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Power Platform & Microsoft Teams – Vorteile der Zusammenführung

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Die Verbindung aus Microsoft Teams und Power Platform weckt den Citizen Developer in uns allen.

Die Power Platform ist bereits seit einigen Jahren Bestandteil von Microsoft 365, aber viele Endanwender wissen nicht einmal, dass sie existiert. In der Tat wissen viele IT-Profis nicht einmal, was die Power Platform ist.

Für viele ist die Power Platform einfach etwas, das irgendwie mit Dynamics 365 zusammenhängt, und deshalb ignorieren sie sie.

Aus persönlicher Erfahrung kann ich sagen, dass ich mir die Existenz von Power Apps, Power Automate (früher bekannt als Flow), Power BI und den kürzlich hinzugekommenen Power Virtual Agents bewusst war. Ich wusste, es gibt sie … doch ich hatte etwas zu viel Respekt davor.

Wenn ich Organisationen und Menschen auf allen Hierarchieebenen unterrichtete, erklärte ich ihnen, dass die Komponenten von Power Platform erstaunliche Dinge leisten können, aber ein gewisses Maß an „digitaler Kompetenz“, Reife, Wissen oder wie auch immer man es nennen möchte, erfordern.

Obwohl ich ein Mensch bin, der Microsoft 365 intensiv verinnerlicht hat, habe ich diesen Bereich lange nicht angerührt. Am stärksten hatte ich mich Power BI angenähert – und dann auch eher als Nutzer. Irgendwie schien es unerreichbar zu sein.

Als ich hörte, wie MVP-Kollegen über Lösungen sprachen, die sie für Konferenzen gebaut hatten und die Forms und einen Power Automate-Workflow und eine SharePoint-Liste und eine E-Mail und, und, und beinhalteten, klang das alles einfach zu verrückt für etwas, das ich – geschweige denn ein Endnutzer – beherrschen könnte.

In der Realität ist das in gewissem Maße immer noch der Fall. Die Abstimmung zwischen Microsoft Teams und Power Platform trägt jedoch dazu bei, Funktionen zugänglicher zu machen und rückt sie mehr in die Reichweite des Durchschnittsnutzers, wodurch letztendlich die Wahrscheinlichkeit steigt, dass sie genutzt werden und der Organisation Vorteile bringen.

Approvals

Beginnen wir mit der Approvals-App in Microsoft Teams. Einige meiner Kollegen, Kunden und Nutzer waren unglaublich erfreut, dass die Approvals-App in Microsoft Teams allgemein verfügbar war – jetzt konnten sie damit beginnen, Workflows basierend auf Nachrichten in Microsoft Teams zu erstellen! Ein neues Zeitalter war angebrochen!

In Wirklichkeit wurde allerdings bereits Mitte 2017 der erste Microsoft Teams-Konnektor für Power Automate veröffentlicht, also nicht allzu lange nach der Veröffentlichung von Microsoft Teams.

Nur rund 18 Monate später wurden die ersten Trigger veröffentlicht, was bedeutete, dass Flows basierend auf etwas, das in einem Team-Kanal passiert, initiiert werden konnten.

Tatsächlich wurde die Flow-App (heute Power Automate) bereits Anfang 2018 in Microsoft Teams eingeführt und ermöglichte Nutzern, Genehmigungen durchzuführen, ohne die Anwendung zu verlassen.

Ich erzähle das nicht, um irgendjemandes Seifenblase platzen zu lassen, sondern um hervorzuheben, dass das Konzept des Erstellens und Arbeitens mit Genehmigungen kein „Mainstream“-Konzept war, bis die Approvals-App Ende 2020 in der Vorschau verfügbar gemacht wurde. In den Unterhaltungen vieler Kunden (und ihrer Endnutzer), die mir unterkommen, sind Begriffe wie „Citizen Developer“, „Wirtschaftsanalytiker“, „Workflow“ und so weiter nicht enthalten. Mit der Approvals-App wurde eine leistungsstarke Funktion von Power Automate übernommen, dann vereinfacht und in eine einfach zu nutzende App verpackt.

