Keine Erfahrung mit Microsoft Teams? Matt Wades Leitfaden für Alltägliche Verhaltensregeln in Microsoft Teams enthält grundlegende Best Practices für Sie. Jetzt herunterladen!
Immer mehr Firmen setzen Microsoft Teams ein, und die Frage, wie alle die von Benutzern generierten Informationen ordnungsgemäß verwaltet werden, gewinnt zunehmend an Bedeutung. In unserem kürzlich veröffentlichten Webinar führen wir die grundlegenden Schritte zur einfachen und schnellen Einrichtung des Informationsmanagements auf. Das Wichtigste ist die Aufteilung des Problems in kleine, handhabbare Portionen.
1. Zuordnen und Verstehen von Informationen
Der erste Schritt umfasst die Zuordnung und das Verstehen Ihrer Informationen auf allgemeiner Ebene. Das Verstehen der verschiedenen Arten von Zusammenarbeitsbereichen in Ihrem Unternehmen sollte Ihnen beim Drill-down in Bezug auf die spezifischen Informationen in den jeweiligen Bereichen helfen. Die folgende Abbildung zeigt Ihnen, wie das aussehen könnte:
2. Implementieren eines Klassifizierungsschemas
Der nächste Schritt ist die Festlegung eines Schemas, mit dem Ihre Informationen beschrieben werden sollen. Dabei kann es sich um ein Geschäftsklassifizierungsschema, eine Taxonomie oder einen Dateiplan handeln. Dieses Schema schreibt schlussendlich vor, wie Sie Ihre Informationen kennzeichnen. Die Klassifizierung Ihrer Informationen ermöglicht Ihnen das Sortieren und Organisieren Ihrer Informationen anhand von Bezeichnungen, die das Auffinden und den Schutz relevanter Daten einfacher gestalten.
3. Zuweisen von Aktionen zu Bedingungen und Einsatz in Office 365
Nach der Erstellung klar definierter Bedingungen müssen Sie diese mit Ergebnissen und Aktionen verknüpfen. Dabei kann es sich um eine einzelne Aktion handeln (z. B. nach sieben Jahren vernichten), aber auch um einen komplexeren Lebenszyklus (z. B. Verschieben zu einem neuen Speicherort, Deklaration des Elements als Datensatz und dann Vernichtung). Sie legen also den Weg Ihrer Informationen fest, wodurch sie leicht nachzuverfolgen sind.
Dazu gehört auch die Fähigkeit, die Bedingungen und zugehörigen Aktionen an die Standorte weiterzugeben, an denen die jeweiligen Informationen gespeichert werden. Dort verknüpfen Sie Ihre Inhaltsmanagementprozesse mit Ihrer Informationsarchitektur und stellen so sicher, dass die Inhalte bei der Erfassung klassifiziert und somit ohne Verzögerung verwaltet werden.
4. Optimieren der Benutzererfahrung
Nach der Zuordnung Ihrer Informationen wird der Prozess automatisiert. Dadurch wird es für Endbenutzer einfacher, das Richtige zu tun. Endbenutzer haben auch kein Interesse daran, Daten zu verwalten. Sie sollten also Standards festlegen, damit das System den Benutzer, wo immer möglich, von diesen traditionellen Datenmanagementaufgaben entlasten kann.
5. Gewährleisten von Compliance und Integrität
Nach der Zuordnung und Automatisierung Ihrer Informationen müssen Sie diese überwachen. Nutzen Sie Berichte und Prüfungen, um den Überblick über Ihr System zu behalten (und machen Sie dort Anpassungen und Optimierungen, wo es nötig ist). Hier können Sie die Integrität und Authentizität von Daten sicherstellen.
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