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Viele Organisationen befassen sich aktuell mit Cloud-Lösungen und Microsoft 365, wobei ein besonders wichtiges Teil des Puzzles nicht vergessen werden darf – die Menschen. Denn so innovativ und leistungsfähig die Microsoft 365-Plattform auch sein mag: Wenn Ihre Nutzer nicht wissen, wie sie ihr volles Potenzial ausschöpfen können oder sich sogar vor der Verwendung sträuben, wird sich Ihre Produktivität kein Stück verbessern. Gino Degregori und Mark Dyer von der Bravo Consulting Group haben im Gespräch mit AvePoint CBO Dux Raymond Sy erörtert, wie Organisationen die Produktivität in Microsoft 365 durch kluges Change Management verbessern können.
Was ist Change Management?
Beim Change Management geht es darum, eine neue Technologie oder einen neuen Prozess nicht einfach nur in den bisherigen Ablauf zu integrieren. Wenn Sie nicht darauf achten, wie sich diese neue Implementierung auf die Mitarbeiter auswirkt, werden Sie vor einigen Herausforderungen stehen. Um das volle Potenzial von Microsoft 365 wirklich auszuschöpfen, ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Benutzer nicht nur neue Dienste annehmen, sondern diese Dienste auch als Teil ihres natürlichen Arbeitsrhythmus annehmen.
Es ist ganz natürlich, dass Menschen das Unbekannte fürchten; wenn also plötzlich jemand in den Raum platzt und sagt: „Dies, das und jenes ändert sich jetzt“, werden sich die Nutzer wahrscheinlich sträuben und abschalten, wenn es darum geht, die neue Software voll auszuschöpfen. Um das zu vermeiden, bedarf es unbedingt eines guten Change Managmenets. Formulieren Sie von Anfang an eine starke Strategie, um
- die Chance, dass Ihr Projekt Erfolg hat, zu vergrößern
- die Unwilligkeit zur Veränderung Ihrer Mitarbeitenden erfolgreich zu steuern
- von Mitarbeitenden abhängige Investitionsrenditen zu realisieren
- Änderungskompetenz innerhalb Ihrer Organisation aufzubauen
Teil 1: Arbeitshilfe
Arbeitshilfen sind entscheidend für den Erfolg der Nutzer. Sie ermöglichen es den Nutzern, die ihnen zur Verfügung gestellten Informationen zu nutzen und wiederzuverwenden. Die Bravo Consulting Group hob vier Schlüsselmerkmale hervor:
- Simpel, aber informativ
- So detailliert, dass Anwender die Informationen erhalten, die sie benötigen, aber nicht übermäßig lang oder komplex
- Wenn Sie eine Vielzahl von Arbeitshilfen zur Verfügung stellen, stellen Sie sicher, dass sie ein einheitliches Erscheinungsbild aufweisen, das leicht zu erkennen ist
- Zugänglich, damit Ihre Anwender sie mühelos finden. Sie sollten sich nicht ständig per E-Mail an Admins wenden müssen, um herauszufinden, wo sich diese Materialien befinden. Sie sollten sich an einem zentralen Ort befinden, den jeder kennt.
Teil 2: Praxisorientierte Schulungen
Ihre Nutzer lernen auf unterschiedliche Weise. Was bei einer Person funktioniert, ist nicht zwangsläufig auch für die andere geeignet. Praktisches Training ist eine gute Möglichkeit, um möglichst viele Arten von Nutzern anzusprechen.
Bei der Entscheidung darüber, wie ein effektives Schulungsprogramm aufgebaut werden kann, sollten Sie berücksichtigen, was die Anwender tagtäglich tun und wie Microsoft 365-Tools diese Aufgaben ein wenig erleichtern können. Machen Sie die Anwendungsfälle für Nutzer nachvollziehbar und relevant für ihre Tätigkeiten.
Ein wesentlicher Bestandteil dieser Strategie ist natürlich der Aufbau von Champions innerhalb Ihrer Organisation. Als Trainer sind Ihre Handlungsmöglichkeiten bei jeder Gelegenheit stets auf ein gewisses Maß und einen bestimmten Personenkreis zu einem bestimmten Zeitpunkt beschränkt. Indem Sie allerdings ein Netzwerk aus Champions schaffen, können in allen Teilen Ihrer Organisation Personen als Microsoft 365-Botschafter auftreten und unterschiedlichen Arten von Nutzern unter die Arme greifen.
