiten für die Administration

Teams kann die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen verbessern, aber seine wahre Stärke zeigt sich dann, wenn Unternehmen die neuen Tools wirklich umfassend einsetzen. Power-User können bei der Nutzung helfen und Administratoren, Teambesitzer und Kanal-Manager haben zusätzlich die Möglichkeit, die Unterhaltungen zu lenken und die Nutzung zu fördern.

Tipps und Tricks für Fortgeschrittene erweisen sich als hilfreich, um noch stärker von Teams zu profitieren.

Erweitern Sie die Reichweite von Teams durch Gastzugriffe

Nach wie vor setzen die meisten Unternehmen hauptsächlich E-Mails zur Kommunikation ein. Das Ziel von Teams besteht darin, das Senden interner E-Mails zu beenden, ohne dass dafür gesonderter Aufwand betrieben werden muss. Mit wenigen zusätzlichen Einstellungen können auch vertrauenswürdige externe Benutzer auf Teams zugreifen, wodurch die Fähigkeit Ihres Teams zur Kommunikation und Zusammenarbeit steigt, und all das ohne Teams verlassen zu müssen.

Zwar profitieren viele Teams davon, wenn externe Teammitglieder auf Ihre Teams und Kanäle zugreifen können, dennoch sind dabei einige Aspekte zu beachten. Hier erfahren Sie mehr dazu.

Veranstalten Sie Liveereignisse

Mit Skype-Livekonferenzen konnten Unternehmen Liveereignisse mit Live-Videostreaming abhalten. Teams bietet nun mit Teams-Liveereignissen den nächsten Schritt in der Evolution von Livekonferenzen. Teams-Liveereignisse umfassen Funktionen für die Zeit vor, während und nach dem Ereignis und die Ereignisse können nicht nur in Teams erstellt werden, sondern auch in Microsoft Steam und Yammer.

In einer Livebesprechung, in der eine Person zu vielen spricht, können die Hosts Videos oder ihren Bildschirm übertragen und die Interaktionen mit den Zuhörenden über einen eingebetteten Chat leiten. Genau wie herkömmliche Besprechungen in Teams können Liveereignisse aufgezeichnet werden. Bevor die Aufzeichnung zur Verfügung gestellt wird, kann der Host die Aufzeichnung nachbearbeiten.

Liveereignisse erfordern Planung und Hilfestellung, um Ihrem Unternehmen dienlich zu sein. Hier können Sie mehr über Liveereignisse erfahren.

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Richten Sie Flows zum Schreiben von Beiträgen in einem Kanal ein

Unterhaltungen in einem Kanal müssen nicht immer direkt von einem Benutzer begonnen werden. Microsoft Flow bietet mit verschiedenen Möglichkeiten zur Automatisierung eine funktionale Alternative dazu.

Betrachten wir ein Anwendungsbeispiel, bei dem Sie über eine PowerApp Personen in Ihrem Unternehmen die Einreichung von Urlaubsanträgen genehmigen. Die PowerApp trägt die Informationen in eine SharePoint-Liste ein, die wiederum mit einem Flow verknüpft ist. Häufig sind Flows so konfiguriert, dass Vorgesetzte des Antragstellers per E-Mail benachrichtigt werden.

Flow kann allerdings auch dazu eingesetzt werden, eine Nachricht an einen Kanal für Manager oder Führungskräfte zu verschicken. So kann jeder Antrag besprochen werden und es ist sichergestellt, dass es keine Engpässe gibt, wenn ein Teammitglied einen weiteren Tag frei nimmt.

Die Einstellung, Nachrichten per Flow zu versenden, umfasst möglicherweise ein paar Schritte, die außerhalb der Berechtigungen vieler Benutzer oder Teambesitzer liegen. Wenn Sie die Unterstützung des Administrators Ihres Tenants benötigen, sollten Sie eine gute Ressource von Ryan Schouten in Betracht ziehen, in der alles, was Sie zur Kombination von Flow und Teams wissen müssen, klar beschrieben ist. Ein paar weitere nützliche Ressourcen sind:

Maßnahmen eines erfolgreichen Teambesitzers

Haben Sie keine Angst davor, in Teams mehr Besitzer- und Führungsrollen zu übernehmen. Bleiben Sie hier über Administrationsgelegenheiten auf dem Laufenden. Denken Sie immer daran, weiterhin Ihre Endbenutzer zu unterstützen, zu schulen und alle in Ihrem Unternehmen zu ermutigen, die Grundlagen von Teams zu lernen.