Man kann sich die Approvals-App ähnlich vorstellen wie den Trend zur „Konsumerisierung der IT“ vor einigen Jahren.

Power Automate

Sobald ein Nutzer auf den Geschmack gekommen ist, wie Approvals funktioniert, werden ihm die Augen für die Welt der Automatisierung geöffnet.

Anfangs werden sie vielleicht dazu verleitet, die Power Automate-App in Microsoft Teams zu installieren, nur um dann zu entdecken, dass sie viel mehr kann als nur Genehmigungen zu automatisieren.

Was Microsoft mit der Power Automate-App in Microsoft Teams sehr gut gelungen ist, ist das Abrufen passender Vorlagen bei der Erstellung neuer Workflows. Das erleichtert den Lernprozess, den ein Nutzer durchlaufen muss, um andere Arten von Workflows zu erstellen, deutlich.

Bei der Entwicklung von Workflows entdeckt der Nutzer die verfügbaren Trigger und Aktionen, was ihn erkennen lässt, dass Genehmigungen und andere Workflows auch außerhalb von Microsoft Teams durchgeführt werden können. Man erkennt beispielsweise, dass Workflows auch durch eingehende E-Mails oder das Hochladen von Dateien gestartet werden können. Und das ist der erste Schritt.

Der Nutzer befindet sich nun auf dem Weg, selbst spannende Workflows und Automatisierungen zu entwickeln. Sollten wir ihn als „Citizen Developer“ bezeichnen? Nicht unbedingt, wir müssen ihm kein Etikett aufdrücken. Er ist einfach ein Nutzer, der in seiner Verwendung von Microsoft 365 einen Schritt weitergegangen ist.

Als relativ neu zu Power Automate „Bekehrter“ (soll heißen: noch vor sechs Monaten habe ich es kaum verwendet und jetzt hat es mich ganz in seinem Bann!) kann ich Menschen gut verstehen, die sich zunächst etwas überfordert fühlen, wenn es um die Initialisierung von Variablen, die Formulierung von Trigger-Bedingungen, das Versenden von HTTP-POST-Befehlen und andere fortgeschrittene Funktionen geht. Obwohl ich selbst gerade damit beschäftigt bin, diese für meine eigenen Zwecke in den Griff zu bekommen, bin ich der Ansicht, dass der durchschnittliche Nutzer diese Funktionen für eine Weile ohne Bedenken ignorieren kann. Schließlich gibt es auch ohne sie noch eine ganze Menge, was man tun kann. Erst wenn man beginnt, mit ihnen zu arbeiten, kann man den Begriff „Citizen Developer“ passend verwenden.

Power Apps

Dies ist eine weitere leistungsstarke Lösung, die auch ich bisher nur widerwillig verwendet habe, vor allem, wenn Microsoft sie als „No-Code“-Lösung anpreist. Sicher, es gibt keinen spezifischen Code, aber man muss sich mit Formeln im Excel-Stil und Funktionen im Access-Stil auskennen. Beides traf bei mir nicht zu.

Mit der Integration von Power Apps in Microsoft Teams hat Microsoft erneut gute Arbeit geleistet, da so die Erstellung von kontextspezifischen Apps innerhalb von Microsoft Teams selbst ermöglicht wird.

Die Tatsache, dass man eine App erstellen, sie einem Team zuordnen und als App in Microsoft Teams veröffentlichen kann, ohne das aktuelle Fenster zu verlassen, ist eine ungeheuer starke Sache.

Leider endet hier, anders als bei Approvals oder Power Automate selbst, die Einfachheit, da es von da an zu normalen Power Apps wird.

