Cloud Records Panel 11

Meistern Sie die Herausforderungen der digitalen Transformation

Weltweit wechseln Unternehmen in die Cloud, um digitale Zusammenarbeit, IT-Flexibilität und den Zugriff von unterwegs zu ermöglichen. Die digitale Transformation führt jedoch zwangsläufig zu einer unkontrollierten Ausbreitung von Inhalten, was wiederum ein höheres Risiko, größere Herausforderungen bei der Einhaltung von Vorschriften und steigende Speicherkosten mit sich bringt. Eine umfassende Strategie für das Informationsmanagement ist entscheidend, um betriebliche Effizienz und Compliance zu gewährleisten.

VIDEO: Cloud Records in Aktion
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Informationsmanagement neu gedacht

  • KONTROLLE
    Effiziente Verwaltung all Ihrer Daten

    Verbessern Sie den Informationslebenszyklus

    Unsere SaaS-Lösungen helfen Ihnen, Ihre Anforderungen an das Informationsmanagement zu erfüllen. Automatisieren Sie Geschäftsregeln, um den gesamten Content-Lebenszyklus zu verwalten — von der Erstellung bis zur Klassifizierung und Aufbewahrung. Eine einheitliche Verwaltungszentrale erlaubt Ihnen die Kontrolle und die Verwaltung von elektronischen Inhalten aus Microsoft 365, SharePoint On-Premises, Exchange Online, sozialen Medien und Dateisystemen direkt neben physischen Unterlagen.

    Control

    Wenden Sie die Klassifizierung von Informationen direkt und automatisch auf Inhalte an, ohne dass ein Endnutzer eingreifen muss.

    Behalten Sie Ihre Informationsergebnisse im Blick, berichten Sie über alle durchgeführten Aktionen und verwalten Sie ein Klassifizierungsschema oder eine Taxonomie.

    Verwalten Sie den Lebenszyklus von Informationen und verknüpfen Sie deren Ergebnisse mit Geschäftsregeln zum Entfernen, Aufbewahren, Archivieren oder Vernichten von Inhalten.

  • SPEICHER
    Reduzieren Sie die Speicherkosten

    Wachsen die Kosten ins Unermessliche?

    In vielen Unternehmen ist das Datenvolumen in den letzten Jahren erheblich angestiegen, denn Unternehmen haben Collaboration-Lösungen eingeführt, auf hybride Arbeitsmodelle gewechselt und Nutzer arbeiten regelmäßig mit mehreren Geräten. Durch die Konfiguration und Verwaltung von Klassifizierungsschemata und die Anwendung automatischer Aufbewahrungs- und Entsorgungsregeln lassen sich die Kosten für die Datenspeicherung reduzieren und potenzielle Zusatzgebühren verringern.

    Storage

    Wenden Sie basierend auf den vom Unternehmen definierten Kriterien Standardaufbewahrungs- und
    -entsorgungsmaßnahmen auf Daten und Dokumente an.

    Reduzieren Sie proaktiv die Kosten für die Speicherung von Daten.

    Behalten Sie mit einem integrierten Berichterstattungs- und Auditing-System den Überblick.

  • COMPLIANCE
    Wir haben das Richtige für Sie

    Stellen Sie sicher, dass gesetzliche und organisatorische Vorschriften problemlos eingehalten werden

    Cloud Records wurde von führenden globalen Behörden geprüft und zertifiziert. Es erfüllt nicht nur die Richtlinien Ihres Unternehmens, sondern auch die sich schnell ändernden gesetzlichen Anforderungen auf lokaler, staatlicher und bundesweiter Ebene. So können Sie ganz beruhigt sein, dass Sie nicht zu viele - oder zu wenige - Informationen aufbewahren, wodurch das Risiko von Bußgeldern, Markenschäden, Vermögensverlusten, Rechtsstreitigkeiten und Datenverlusten verringert wird.

    Compliance

    Klassifizieren Sie Inhalte ordnungsgemäß, sodass angemessene Lebenszyklusrichtlinien eingehalten werden können.

    Entsorgen Sie Inhalte, die nicht länger benötigt werden, ordnungsgemäß.

    Die erweiterte Suche macht das Auffinden von Informationen bezüglich Zugriffsanfragen schnell und einfach.

