Continental migriert mit Hilfe von AvePoint große Datenmengen nach SharePoint Online

Kundenanforderungen

  • Suche nach einem Migrationspartner, der die notwendigen Migrations-Ressourcen zur Verfügung stellt sowie die dafür eingesetzte Software
  • Der Partner sollte einen umfassenden Migrationsservice aus einer Hand bieten

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  • Continental
  • Kundenstandort Hannover, Deutschland
  • Branche Fertigung
  • Plattform Office 365
  • AvePoint-LösungenMigrationsdienste

DIE GRÖßTEN ERFOLGE

  • Ganzheitliche Herangehensweise von der Evaluation bis hin zur professionellen Durchführung und Dokumentation
  • Dynamischer Migrationsprozess riesiger Datenmengen in Wellen
  • Erfolgreicher Abschluss des Migrationsprojekts im Rahmen des festgelegten Zeitraums
Dank der Kunden- und Lösungsorientierung, der hohen technischen Kompetenz und der vertrauensvollen Zusammenarbeit von AvePoint mit unserem Team lief die gesamte Migration außerordentlich reibungslos und erfolgreich. Wir haben neben der reinen Migration mit der neuen Arbeitsumgebung für unsere Kunden einen echten Mehrwert hinsichtlich Anwenderfreundlichkeit und Integration erzielt.
Sven Schneidereit Leiter Communications IT und Global Applications Continental

HERAUSFORDERUNG

Um die Kollaboration zwischen den Mitarbeitern weiter zu fördern, plante Continental im Zuge der Ankündigung von Microsoft, den Support für die zuvor genutzte Webanwendung SharePoint 2010 einzustellen, alle Daten nach Microsoft 365 zu migrieren. Aufgrund dessen war Continental im Jahr 2018 auf der Suche nach einem Partner, um die Datenmigration technisch zu unterstützen.

Dabei war den Projektleitern die Zusammenarbeit mit einem Migrationspartner wichtig, der nicht nur die notwendigen Ressourcen zur Migration zur Verfügung stellte, sondern auch die dafür eingesetzte Software. AvePoint konnte mit seinem umfassenden Migrationsservice im Rahmen einer Ausschreibung überzeugen.

„Uns war es bei diesem großen Migrationsprojekt wichtig, dass unser Partner alles aus einer Hand bietet“, erläutern Cherry Claire Eck, IT Project Lead SharePoint Transition bei Continental, und Marcel Kirchner, Solution Manager SharePoint Online Standard Collaboration bei Continental. „AvePoint bot uns eine ganzheitliche Herangehensweise von der Evaluation bis zur professionellen Durchführung und Dokumentation.“

AVEPOINT-LÖSUNGEN

Bevor die Migration gestartet wurde, kamen alle internen Teams der verschiedenen Geschäftsfelder wie IT-Infrastruktur, IT Service Operations, Communication & Change, gemeinsam mit dem Management der Continental sowie den Ansprechpartnern von AvePoint im Rahmen von Workshops zusammen, um zu evaluieren, welche Migrationsmethode verfolgt werden sollte und welcher Ansatz am besten für die Mitarbeiter passen würde.

„Bei diesem Projekt haben wir deutlich gemerkt, dass die Continental AG Kommunikation und Change lebt“, sagt Gökhan Yilmaz, Account Director Automotive bei AvePoint. „Es wird alles zusammen entschieden, niemand gibt die Stoßrichtung allein vor. So viele Beteiligte kommen bei kaum einem Migrationsprojekt zusammen, um gemeinsam die beste Vorgehensweise zu definieren. Und es hat sich gezeigt, dass das genau der richtige Weg war, um einen optimalen Leitfaden zur Durchführung des Projekts zu entwickeln.“

Anschließend führten Cherry Claire Eck und Hannes Hess (Business Project Lead SharePoint Transition) gemeinsam mit den Nutzern eine Klassifizierung der SharePoints durch, die in diesem Rahmen validiert und ausgewertet wurden. Da es im Falle der Continental aufgrund der riesigen Datenmenge nicht möglich war, alle Daten auf einmal zu migrieren, wurde die Migration schrittweise in Wellen geplant.

Dabei war der Prozess dynamisch – nachdem die Daten migriert wurden, mussten diese von den entsprechenden Mitarbeitern überprüft und verifiziert werden. Abschließend wurden nach der jeweiligen Migrationswelle im Rahmen einer Support-Phase, wenn notwendig noch kleinere Anpassungen vorgenommen, z. B. im Falle, dass Berechtigungen anders vergeben werden mussten.