Power BI

Power BI war bereits früh mit an Bord, war es doch bereits Ende 2016 in einer privaten Vorschau von Microsoft Teams zu sehen. Kürzlich, Ende 2020, wurde die Power BI-App einer umfassenden Aktualisierung unterzogen. Sie erhielt neue Funktionen, die den Nutzern einen noch größeren Leistungsumfang bieten sollen, ohne dafür Microsoft Teams verlassen zu müssen. Dazu zählte beispielsweise die Suche nach Berichten, Chats über Dashboards, die Interaktion mit Berichten in Chats und Kanälen und mehr.

Doch wie bei Power Apps geht hier die Einfachheit für den Endanwender verloren. Obwohl Power BI uns ermöglicht, in Microsoft Teams zu arbeiten, bietet es nichts mit Power Automate oder der Approvals-App Vergleichbares, das uns gestatten würde, Berichte basierend auf dem Kontext des aktuellen Teams zu erstellen.

Darüber hinaus ist eine höhere Lizenzstufe (Power BI Pro) erforderlich, die in Organisationen, die bislang noch nicht in die Premium-Lizenzstufen (d. h. Office 365 E5 oder Microsoft 365 E5) investiert haben, womöglich nicht allzu verbreitet.

Power Virtual Agents

Power Virtual Agents ist eine relativ neue Ergänzung der Power Platform und Microsoft Teams. Diese App soll ähnliche Ergebnisse erzielen wie die Approvals-App, indem sie Endnutzern erleichtert, ihren eigenen Chatbot zu erstellen.

Der assistentengeführte Prozess zur Erstellung eines Chatbots bietet Endnutzern die Möglichkeit, Fragen, die ihnen regelmäßig gestellt werden, an einen Bot auszulagern, für den sie in einer einfachen Benutzeroberfläche einen Unterhaltungsverlauf erstellen. Sobald er fertiggestellt wurde, können sie ihn einfach zu Microsoft Teams hinzufügen und sogar zur Genehmigung einreichen, damit er als von der Organisation genehmigter Bot hinzugefügt wird.

Power Virtual Agents ermöglicht, was vorher nur möglich war, wenn man Microsoft QnA Maker, Azure Bot Services und das App Studio verwendete, um einen Bot zu erstellen, zu trainieren, zu veröffentlichen und in Microsoft Teams zu installieren.

Ähnlich wie bei Power Automate & Approvals-App stand diese Funktion bereits seit November 2016 zur Verfügung (d. h. bevor Microsoft Teams allgemein verfügbar war). Allerdings hat die Umgestaltung und letztendliche Demokratisierung unter dem Dach von Power Virtual Agents es inzwischen für den durchschnittlichen Nutzer einfach gemacht, einen eigenen Bot in Microsoft Teams zu erstellen und der gesamten Organisation zur Verfügung zu stellen.

Haben Sie die Power?

Höchstwahrscheinlich ist die Person, die diesen Beitrag liest, ein IT-Profi. Es sind allerdings Ihre Endnutzer, die wir ansprechen wollen, da sie letztendlich die treibende Kraft der Organisation sind.

Wenn diese leistungsstarken Lösungen zur Verfügung gestellt und unterstützt werden, kann die Art und Weise, wie der Einzelne seine Arbeit verrichtet, sowie das Team und die gesamte Organisation verbessert werden.

Wir müssen nicht unbedingt eine Kultur der „Citizen Developer“ fördern, doch umso mehr müssen wir den Endnutzern zeigen, wie sie ihren Arbeitsalltag vereinfachen und alles um sich herum verbessern können. Der Rest kommt von ganz allein.

Abgesehen natürlich von der Governance. Vergessen Sie nie die Governance!


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Loryan Strant
Loryan Stranthttp://www.loryanstrant.com
Loryan is a 20-year veteran of web and network technologies and 8-time Microsoft MVP. His articles on AvePoint and loryanstrant.com are fueled by his passion for helping people and organisations use technology the right way, enabling them to become more productive. You can follow him on Twitter @LoryanStrant.

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