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Au premier jour de la conférence Microsoft Ignite, Jeff Teper, le créateur de Microsoft SharePoint, a présenté les innovations et solutions récentes les plus intéressantes en matière de collaboration sur le contenu, de motivation des employés, de communication et de gestion des connaissances disponibles dans SharePoint.
« SharePoint n’est pas seulement une technologie, c’est une communauté. » – Jeff Teper
Avant toute chose, Jeff a été ravi d’annoncer que SharePoint a atteint le mois dernier le chiffre de 100 millions d’utilisateurs actifs par mois dans le cloud ! Une étape majeure est ainsi franchie.
Il a ensuite passé en revue les actualités et les annonces.
À commencer par le projet Cortex, le premier service entièrement nouveau introduit dans Microsoft 365 depuis le lancement de Microsoft Teams. Basé sur Microsoft Graph, diverses technologies d’IA de Microsoft et les principaux services de gestion de contenu de Sharepoint, le projet Cortex met à profit des connaissances avancées issues de l’IA pour :
- Donner plus de moyens aux salariés en mettant directement à leur disposition des connaissances, des idées et des savoir-faire dans les applications qu’ils utilisent tous les jours et dans le cadre de leur travail
- Mettre à profit l’IA pour recenser, organiser et classer les contenus à l’échelle des équipes et des systèmes
- Gérer et protéger les contenus à l’aide de mécanismes de sécurité et de flux de travail intelligents
Le projet Cortex organise les informations et les soumet aux utilisateurs au cours de leur activité. Ils peuvent ainsi récupérer des contenus, en extraire des informations et les indexer automatiquement, notamment à l’aide des procédés suivants :
- Reconnaissance des images et du texte. Les utilisateurs peuvent identifier des objets dans des images scannées ou chargées et extraire le texte d’images et de fichiers PDF.
- AI Builder. Les utilisateurs ont la possibilité de mapper un formulaire basé sur des propriétés à des métadonnées contenues dans SharePoint.
- Enseignement aux machines. Des experts humains peuvent enseigner à l’IA comment repérer les informations dans des documents non structurés.
L’intranet intelligent met également à disposition une foule d’outils supplémentaires pour informer et motiver les salariés. En effet, suite à des demandes de clients, Microsoft a non seulement rendu les intranets plus simples d’utilisation et plus réactifs, mais en a également accru l’automatisation. Par exemple :
- Sites d’accueil SharePoint : l’intranet prêt à l’emploi le plus abouti disponible sur le marché actuellement ! Désormais, vous pouvez même créer des versions Web et mobile de votre intranet respectant la charte graphique de votre entreprise et les personnaliser sur la base de Graph. Et profiter d’améliorations vidéo telles que la suppression du bruit. Sans compter le nouveau pied de page client.
- Recherche Microsoft : Microsoft a créé un modèle de recherche personnalisé basé sur Graph. Les sujets sont maintenant pris en compte dans la recherche. Les secteurs verticaux, les vidéos personnalisées et les articles basés sur les connaissances sont analysés dans les recherches.
- Création de contenu : les sites de communication SharePoint prenant désormais en charge plusieurs langues, il est possible de basculer dans une autre langue d’un simple clic sur un bouton. De plus, vous pouvez maintenant suivre les modifications : il vous suffit d’activer le mode d’édition et de sélectionner une version pour que tout ce qui a été ajouté, modifié ou supprimé soit mis en surbrillance sur la page. Par ailleurs, un stock de photographies libres de droits a été ajouté, si bien que vous avez accès à une multitude d’images et de contenus gratuits sans avoir à craindre des poursuites judiciaires. Et grâce à la planification de page, chaque utilisateur peut fixer lui-même la date de mise en ligne de son contenu.
- Espaces SharePoint : tout le monde vivra des expériences 3D à l’avenir, mais Microsoft tenait à les mettre à la disposition de tous dès aujourd’hui ! Les utilisateurs finaux peuvent créer des scènes en 3D comprenant des objets 3D, des documents 2D et des vidéos à 360° qu’ils peuvent ensuite intégrer à leur site. Et pour vivre une expérience immersive, il suffit de coiffer son casque audio !
Après le succès de son SharePoint Lookbook de l’année dernière, Microsoft a décidé de renouveler l’expérience et a mis en ligne une version 2020 mettant en scène toutes les fantastiques nouveautés de la solution !
SharePoint a vocation à renforcer le travail d’équipe et à donner aux employés les moyens de mieux collaborer – les dernières nouveautés introduites dans Microsoft 365 en attestent une fois de plus !
- Le nouvel Office.com: Microsoft propose à présent un guichet unique pour tous les outils dans Office 365 baptisé Office.com. Quelles nouveautés y trouve-t-on ? Microsoft a lancé des thèmes permettant aux utilisateurs de personnaliser leur site et pouvant être intégrés dans la recherche Microsoft. Microsoft a également introduit des modèles sur mesure permettant de s’assurer que les auteurs de contenu respectent les prescriptions relatives à la marque de l’entreprise grâce à une expérience optimisée et préalablement approuvée.
- PowerPoint : conjuguant collaboration et IA, le Concepteur PowerPoint de Microsoft propose un choix de modèles de mise en page conformes à la charte graphique de l’entreprise. À partir des mises en page de l’entreprise, il génère automatiquement des propositions préapprouvées utilisant les couleurs et les autres attributs de la signalétique de l’entreprise et garantissant que les utilisateurs les appliquent correctement.
