Anmerkung der Redaktion: Dies ist der vierte Beitrag in Matt Wades Reihe „Welches Tool zu welchem Zeitpunkt“. Sie können die vorherigen Beiträge hier lesen:

Die Entscheidung, ob man Microsoft Teams oder Yammer verwenden sollte, ist wahrscheinlich eines der verwirrenderen WTZWZ-Szenarien für Office 365-Benutzer. Für viele ist es noch schwieriger als die Entscheidung zwischen Microsoft Teams und Outlook. Teams wurde (recht überraschend) 2016 eingeführt und hat sich zur Lieblingsanwendung am modernen Microsoft Arbeitsplatz gemausert. Allerdings bedeutet das nicht, das Yammer keine Rolle spielt.

Einleitung 

Die Anwendungsfälle von Yammer und Microsoft Teams überlappen sich etwas, aber meiner Meinung nach macht es Sinn, sie für verschiedene Zwecke einzusetzen. Generell ist die von Ihnen gewünschte Kommunikationsweise der entscheidende Faktor für die Entscheidung, ob und wann Yammer oder Teams genutzt wird.

Dieser Artikel beschreibt wahrscheinlich nicht alle Situationen für alle Personen, aber ich denke trotzdem, dass die Empfehlungen hierin als gute Grundlage zur optimalen Nutzung beider Anwendungen dienen und die Interaktion mit Ihren Kollegen, Kunden, Anbietern und allen anderen Personen verbessern können, mit denen Sie arbeiten.

Im Allgemeinen ist Microsoft Teams besser für kleine Gruppen geeignet, die mit einer Zielvorgabe eng zusammenarbeiten, und Yammer eignet sich am besten für Ad-hoc-Interaktionen mit Personen im gesamten Unternehmen. Sehen wir uns genauer an, wann und warum Sie Yammer bzw. Teams einsetzten sollten.

Größere Unternehmen haben einen echten Bedarf für beide, kleinere Unternehmen (sagen wir mit weniger als 1000 Mitarbeitern) benötigen unter Umständen nur eine Anwendung. Bei einem kleineren Unternehmen würde ich generell die Nutzung von Teams statt Yammer empfehlen, falls Sie sich für die exklusive Nutzung einer der Anwendungen entscheiden müssen.

Sehen wir uns die Anwendungsfälle und die Gründe für meine jeweilige Empfehlung an.

Die Loops 

Microsoft hat kürzlich die beste grafische Darstellung (die ich bisher gesehen habe) zur Verwendung der kommunikationsbasierten Anwendungen des Unternehmens veröffentlicht. „Inner Loop“, „Outer Loop“ und „Open Loop“ müssen bei der Diskussion der Unterschiede von Teams und Yammer unbedingt berücksichtigt werden.

Microsoft Teams ist im Grunde für den „Inner Loop“ gedacht. Falls Sie Marketing-Ausdrücke nicht mögen, denken Sie einfach an Ihre Gespräche, die ein ständiges Hin und Her sind, und die Dateien, die Sie regelmäßig mit Ihren Mitarbeitern (und externen Personen) bearbeiten.

Allerdings ist Microsoft Teams nicht nur für Gespräche geeignet. Es unterstützt die gleichzeitige Live-Bearbeitung von Dateien, die direkte Einbindung von Websites und Anwendungen als Registerkarten und Audio-/Video-Konferenzen. All das ist in der Desktop- und Mobil-Version möglich, und ohne das Verlassen der zentralen Anwendung.

Microsoft Teams ist das richtige Mittel zur Erledigung von Arbeit. Gespräche sind informell, kurz und zielgerichtet. Es heißt Teams, weil Sie in eng verbundenen… Teams arbeiten. Und dazu gehören auch externe Personen, die nicht Teil Ihres Netzwerks sind!

Yammer hingegen ist für den „Outer Loop“ gedacht. Mit Yammer können Gruppen für bestimmte Personen gesperrt werden, aber generell wird es als Sammelplatz für Personen genutzt, die dann den Gruppen beitreten, die für sie wichtig oder interessant sind.

Yammer ist besonders in Communities of Practice beliebt, wo Personen mit derselben Beschäftigungsart managementkettenübergreifend gemeinsam Best Practices diskutieren oder auf Basis Ihrer Kompetenz sogar Unternehmensrichtlinien vorschlagen und entwickeln können.

Viele Unternehmen richten CoPs für Projektmanager, Anwälte (selbst für verschiedene Arten), Buchhalter, Sicherheits- und QA-Mitarbeiter und Marketing-Experten ein, um die „Stimme“ dieser Berufe unternehmensweit unabhängig von geografischem Ort, Organigrammstatus oder Vergangenheit im Unternehmen einheitlich zu halten.