  • EFFIZIENZ
    Verbessertes Inhaltsmanagement spart Ihren Endnutzern Zeit

    Steigern Sie die Produktivität und verbessern Sie das Nutzererlebnis

    Sorgen Sie für ein besseres Nutzererlebnis, indem Sie Nutzern die Last der Informationsverarbeitung abnehmen. Und da Ihre Mitarbeiter nicht mehr nach Daten suchen oder nicht auffindbare Inhalte neu erstellen müssen, erhöht sich auch die Produktivität. Ermöglichen Sie es den Nutzern, die benötigten Informationen schnell zu erhalten, damit sie sich sofort wieder ihrer eigentlichen Aufgabe widmen können.

    Efficiency

    Sparen Sie Zeit mit automatischer Inhaltsklassifizierung.

    Entlasten Sie mit automatisierten Abläufen Ihre Endnutzer.

    Speichern Sie Inhalte einfach und effizient mit Office- und E-Mail-Integrationstools.

  • ÜBERSICHT
    Nachweisbare Fortschritte

    Behalten Sie Ihre Inhalte mit integrierten Berichten im Auge

    Optimieren Sie Ihr Informationsmanagement mit einer Lösung, die elektronische und physische Inhalte über eine einfache, intuitive Benutzeroberfläche verwaltet. Erhalten Sie schnell Antworten auf die wichtigsten Fragen mithilfe unseres Dashboards – von Records-Managern für Records-Manager entwickelt. Ermöglichen Sie sicherheitsorientierte Suchergebnisse und Berichte mit delegierter Administration.

    Oversight

    Ein zentralisiertes Dashboard schafft mehr Transparenz und Kontrolle.

    Überwachen Sie proaktiv Nutzeraktionen mit vordefinierten Berichten und der Abfrage von Audit-Protokollen.

    Kontrollieren Sie Administratoren-Zugriffe mit rollenbasiertem Zugriff und Sicherheitsbeschränkungen für Inhalts-Repositorys.

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COMPLIANCE LEICHT GEMACHT

Entwickelt unter Berücksichtigung Ihrer gesetzlichen und behördlichen Vorschriften

Cloud Records ist speziell darauf ausgerichtet, Unternehmen bei der Einhaltung globaler gesetzlicher Anforderungen zu unterstützen, von internationalen Standards bis hin zu lokalen Rechtsvorschriften und Gesetzen sowie Ihren unternehmenseigenen Richtlinien. Gestützt auf das leistungsstarke Sicherheits- und Governance-Framework von AvePoint, sorgt unsere intuitive SaaS-Lösung dafür, dass Sie mit den sich ständig verändernden Compliance-Vorschriften mühelos Schritt halten können.

CASE STUDY: Cardinia Shire Council
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FLEXIBEL UND PRÄZISE

Ihre Informationsmanagement-Strategie

Während einige denken, dass Records Management nur für regulierte Unternehmen wichtig ist, ist eine fortschrittliche Informationsmanagement-Strategie in Wirklichkeit eine universelle Notwendigkeit. AvePoint Cloud Records ist smart und skalierbar und lässt sich leicht an Ihre branchenspezifischen Anforderungen anpassen. Behalten Sie mit eingebauten Berichten und Audits den Überblick, alles von unserer SaaS-Anwendung aus.

Regierung

Regierungen in der ganzen Welt sind dafür verantwortlich, Dokumente und Daten von großem Wert zu erstellen, aufzubewahren und zu speichern. Erfüllen Sie diese Anforderungen an das Informationsmanagement mit einer Lösung, die genau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.

Gesundheitswesen

Branchen, die den Vorschriften der US-Lebensmittel- und Arzneimittelbehörde unterliegen, müssen die FDA-Richtlinie Part 11 Electronic Records; Electronic Signatures - Scope and Application einhalten, die klare Anforderungen an die Verwaltung von Dokumenten und Informationen stellt. Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Daten mit Audit-Protokollen, Datenaufbewahrung und laufender Überwachung.

Fertigung

Die internationalen Normen wie ISO 90001 und ISO 27001 beinhalten Anforderungen in Bezug auf das Informationsmanagement. Von der Erfassung und Klassifizierung bis zur gesicherten Entsorgung - Cloud Records hilft Ihnen, Ihre Anforderungen zu erfüllen.