- Word : Microsoft a optimisé l’expérience de collaboration en améliorant la manière dont les personnes interagissent à l’intérieur d’un document. Les utilisateurs peuvent en @mentionner d’autres et ajouter ces commentaires à des tâches envoyées à Microsoft Graph via Outlook, où chaque utilisateur peut voir les tâches créées à son intention. Chaque utilisateur peut répondre aux @mentions dans Outlook (où s’affiche la notification correspondante), c’est-à-dire qu’il peut les ouvrir, voir à l’intérieur du message à quoi se rapporte le commentaire et y répondre au même endroit, le tout étant ensuite intégré au document !
- Excel : l’application propose maintenant une fonction Nouvel affichage de feuille permettant de créer des vues personnelles et de leur donner un nom, puis de basculer entre la vue globale et la vue personnelle. En outre, Excel permet désormais la collaboration en temps réel !
- Nouvelle application mobile Office 365 : l’application Office pour smartphone offre une nouvelle expérience optimisée similaire au bureau Office.com et incluant des options uniquement disponibles dans la version mobile.
Et OneDrive n’est pas en reste côté nouvelles fonctions !
- La carte accessible par pointage (Hover Card) vous permet de voir les métadonnées et conversations liées à un document via Outlook et Teams.
- OneDrive prend maintenant en charge les fichiers de 110 Go.
- La technologie de synchronisation Delta s’applique désormais à tous les fichiers dans Microsoft 365, si bien que vous pouvez synchroniser et mettre à jour vos fichiers entre le bureau et le cloud.
- Les nouvelles fonctionnalités PDF permettent de charger et de signer des fichiers PDF dans l’application mobile.
- Grâce à de nouvelles liaisons établies entre Outlook et OneDrive, il n’est plus nécessaire de quitter l’application mobile Outlook pour travailler dans OneDrive.
Améliorations apportées à la plateforme des développeurs
Microsoft continue de construire des solutions pour les grandes entreprises dans Office 365, en particulier des outils de création et de stockage de contenu, dans l’objectif de transformer les processus d’entreprise et d’accroître l’automatisation des contenus Office 365. Voici comment :
- Nouveautés dans les bibliothèques de documents et listes: vous pouvez à présent définir des codes de couleur dans votre bibliothèque de documents SharePoint, mettre des documents en surbrillance, faire des regroupements sur la base de vues et faire des glisser-déposer par catégories. Vous pouvez aussi appliquer des métadonnées de façon automatique pour approuver un document.
- Affichage carte : formulaire personnalisé dans votre bibliothèque de documents qui est basé sur un formulaire Power App personnalisé et est incorporé à des vues enrichies dans les bibliothèques de documents et les listes dans SharePoint.
- Teamify : vous pouvez désormais créer une équipe Microsoft Teams à partir d’un site SharePoint. Vous pouvez choisir les ressources et les pages que vous souhaitez afficher dans l’équipe concernée et mettre à profit de nouvelles fonctions performantes, comme par exemple l’affichage côte à côte de documents à approuver dans une fenêtre à l’intérieur d’une conversation de chat. Vous pouvez ainsi discuter des approbations au sein de votre équipe sans avoir à quitter Microsoft Teams ou à changer d’outil.
- Poursuite de l’investissement dans SharePoint en tant qu’expérience native dans Microsoft Teams.
- Lancement de scripts Office (JavaScript personnalisé) dans Excel Online.
Améliorations concernant le développement professionnel
- Microsoft a intégré SharePoint Framework dans Microsoft Teams pour simplifier la création d’onglets et la personnalisation de Teams et pour permettre la création de compléments Office dans toutes les applications Office 365.
- Intégrations de Fluid Framework : Microsoft Graph + SharePoint Framework + Fluid = Structuration de données en temps réel performante pour une collaboration hétérogène entre différentes interfaces de travail Microsoft.
Améliorations en matière de sécurité et de conformité
Pour garantir que Microsoft offre les applications les mieux équipées pour le stockage de vos contenus et données, l’entreprise a optimisé ses connaissances en matière de conformité et de gouvernance.
- Étiquettes de confidentialité : Général, Confidentiel et Top secret. Ces étiquettes interdisent à certaines personnes ou équipes l’accès à des documents qui ne leur sont pas destinés. Les règles applicables sont organisées en étiquettes et peuvent être appliquées à des conteneurs et des objets.
- Stratégies d’étiquetage automatique : vous permettent de créer des stratégies déclenchant l’étiquetage automatique du contenu de votre organisation.
- Cloisonnement de l’information : restreint l’aptitude à communiquer par-delà les cloisonnements de façon à ce que des personnes qui ne sont pas censées communiquer entre elles ne le fassent pas (et ignorent jusqu’à leur existence respective).
- Capacité Administrateur : vous permet de changer le site racine de votre entité SharePoint.
- Gestion des autorisations : la création de filtres et de groupes et l’exécution de diverses tâches d’administration ont été facilitées.
- Interface de magasin de termes moderne : une fonction moderne d’administration de la taxonomie permettant la gestion des métadonnées et des analyses obtenues a été introduite.
Vous aimeriez voir l’intégralité de la session animée par Jeff Teper ? Cliquez ici pour visionner l’enregistrement à la demande de la session !
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