StartBackupDatenbackups - Welche Geschäftsdaten müssen in Microsoft 365 gesichert werden?

Datenbackups – Welche Geschäftsdaten müssen in Microsoft 365 gesichert werden?

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Datenbackups sind Ihre Versicherung gegen Verlust, Datenkorruption und alle anderen Faktoren, die zu unerwünschten Veränderungen an Ihren Produktionsdaten führen könnten. Da heutzutage der Großteil aller Kollaborationsinhalte elektronisch bearbeitet und gespeichert wird, ist es umso wichtiger, über einen Microsoft 365-Backup-Plan zu verfügen, der sowohl bei versehentlichen als auch bei absichtlichen Problemen mit Ihren Daten eine Absicherung darstellt. Nachdem wir also den Zweck von Datenbackups identifiziert haben, stellt sich die Frage: „Für welche Geschäftsdaten in Microsoft 365 müssen überhaupt Backups erstellt werden?“

Kollaborationsdaten

Kollaborationsdaten stehen häufig ganz oben auf der Liste für Datenbackups, da sie am anfälligsten für Zwischenfälle und das Ziel von Datenkorruption sind. Es handelt sich um Dateien, die regelmäßig geändert und bearbeitet werden und die Produktivität der Nutzer steigern. Angesichts der Wichtigkeit dieser Inhalte sind im Rahmen der Entscheidung, für welche von ihnen ein Backup angelegt werden muss, folgende Faktoren zu berücksichtigen.

Wo werden die Daten gespeichert?

Auf einer Plattform wie Microsoft 365 arbeiten Nutzer üblicherweise in Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive und anderen Diensten wie Planner. Auch Dynamics oder Salesforce werden gegebenenfalls als wichtige CRM-Systeme für die Aufzeichnung verwendet. Für die Entwicklung von Backup-Plänen und die Wahl einer Lösung müssen Sie wissen, wo Ihre Daten primär zu finden sind.

Wie wichtig sind diese Daten?

Dies kann von Organisation zu Organisation unterschiedlich sein. In einigen Fällen werden alle Daten der Kollaboration als wichtig betrachtet; in anderen sind nur die Inhalte von Bedeutung, die an einer bestimmten Stelle abgespeichert werden. Das Ziel bei der Beantwortung dieser Frage ist, sich ein Bild vom Umfang der Inhalte zu machen, die in die Backups eingeschlossen werden müssen und zu ermitteln, wie sich das auf die erforderliche Speicherkapazität auswirken kann.

Wie häufig werden diese Daten verändert?

Anhand dieser Frage lässt sich die Häufigkeit bestimmen, mit der Backups erstellt werden sollen. Die Antwort kann abhängig von den in der vorherigen Frage identifizierten Speicherorten unterschiedlich ausfallen, ist aber nichtsdestotrotz wichtig zur Ermittlung eines Wiederherstellungspunkt (Recovery Point Objective – RPO) und einer Wiederherstellungszeit (Recovery Time Objective – RTO).

Struktur

Dies ist ein vager Begriff, der zunächst näher definiert werden sollte. Was wir meinen, sind die hierarchische Struktur und die Container, in denen die Daten gespeichert sind. Nun, wenn die Daten selbst gesichert sind, warum ist das Backup wichtig? Im Falle eines Notfalls ermöglicht eine Sicherung der Struktur und der Daten eine nahtlose Wiederherstellung und die Aufrechterhaltung der Kontinuität für die Tätigkeiten der Nutzer, ohne dass große Änderungen vorgenommen werden müssen.

Denken Sie beispielsweise an OneDrive for Business oder Google Drive. Einige Nutzer gehen bei der Erstellung ihrer Unterordnerstrukturen sehr sorgfältig vor. Diese Organisationssysteme beizubehalten kann sich als extrem vorteilhaft erweisen. Nicht zuletzt fällt es Ihnen dadurch auch leichter, sich sorgfältig mit dem gerade genannten Punkt zu befassen. Hier ein paar Beispiele für strukturelle Komponenten:

  • Site-Collections
    • Unterwebsites
    • Listen/Bibliotheken
    • Ordner
  • OneDrive-Site
    • Ordner
  • Teams
    • Kanäle
      • Dateien
      • Konversationen
    • Planner
      • Aufgaben

microsoft 365

Konfigurationen

Konfigurationen können Berechtigungen, Einstellungen und andere Besonderheiten eines Arbeitsbereichs enthalten, die dessen Funktionsweise bestimmen. Wenn sowohl die Daten als auch die Struktur erfasst werden, können Konfigurationseinstellungen beim Backup mit berücksichtigt werden und bei der Wiederherstellung auf die Inhalte angewendet werden. Auf diese Weise müssen sich Administratoren keine Gedanken darum machen, welche Anpassungen sie an einem Arbeitsbereich vornehmen müssen, um seinen Ausgangszustand wiederherzustellen. Dies kann sich auch auf Gastnutzer auswirken, die gegebenenfalls noch immer Zugriff auf Inhalte benötigen, die ihnen vor einem Datenverlust zur Verfügung standen.

Aufgrund der Unterschiede zwischen verschiedenen Kollaborationsdiensten stellt die Möglichkeit zur Wiederherstellung der Konfigurationen für einige Backup-Lösungen ein einzigartiges Alleinstellungsmerkmal dar. Hier einige Beispiele.

SharePoint-Konfigurationen können unter anderem Folgendes beinhalten:

  • SharePoint-Gruppen und eindeutige Berechtigungen
  • Externe Freigaben (als Berechtigung und Funktion)
  • App-Webparts, Site-Designs und Sitevorlagen
  • Einstellungen für Listen und Bibliotheken

Konfigurationen in Microsoft Teams können unter anderem Folgendes beinhalten:

  • Besitzer und Mitglieder
  • SharePoint-Gruppen und eindeutige Berechtigungen
  • Gastzugriff und externe Freigabe
  • Kanäle (einschließlich Privatkanal-Architektur)
  • Planner-Daten
  • Registerkarten

Die genannten Beispiele zeigen, dass es zwar einige Überschneidungen in den Konfigurationsdaten gibt, die Unterschiede dennoch groß genug sind, dass es sich lohnt, sich ein genaues Bild davon zu verschaffen, was für die Geschäftskontinuität erforderlich ist.

Schlussgedanken

Ein Backup-Auftrag ist nur so erfolgreich wie seine Fähigkeit zur Wiederherstellung. Sollte der Wiederherstellungsprozess zu kompliziert oder schlecht strukturiert sein, behindert das die Fähigkeit, die wichtigsten Daten für Ihr Unternehmen zu sichern. Der Prozess muss sowohl für Administratoren als auch für Endnutzer einfach sein und sollte die Optionen umfassen, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind. Solange Ihre Backup-Methode Verlustfreiheit garantiert und Kollaborationsdaten, Datenstruktur und Konfigurationen umfasst, können Sie ganz beruhigt sein.


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