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Wie man die Zusammenarbeit in Microsoft Teams organisiert und sicher gestaltet (Case Study)

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Case Study – Sycor

 

Die Herausforderung

Da die Unternehmensführung Kommunikation und verbesserte Zusammenarbeit fördert, ist Microsoft 365 bei Sycor unverzichtbar geworden – wobei Microsoft Teams hier eine entscheidende Rolle spielt. Anwendungen wie Microsoft Planner, die in Teams integriert werden können, ermöglichen zudem eine sehr strukturierte Teamarbeit.

Die verstärkte Nutzung der Plattform hat dazu geführt, dass mehr Daten erzeugt werden. Die nativen Funktionen von Microsoft 365 – wie der Papierkorb, die Versionierung, die Aufbewahrungsrichtlinien und das Halten von Daten bei Rechtsstreitigkeiten – konnten jedoch nicht alle Datenschutz- oder GDPR-Anforderungen für das Unternehmen erfüllen.

Darüber hinaus spielt die strukturierte Nutzung von Teams für Sycor eine entscheidende Rolle, um die reibungslose Verwaltung von Teams sowie die Automatisierung von Geschäftsprozessen zu visualisieren. Diese Anforderungen veranlassten das Unternehmen, nach umfassenden Lösungen von Drittanbietern zu suchen, um 13 TB an Daten in Microsoft 365 zu schützen und zu verwalten.

 

Die AvePoint-Lösung

Um den idealen Sicherungsanbieter zu finden, erstellte ein Team bei Sycor einen Prioritätenkatalog für die ideale Sicherungslösung und verglich diese mit einer Reihe von Drittanbietern.

Sycor entschied sich für AvePoint Cloud Backup aufgrund des Funktionsumfangs der Lösung und ihrer Fähigkeit, alle primären Microsoft 365-Anwendungen und -Daten zu sichern. Microsoft Planner wird im Unternehmen als Aufgabenmanagement-Tool verwendet, und die Mitarbeiter müssen jederzeit auf ihre Aufgaben und Daten zugreifen können; die Sicherung dieser Anwendung war von entscheidender Bedeutung.

Andere Funktionen wie AVA (der virtuelle Assistent von AvePoint), die Self-Service-Möglichkeit zur Wiederherstellung verlorener Inhalte, ein nutzer- und verwaltungsfreundliches Frontend und die Einhaltung der GDPR-Richtlinien beeinflussten die Entscheidung ebenfalls.

„Sycor würde nur einen gut qualifizierten und marktführenden Anbieter in Betracht ziehen“, sagt Sebastian Meister, Systemingenieur des Unternehmens. „Für uns war es wichtig, einen Blick auf die Roadmap zu werfen, um zu sehen, was in der Vergangenheit entwickelt wurde, und wie schnell und wie gut. Daraus können wir schließen, dass der Anbieter sich weiterentwickelt, und das ist es, was wir schätzen.“

Sycor musste außerdem eine einheitliche und organisierte Nutzung von Microsoft Teams einführen, weshalb eine Governance-Lösung erforderlich war. Man hatte nicht geplant, denselben Anbieter zu wählen, aber die positiven Erfahrungen mit Cloud Backup veranlassten das Unternehmen, die Cloud-Governance-Lösung von AvePoint zu überdenken.

„Bei der Produktpräsentation haben wir gesehen, dass die Lösung von AvePoint sehr ausgereift ist“, sagt Rolf Gottschalk, Projektmanager bei Sycor. „AvePoint Cloud Governance deckte alle wesentlichen Anforderungen ab, die im Katalog gesammelt wurden, und diese wurden vollständig erfüllt.“

Mit Cloud Governance kann Sycor nun vordefinierte Governance-Regeln (z. B. Namensgebung) durchsetzen – nicht nur während der Bereitstellung von Teams, sondern auch während des gesamten Lebenszyklus.

Die klaren Verantwortlichkeiten, die bei der Teamerstellung definiert werden, erleichtern die Verwaltung der Mitglieder. Dies spielt nicht nur bei der internen Zusammenarbeit, sondern auch beim Gastmanagement eine zentrale Rolle.

Mit Cloud Governance kann ein Gast zur Umgebung hinzugefügt werden. Nach einer bestimmten Zeit wird der Besitzer des Gastes jedoch aufgefordert, die Aktualität der Berechtigung zu überprüfen – woraufhin entweder eine Verlängerung des Gastkontos beantragt oder der Offboarding-Prozess eingeleitet wird. Diese automatisierte und regelmäßige Überprüfung der Teams-Mitglieder gibt Sycor die Kontrolle über seine Umgebung und gewährleistet, dass Sicherheitslücken geschlossen werden.

Cloud Governance erleichtert auch die Bereitstellung von Arbeitsbereichen. Über die MyHub-Selbstbedienungsschnittstelle können Mitarbeiter selbständig Teams erstellen. Ein vordefinierter Fragebogen führt die Nutzer durch den Erstellungsprozess, damit ein Team ihren Anforderungen entspricht. Manuelle Tätigkeiten, wie das Senden einer E-Mail-Anfrage an den Service Desk und ein anschließender Abgleich bei fehlenden Informationen, sind nicht mehr notwendig.

„Fakt ist, dass wir mit der aktuellen Konfiguration sehr viel Zeit sparen, der Aufwand halbiert sich“, sagt Gottschalk. „Das spart auch der Verwaltung immens viel Zeit.“

Die Quintessenz

Die Führungskräfte von Sycor beschreiben den Support von AvePoint als außergewöhnlich und partnerschaftlich. Das engagierte Team hat mit kompetenter Beratung und rechtzeitigem Handeln beeindruckende Leistungen erbracht.

Durch die Implementierung von AvePoint-Lösungen hat Sycor sein Ziel erreicht, eine sichere und organisierte Umgebung zu schaffen. Die Auswirkungen von Datenverlusten und -beschädigungen wurden erheblich reduziert und das Vertrauen der Kunden gestärkt.

Dank der SaaS-Lösung und der Automatisierung von Prozessen minimiert das Unternehmen den infrastrukturellen und administrativen Aufwand und spart Personalressourcen, die anderweitig eingesetzt werden können.

Sycor

Sycor wurde 1998 gegründet und ist ein führendes mittelständisches IT-Beratungs- und Systemintegrationsunternehmen. Als Full-Service-Anbieter deckt Sycor das gesamte Spektrum der Informations- und Kommunikationstechnologie ab und beschäftigt mehr als 600 Mitarbeiter in Deutschland, Asien und Nordamerika. Das wachsende Unternehmen bietet technische Innovationen und langjährige Erfahrung, um den Erfolg und die Entwicklung seiner Kunden bestmöglich zu unterstützen.

 

Lesen Sie die vollständige Case Study hier.


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