(CoPs sind eine Best Practice aus dem Bereich Wissensmanagement und sind unter einer Vielzahl von Namen bekannt, unter anderem Center of Excellence, Communities of Engagement, Knowledge Center usw. Die Definitionen dieser Begriffe können subtile Unterschiede aufweisen, für den Standardleser sind sie aber effektiv gleichbedeutend.)

Aber es muss nicht immer ausschließlich um die Arbeit gehen: Yammer ist auch gut geeignet für Affinitäts- und Interessengruppen. Ich habe auch schon gesehen, dass Yammer von professionellen Organisationen wie lokalen Toastmaster-Gruppen oder professionellen gesellschaftlichen Gruppierungen genutzt wird; es ist aber genauso für das unternehmensinterne Softball-Team geeignet.

Ich beschreibe Yammer gerne kurz und knapp als einen Ort, an dem man spontan Leute mit spezifischem Fachwissen erreichen kann. Sie kennen vielleicht nicht jeden und vielleicht sprechen Sie noch nicht einmal dieselbe Sprache, aber das macht nichts. In einer Situation, in der Sie alle Experten zu einem bestimmten Thema zu einer Town Hall versammeln, sich ein Megafon nehmen und allen eine Frage stellen wollen, in der Hoffnung, dass jemand die Antwort kennt und Ihnen Stunden an Nachforschung und vergeblicher Herumtelefoniererei erspart, ist Yammer das Tool, das Sie brauchen.

Office 365-Gruppen verstehen 

Microsoft Teams und Yammer basieren auf Office 365-Gruppen. Die Erstellung eines Teams oder einer Yammer-Gruppe erstellt eine Office 365-Gruppe mit den von Ihnen zugewiesenen Mitgliedern. Jede dieser Gruppen erhält eine bestimmte Anzahl an Workspaces in anderen Office 365-Apps. Sie werden auch immer einen Plan in Planner und eine Site in SharePoint (wo Ihre Dateien gespeichert werden) erhalten.

Das ist gut, Sie werden diese Apps sicherlich zur Unterstützung Ihrer Arbeit benötigen. Es muss aber auch angemerkt werden, dass man im Gegensatz zu Outlook-Gruppen (die bei Bedarf einfach zu Microsoft Teams „umgeschaltet“ werden können) mit Yammer nicht einfach zu Teams wechseln kann; Ihre Dateien, Pläne, Videos und alles andere stecken in der alten Office 365-Gruppe fest.

Wenn Sie sich also für Yammer entscheiden und ein paar Monate damit Dateien, Fotos, Videos, Aufgaben usw. austauschen, können Sie nicht einfach zu Teams wechseln. Stattdessen benötigen Sie ein Migrationstool, um alles zu verschieben. Dasselbe gilt, wenn Sie Teams verwenden und später auf Yammer umsteigen wollen.

Das Ganze wird nun etwas komplex, aber diese Infografik vereinfacht es etwas.

Kommen wir zur Sache 

All das über „Loops“ ist etwas unklar. Tatsächlich ist das von Microsoft so gewollt, um so Ihrer Kreativität die Entscheidung zu überlassen, welches Szenario das richtige für Sie ist. Leider ist dies bei der realen Umsetzung meist etwas komplizierter. Ich habe ein paar allgemeine Richtlinien zusammengestellt, die bei der Teams/Yammer-Entscheidung hilfreich sein können. Es gibt sicherlich viele, die mir hier nicht zustimmen werden, also betrachten Sie das Ganze nur als Ratschlag, nicht als Lösung. Sie sollten sich auch weiter in der professionellen Office 365-Gemeinschaft umsehen, wo Sie noch mehr Informationen erhalten können.

Muss Arbeit erledigt werden? Microsoft Teams

Wenn es um Arbeitsergebnisse oder laufende Arbeit in einem festen Team geht, empfehle ich eindeutig Microsoft Teams. Die Fähigkeit, gleichzeitig Dateien zu bearbeiten, organisiert Gespräche zu führen und spontane bzw. geplante Videokonferenzen direkt in Teams zu führen, macht es hierfür zum idealen Tool. Yammer wird SharePoint bald besser unterstützen, aber trotzdem scheinen die Kommunikationsaspekte der Arbeit in Yammer meiner Meinung nach designbedingt nicht so optimiert und selbstverständlich wie in Teams.

Sollen Personen mit vergleichbaren Interessen zusammengebracht werden? Yammer

Ich bevorzuge Yammer für Communities of Practice und Affinitätsgruppen, da deren Kommunikationsbedürfnisse allgemein nicht so streng oder anspruchsvoll wie die bei der Arbeit an tatsächlichen Ergebnissen mit Ihren Kollegen sind.