„Unser Migrationsprojekt hatte einen straffen Zeitplan“, berichtet Hannes Hess. „Die Migration startete im Mai 2019 und der Plan war, die letzte Welle bis zum Ende des Jahres abzuschließen. Bei solch einer gewaltigen Datenmenge war das die erste große Herausforderung.“

„Hinzu kam noch, dass wir zu Beginn nicht wussten, wie viel Last wir pro Welle auf die Server geben konnten“, ergänzt Cherry Claire Eck. „Der Zeitplan war knapp, aber schlussendlich haben wir es geschafft und mussten nicht auf unseren Plan B zurückgreifen.“

Für die Continental war es essenziell, alle Mitarbeiter stets auf dem Laufenden zu halten und diese während des gesamten Migrationsprozesses zu begleiten. Im Intranet sowie per E-Mail wurden sie regelmäßig über mögliche To Dos, z. B. eine notwendige Bereinigung ihrer SharePoint-Daten, und das Stadium der Migration informiert.

„Uns war es während des Prozesses besonders wichtig, die Mitarbeiter vollständig einzubeziehen“, sagt Hannes Hess, der als Business Project Lead auch für die Kommunikation verantwortlich war. „Und nun, nach der Migration, fördern wir zudem die User Adoption, indem wir Lernmaterialien zur Verfügung stellen, Webinare anbieten und Aufklärungsarbeit dahingehend leisten, wie die Mitarbeiter Microsoft 365 optimal nutzen können. Für uns war die Migration nie nur ein IT-Projekt, sondern immer auch ein Change-Projekt, in das alle Mitarbeiter eingebunden werden sollten.“

Diese Bemühungen zahlten sich aus, denn Hannes Hess und sein Team erhielten viel positives Feedback vonseiten der Mitarbeiter. Zudem wurden sogenannte GUIDEs eingesetzt, ein Multiplikatoren-Netzwerk von Mitarbeitern, die auf freiwilliger Basis die Change-Initiative unterstützten, um die User Adoption weiter zu fördern. Die GUIDEs übernahmen vielfach den Support, unterstützten die Mitarbeiter und boten Microlearnings direkt vor Ort an.

DAS FAZIT

Mit der Migration sind die Projektleiter der Continental sehr zufrieden. Das Projekt konnte nicht nur erfolgreich und im Rahmen des festgelegten Zeitraums abgeschlossen werden, auch die menschliche Komponente stimmte.

„Es hat immer eine sehr gute Atmosphäre im gesamten Team geherrscht, jeder hatte Freude an der Arbeit und das war uns persönlich sehr wichtig“, erläutert Hannes Hess. „Die Mischung aus fachlicher Kompetenz, tiefgehendem technischem Wissen sowie der schnelle Support und das Commitment, jederzeit für uns da zu sein und uns zu unterstützen – das hat uns wirklich beeindruckt.“

„Migrationsprojekte dieser Größe und Komplexität bieten zumeist vielfältigste Möglichkeiten, an denen das Projekt scheitern kann. Aus der Sicht des Anwenders ist das bestmögliche Ergebnis häufig schon erreicht, wenn alles so läuft wie zuvor”, erklärt Sven Schneidereit, Leiter Communications IT und Global Applications Continental und Sponsor des Projekts. „Dank der Kunden- und Lösungsorientierung, der hohen technischen Kompetenz und der vertrauensvollen Zusammenarbeit von AvePoint mit unserem Team lief die gesamte Migration außerordentlich reibungslos und erfolgreich. Wir haben neben der reinen Migration mit der neuen Arbeitsumgebung für unsere Kunden einen echten Mehrwert hinsichtlich Anwenderfreundlichkeit und Integration erzielt.“

In nächster Zeit will die Continental die Adoption weiter vorantreiben und mithilfe von Learning-Bites Webinare anbieten, um den Mitarbeitern die umfassenden Möglichkeiten von Microsoft 365 näherzubringen. Zusätzlich wird an der Servicestabilität und einer Verbesserung insbesondere im Bereich Lifecycle-Management gearbeitet. Nicht zuletzt plant der Automobilzulieferer weitere Templates wie Communication Sites auszurollen, um das Publizieren im Intranet einfacher zu gestalten.