Finanzdienstleistungen

FinServ-Unternehmen, die den strengen Informationsmanagement-Vorschriften der U.S. Securities and Exchange Commission (SEC), der Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) und der Commodity Futures Trading Commission (CFTC) unterliegen, können mit Cloud Records die Kontrolle über ihre Compliance-Aktivitäten übernehmen.

Bildung

Bildungsinstitutionen befolgen in der Regel die relevanten Informationsmanagement-Protokolle ihrer lokalen Regierung, wobei einige Gerichtsbarkeiten sektorspezifische Anforderungen haben. Cloud Records schafft mehr Flexibilität und ermöglicht es Ihnen, Ihre Herausforderungen auf eine Weise zu meistern, die für Sie passend ist.

Energie

Die Vorschriften der Energiebranche sind vielfältig und unterschiedlich, einschließlich der von Organisationen wie der Federal Energy Regulatory Commission (FERC) und der North American Electric Reliability Corporation (NERC) veröffentlichten Standards. Passen Sie Cloud Records an Ihre Compliance-Anforderungen an.

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ANGEPASST AN IHRE ANFORDERUNGEN

Informationsmanagement optimiert

Mit Cloud Records kann Ihr Records Manager den Lebenszyklus von Informationen verwalten, nicht die Endnutzer. Optimieren Sie deren Produktivität mit einer speziell entwickelten, zentralen Benutzeroberfläche. Cloud Records sorgt für Ordnung in SharePoint Online und Exchange Online und entlastet Sie gleichzeitig von der Arbeit des herkömmlichen Records Management.

VIDEO: Der unsichtbare Superheld
INHALTSKLASSIFIZIERUNG

Verwalten Sie ein Klassifizierungsschema oder einen Dateiplan, oder wenden Sie mehrere Regeln auf eine einzelne Klassifizierung an und legen Sie die Gültigkeitsdauer fest.

TAXONOMIE-VERWALTUNG

Sie können die Einstellungen anzeigen und auswählen, ob ein gesamter Termset, ein Teil eines Terms oder Sets oder ein Standardterm auf einen Microsoft Office 365-Speicherort angewendet werden soll.

AUFBEWAHRUNG UND ENTSORGUNG

Erstellen Sie Geschäftsregeln für die Verwaltung eines Informationslebenszyklus. Setzen Sie aktions- oder datumsbasierte Trigger oder Metadaten zur Regelsetzung ein.

AUSWAHL DER REGEL

Auf Basis von Geschäftsregeln können Sie Inhalte löschen, aufbewahren, deklarieren oder exportieren. Konfigurierbare Regeln werden automatisch angewendet.

BERICHTERSTATTUNG

Verwalten Sie die Daten mit integrierten Berichten. In Dashboards werden die Anzahl der verwalteten Objekte, vernichteten Dokumente, ausstehenden Aufgaben und mehr angezeigt.

AKTIONEN FÜR DATENPRÜFUNG

Verfolgen Sie Audit-Protokolle von Aktionen, die an einem Objekt oder von einem bestimmten Nutzer durchgeführt wurden, um die Integrität der Daten zu gewährleisten und zu dokumentieren.

PHYSISCHE DATEN

Fragen Sie bestehende Daten an oder erstellen Sie neue. Behalten Sie den Überblick und führen Sie Space Management-Aktivitäten mit Berichterstattung durch.

SICHERHEITSTRIMMING

Delegieren Sie entsprechend den geschäftlichen Anforderungen Berechtigungen an definierte Nutzer mit unterschiedlichem Zugriff auf die Content-Repository-Verwaltung.

Zugeschnittene Sicherheit

Delegieren Sie Berechtigungen an definierte Nutzer mit unterschiedlichem Zugriff auf die Content-Repository-Verwaltung je nach Geschäftsanforderungen.

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Gewährleisten Sie Governance und Datenintegrität während einer digitalen Transformation

Die letzten Monate haben für viele Unternehmen den Umstieg auf hybride Arbeitsmodelle beschleunigt. Mit der zunehmenden Verbreitung von Cloud-basierten Lösungen für die Zusammenarbeit müssen sich auch die Verfahren für die Verwaltung von Dokumenten und Informationen entsprechend weiterentwickeln. Hier erfahren Sie, wie Sie die allgemeinen Compliance-Anforderungen für Daten erfüllen, Aufbewahrungs- und Entsorgungspläne erstellen und eine sichere Informationsverwaltung gewährleisten können.

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