Der erste Grund für meine Bevorzugung von Yammer ist, dass die Benutzererfahrung mit Facebook vergleichbar ist. Sie müssen nicht ausnahmslos alles auf Ihrem Feed sehen, Sie benötigen nur das, was für Sie relevant ist. Generell ist der Algorithmus von Yammer ziemlich gut darin, genau diese Inhalte anzuzeigen.

Der zweite Grund, der für Yammer spricht, ist, dass die Benachrichtigungen der Anwendung leichter zu ignorieren sind. Wenn Yammer nur für CoPs und Affinitätsgruppen verwendet wird, wissen Sie, dass die Benachrichtigungen in Ihrem Arbeitsalltag eine geringe Priorität haben und nicht sofort zur Kenntnis genommen werden müssen. Oder wenn Sie etwa eine Frage zur Verbesserung einer Excel-Formel in Ihrer Tabelle haben, können Sie die Excel-Benutzergruppe anschreiben und jemand kann Ihnen dann bei Gelegenheit antworten.

Die Benachrichtigungen in Microsoft Teams sind generell arbeitsbezogen und haben eine höhere Priorität. Diese beiden nicht strikt voneinander zu trennen, kann schnell zu Stress führen. Wenn Ihr Vorgesetzter Sie in Teams per @mention um ein Status-Update bittet, wird das mit derselben Wichtigkeit angezeigt wie die offene Frage einer anderen Person per @mention an ein ganzes Team, wie man am besten in der neuen Reisekosten-App Flugtickets reserviert. Sie können natürlich Ihre Teams-Benachrichtigungen personalisieren, aber es gibt nur wenige Optionen und nur wenige benutzen diese.

Soll Unternehmenskommunikation auf transparente Weise verbreitet werden? Yammer

Yammer ist ein herausragendes Tool für unternehmensweite Kommunikation, da die Unternehmensführung oder Kommunikationsbeauftragte darin Ankündigungen, Updates, Bitten um Feedback usw. auf offene und transparente Weise veröffentlichen können. So können Mitarbeiter einfacher antworten, Fragen stellen, Vorschläge unterbreiten usw., und all das in einer Oberfläche, die die Vorschau von Dateien wie Fotos und Dokumenten priorisiert.

Microsoft Teams dagegen zeigt solche Vorschauen erst an, wenn Sie auf eine Datei klicken. Yammer ist meiner Meinung nach der komfortablere Weg zur nicht konfrontativen Weitergabe von Informationen. Das liegt größtenteils an seiner Ähnlichkeit mit der Oberfläche von Facebook, die weithin bekannt ist.

Außerdem ist es einfach, eine Yammer-Unterhaltung zu einer SharePoint-Seite – z. B. Ihrer Intranet-Startseite – hinzuzufügen, um so die Unterhaltung für alle Benutzer immer gut sichtbar zu positionieren, selbst wenn sie nicht viel Zeit in Yammer verbringen. Ich vermute, dass es in Zukunft einen Webpart von Teams geben wird, aber wahrscheinlich dauert das noch eine Weile.

Großes Unternehmen, das große Gruppen benötigt? Yammer

Die Größe von Teams in Microsoft Teams ist beschränkt. Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels konnten sie maximal 2500 Personen umfassen. Für ein Unternehmen, das unternehmensweite Teams für themenspezifische Kommunikation benötigt, ist Teams nicht geeignet. Das liegt aber nicht nur an der Größenbeschränkung. Die Menge der Benachrichtigungen kann sich zu einer Flut entwickeln, neben der unternehmensweite „Allen antworten“-E-Mail-Ketten verblassen. Sie werden mit Benachrichtigungen überschwemmt und dann passiert es schnell, dass tatsächlich wichtige Dinge übersehen werden.

Und das ist nicht nur Theorie. Ich bin Mitglied einer Vielzahl von Teams mit Mitgliedern aus der ganzen Welt, in denen Office 365- und Microsoft-Tools, Best Practices usw. diskutiert werden. Es ist ein Albtraum, sich durch alle Benachrichtigungen zu kämpfen, bis ich die wirklich relevanten Sachen gefunden habe. So wird die Wichtigkeit von Benachrichtigungen in Teams untergraben.