Die Vorteile praxisorientierter Schulungen
Weniger Probleme: Oft stehen viele Nutzer immer wieder vor den gleichen Problemen. Indem Sie diese häufig auftretenden Probleme in Ihren Schulungen thematisieren, können Sie die Zahl der bei Ihnen eingehenden Anrufe und Tickets verringern.
Höhere Effizienz: Je vertrauter Nutzer mit den Produkten und ihren Eigenschaften sind, desto effektiver können sie in ihrer jeweiligen Rolle arbeiten.
Mehr Wissen: Manchmal sind sich Ihre Anwender schlicht und einfach nicht bewusst, was mit Microsoft 365 alles möglich ist. Umfassende Schulungen vermitteln ihnen dieses Wissen.
Höhere Sicherheit: Wenn Mitarbeitende wissen, wie sie die Produkte richtig verwenden, steigert das gleichzeitig die Sicherheit in Ihrer Organisation. Einerseits treten weniger Fehler und versehentliche Datenlecks auf und andererseits lernen Ihre Nutzer die eingebauten Sicherheitsfunktionen von Microsoft 365 kennen.
Technologische Modernisierung: Achten Sie bei der Schulung Ihrer Nutzer darauf, dass sie die neuesten und besten Softwarefunktionen kennenlernen. Wenn Sie möchten, dass Ihre Organisation im Hinblick auf die Technologie auf dem neuesten Stand ist, dann müssen Sie ganz unten anfangen und den Nutzern die Technologie in entsprechenden Schulungen nahebringen.
Teil 3: Kommunikation und Kennzahlen
Sie können Ihren Nutzern Arbeitshilfen zur Verfügung stellen und Schulungen durchführen, doch erst Kommunikation und Kennzahlen runden alles richtig ab. Beides hilft Ihnen nicht nur dabei, sicherzustellen, dass Ihre Schulungen und Arbeitshilfen an den richtigen Stellen ansetzen, sondern auch, dass sie zu mehr Wachstum und gesteigerter Microsoft 365-Nutzung beitragen. Zudem können Sie mithilfe akkurater Kennzahlen mögliche Schwachstellen Ihrer Schulungsprogramme identifizieren.
Kennzahlen
Akkurate Microsoft 365-Nutzungskennzahlen können in vielfältiger Weise nützlich sein. Dazu gehören:
Allgemeine Nutzung: Wer nutzt die Umgebung? Wie viele Personen nutzen sie? Liegt die Nutzungsrate näher bei 50 % oder bei 90 %? Welche Erkenntnisse können aus diesen Daten gewonnen werden?
Quote der geschulten Mitarbeitenden: Wenn Sie immer nur die gleiche begrenzte Personengruppe weiterbilden, stimmt etwas mit Ihrer Kommunikation nicht und Sie schulen nicht alle Leute, die geschult werden müssten.
Angemessene Kommunikation: Finden Sie heraus, welche Kommunikationsmethoden in Ihrer Organisation funktionieren und verfassen Sie entsprechend angepasste Mitteilungen, um die Mitarbeiter über die vorhandenen Möglichkeiten zu informieren. Wenn Sie sich häufig auftretenden Fragen nicht widmen, dann informieren die Kennzahlen Sie darüber, wie Sie Ihre Kommunikation verbessern können.
Geben Sie häufig auftretenden Problemen Vorrang: Achten Sie darauf, woher die am häufigsten auftretenden Probleme kommen, die Ihren Helpdesk erreichen und fragen Sie nach, welche Probleme Nutzer haben. Die entsprechenden Antworten können dann Bestandteil Ihrer Schulungen und Arbeitshilfen werden. Arbeiten Sie zunächst das ab, was schnell erzielbare Erfolge verspricht und beurteilen Sie das Gesamtbild regelmäßig neu, um zu sehen, was sich geändert hat.
Mehr darüber, wie all diese Aspekte durch die richtige Governance zum großen Ganzen werden (und wie Sie in Ihrer Umgebung ebenfalls effektive Governance-Kontrollen einführen), erfahren Sie hier in unserem Webinar.
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