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Der wahre Microsoft Teams-Meister – Super-Administratoren und -Entwickler

Möchten Sie Teams voll nutzen, mit zusätzlichen Funktionen, die in dem von Teams bereitgestellten Cockpit verfügbar sind? Erstellen Sie benutzerdefinierte Connectors und Komponenten, fügen Sie diese hinzu und fördern Sie die Akzeptanz und die Nutzung von Teams durch den Transfer bestehender Office 365-Gruppen zu Teams.

Integrieren Sie zusätzliche Dienste mit Connectors

Mit der Teams-Funktion „Connectors“ können Kanäle Nachrichten von Diensten wie Twitter, Github, VBSTS und vielen anderen empfangen. Durch die Konfiguration von Connectors können diese Dienste automatisch Nachrichten in Kanal-Unterhaltungen erstellen. Eine Einführung zu Connectors finden Sie hier.

Um Teams wirklich zum wichtigsten Fenster Ihres Unternehmens zu machen, müssen Sie es mit Ihren bestehenden Geschäftsanwendungen verknüpfen. Dazu benötigen Sie benutzerdefinierte Connectors. Benutzerdefinierte Connectors setzen den bestehenden Incoming-Webhook-Connector zur Erstellung eines Webhook-Endpunkts für einen bestimmten Kanal ein.

Ihre maßgeschneiderten Geschäftsanwendungen können mit diesem Webhook-Endpunkt über eine einfache JSON (JavaScript Object Notation) Daten übermitteln, die Teams wiederum ermöglichen, die gesendete Nachricht in einem sichtbaren Objekt anzuzeigen, das als „Connector Card“ bezeichnet wird.

Die Fähigkeit zum Push der Nachrichten Ihrer eigenen Geschäftsanwendungen in Teams-Kanäle eröffnet viele Möglichkeiten. Mit diesen Anleitungen, Codebeispielen, Tipps und Tricks können Sie sofort loslegen:

Verbinden Sie bestehende Office 365-Gruppen mit Teams

Bei denjenigen von Ihnen, die aktuell eine Einführung von Teams durchführen, gibt es wahrscheinlich einen wachsenden Bedarf an Transfers bestehender Office 365-Gruppen zu Teams. Zwar hat jedes Teams-Team auch eine Office 365-Gruppe, aber nicht jede Office 365-Gruppe hat auch ein Teams-Team.

Es gibt im Wesentlichen zwei Wege, eine bestehende Office 365-Gruppe mit einem Teams-Team zu verbinden: per Browser und per PowerShell.

  1. Befolgen Sie zur Erstellung eines Teams-Teams für eine bestehende Office 365-Gruppe per Browser die einfachen Anweisungen auf com.
    microsoft teams how to create a team
  2. Wenn Sie einen strukturierten, wiederholbaren Ansatz bevorzugen, sind PowerShell und das Microsoft Teams-PowerShell-Modul das Richtige für Sie. Mit dem Parameter „-Group,“ des *New-Team“-Cmdlets geben Sie einer bestehenden Office 365-Gruppe, die Sie mit dem neuen Team verbinden wollen, eine Gruppen-ID. Geben Sie im Teamerstellungsprozess einfach diese Gruppen-ID an und Ihre Office 365-Gruppe wird mit dem neuen Team verbunden. Hier erfahren Sie mehr.

Erweitern Sie Ihrer Fähigkeiten mit Teams

Die Liste der Tipps, Tricks, Empfehlungen und Ratschläge sollte Ihnen dabei helfen, Microsoft Teams unabhängig von Ihrer Rolle effektiver und effizienter einzusetzen. Das ist aber noch lange nicht alles, was Sie über Teams lernen oder wissen müssen, um es in Ihrem Unternehmen einzusetzen. Tatsächlich ist dies nur der erste Schritt auf Ihrem Weg zum Teams-Superstar. Es gibt immer etwas, das man noch lernen kann. Diese Ressource ist ein guter Ausgangspunkt.


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Eric Overfield
Eric Overfield
Eric Overfield is a Microsoft Regional Director, A Microsoft MVP, and President and Cofounder of PixelMill, a digital workspace leader in enterprise UI/UX design and development specializing in building customized communication & collaboration portals and sites utilizing Office 365, Microsoft Teams, SharePoint, and Azure.

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