Es sind regelmäßige Onlineanrufe geplant? Microsoft Teams

Falls Ihre Gruppe sich regelmäßig zu Onlinebesprechungen trifft, ist es wahrscheinlich einfacher, die Gruppe in Teams einzurichten, da die Mitglieder nicht zwischen Anwendungen wechseln müssen, um ihren Kalender anzuzeigen oder direkt an einer Besprechung teilzunehmen. Sie können natürlich auch Yammer für Unterhaltungen nutzen und einen Link zu einer Microsoft Teams-/Outlook-Besprechung versenden, woraufhin dann alle für den Anruf zu Teams wechseln. Das ist so ähnlich wie E-Mails für die alltägliche Arbeit zu nutzen, aber Skype for Business für Onlinebesprechungen. Das liegt natürlich ganz bei Ihnen, aber wenn Besprechungen mit anderen Personen Priorität für Sie haben, empfehle ich auf jeden Fall Teams.

Es sollen externe Personen einbezogen werden? Situationsabhängig

Yammer basiert auf einer Plattform, die eine Einbeziehung von externen Office 365-Benutzern voll unterstützt. Ursprünglich war Yammer das Produkt eines anderen Unternehmens, das getrennte Office 365- und SharePoint 2013-Unternehmen verbinden sollte. Später wurde es von Microsoft aufgekauft und in Office 365 integriert. Microsoft Teams andererseits ist eine interne Entwicklung und die Benutzererfahrung externer Personen ist nicht die beste.

Welches sollten Sie verwenden? Streichen Sie die Bedürfnisse des externen Benutzers aus Ihren höchsten Prioritäten. Die anderen Benutzeranforderungen sind wichtiger. Versuchen Sie, Arbeit zu erledigen, und ein Anbieter oder Partner muss mit einbezogen werden? Nutzen Sie Teams, wie oben empfohlen, und laden Sie Ihren Partner oder Anbieter zum Team ein. Sie möchten eine Online-Toastmaster-Gruppe einrichten, aber auch Vertreter des lokalen Toastmaster-Bezirks mit einbeziehen? Nehmen Sie Yammer und laden Sie die Vertreter hierüber ein.

Wenn die Benutzerfreundlichkeit für externe Benutzer von höchster Wichtigkeit ist, würde ich zu Yammer tendieren. Teams wird aber mit jedem Tag besser und seine Beliebtheit und seine Benutzerbasis werden Yammer wahrscheinlich übertreffen, was es in vielen Fällen zu einer selbstverständlichen und komfortableren Wahl macht.

Wo befinden Sie sich? Europa mag Yammer nicht.

Im EMEA-Gebiet ist die Verbreitung von Yammer extrem gering und es kann eine gewaltige Menge Ihrer Zeit in Anspruch nehmen, die Benutzung durch Mitarbeiter durchzusetzen. Microsoft Teams dagegen genießt breite Akzeptanz von Office 365-Benutzern weltweit. Teams könnte also langfristig betrachtet die bessere Investition darstellen, wenn Sie sich in Europa befinden oder mit Personen in Europa arbeiten.

Ich kann die Gründe dafür nicht genau erklären, aber laut vieler Geschichten von Fachkollegen ist WhatsApp in Europa so beliebt, dass für viele Yammer einfach nicht erforderlich ist. Teams hingegen stellt so viel mehr an Features zur Zusammenarbeit bereit, die Yammer nicht aufweist, was einen triftigeren Grund für den Wechsel von WhatsApp zu Teams darstellt. Ich muss gestehen, dass ich keine Daten als Beleg vorweisen kann, aber ich höre es häufig von meinen Freunden auf der anderen Seite des Ozeans.

Fazit

Wie bei vielen der Office 365-Apps hängt der Einsatz vollkommen von Ihrem Anwendungsfall ab. Yammer erfährt in Bezug auf seine Integration mit Office 365 endlich die dem Programm gebührende Anerkennung, aber das zu einer Zeit, in der Microsoft Teams das Lieblingsprogramm des kollaborativen Online-Workspace ist und immer besser wird.

Stellen Sie sicher, dass Sie bei einem Einsatz von Teams die erheblichen Vorteile von Teams kennen und beachten Sie ein paar der Stolpersteine von Teams. Außerdem ist es wichtig, die alltäglichen Verhaltensregeln für Teams-Benutzer zu kennen und den kürzlich eingeführten Teams-Hilfsbot zu nutzen.

Es gibt verschiedene Ressourcen-Websites, die Sie zu den neuesten Yammer- und Microsoft Teams-Entwicklungen auf dem Laufenden halten. Dies sind ein paar davon:

Was denken Sie? Welches Tool bevorzugen Sie? Aus welchem Grund? Hinterlassen Sie einen Kommentar und ich werde mich dazu äußern.


Sie möchten mehr qualitativ hochwertige Inhalte über Microsoft Teams erhalten? Dann abonnieren Sie unseren Blog!