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7 choses à prendre en compte avant de déplacer vos fichiers vers le cloud

Lorsque je travaille avec un client ou que j’anime une formation, une question revient sans cesse : « Qu’est-ce qui va dans OneDrive, qu’est-ce qui va dans SharePoint et qu’est-ce qui va dans Teams ? »


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En fonction de la personne à qui vous parlez (et de son niveau d’expérience), la réponse peut varier. L’une des réponses que j’entends le plus, c’est que OneDrive est fait pour les fichiers « moi » et Teams pour les fichiers « nous ». Si cette réponse a le mérite de différencier facilement ces deux solutions, elle fait hurler l’architecte de solutions en moi qui connaît pleinement le potentiel de la plateforme Microsoft. Cette réponse simplifiée à l’extrême peut en outre créer un chaos qu’il sera difficile de réparer une fois que vos utilisateurs auront commencé à retirer leurs fichiers des lecteurs réseaux pour les répartir entre fichiers « moi » et fichiers « nous » en négligeant sept aspects cruciaux de la gestion de documents :

  1. Public
  2. Structures de classement
  3. Conventions de désignation
  4. Recherchabilité
  5. État du document
  6. Cycle de vie du document et révision
  7. Conservation

Microsoft 365 est peut-être nouveau pour vous (ou pas tant que ça !), mais cette solution n’a rien d’une nouveauté. À l’origine de Microsoft 365 se trouve Microsoft SharePoint. Depuis plus de 20 ans, SharePoint stocke des documents ! Il a été CONÇU pour ça.

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Mais tout d’abord… méfiez-vous de l’accumulateur numérique

La possibilité de stocker électroniquement des documents est une option puissante à l’ère actuelle de l’information, mais elle peut également favoriser de mauvaises habitudes comme l’accumulation. Que les accumulateurs numériques lèvent la main ! Moi ! Moi !

Jusqu’à récemment, j’avais des manuels d’instruction d’Office 2000 dans mon barda numérique. Pourquoi ? Parce que faire du vide est devenu un projet. Après tout, pourquoi faire du tri quand il nous suffit d’acheter un nouvel espace de stockage de 4 To ?

À l’époque du papier, nous devions contrôler et ranger nos documents dans des tiroirs, des armoires puis dans la redoutable salle des archives, avec ses boîtes numérotées ou – ne parlons pas de malheur – le stockage « hors site ». Bonne chance pour y retrouver quoi que ce soit ! Comment cela se passe-t-il dans le cloud ?

Où va quoi ?

Avant de répartir au petit bonheur la chance tout votre contenu entre fichiers « nous » et fichiers « moi », voici quelques éléments à prendre en compte :

1. Public

Déterminez le public de vos documents. Cette première étape est la clé pour déterminer leur lieu de stockage. Est-ce un travail en cours ? Est-ce la version publiée d’une stratégie ou d’une procédure ? Le document est-il destiné à votre équipe de travail actuelle ou à toute l’organisation ? Peut-il être consulté par certains utilisateurs et modifié par d’autres ? Il est parfois complexe de répondre à ces questions, mais ces réponses sont essentielles pour déterminer le nouvel hébergement de vos documents.

2. Structures de classement

Les lecteurs réseau sont connus pour leur multitude de dossiers imbriqués. Un de mes clients avait une arborescence de dossiers de 128 niveaux ! Les dossiers sont faits pour être utilisés pour l’organisation, mais en analysant l’utilisation des dossiers, on s’aperçoit qu’ils sont principalement utilisés comme moyen de catégorisation. Ce système de catégorisation pourrait permettre de trouver des éléments plus facilement, mais je me rends bien souvent compte qu’il ne facilite la tâche que pour la personne qui l’a créé. Nos cerveaux fonctionnent tous différemment et ont chacun leur propre « logique ». De ce fait, il n’y a pas de système universellement parfait. Les structures de dossiers sont inflexibles et complexes, mais elles offrent un certain confort à certains.

Si vous ne jurez que par les dossiers pour organiser et classer vos documents, je vous adresse toutes mes condoléances. En effet, cette structure ne fait pas bon ménage avec l’environnement Web et ne se transfère pas bien. La bonne nouvelle, c’est que les technologies SharePoint proposent d’autres options plus dynamiques, plus flexibles et beaucoup plus efficaces que le fait de cliquer dans 128 niveaux de dossiers ! Nous appelons cela les métadonnées.

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3. Conventions de désignation

Tout comme nos cerveaux ne fonctionnent pas tous de la même manière, nous avons tous notre opinion sur la manière d’attribuer des noms aux fichiers. Qu’est-ce qu’un bon nom de fichier ? Le titre, bien évidemment, est important. Peut-être une date ? L’auteur ? La catégorie ? Voici les questions que vous devez vous poser. Il est essentiel de trouver un consensus sur la manière de créer les noms pour votre produit de travail au sein de vos groupes d’homologues. Choisissez trois ou quatre éléments importants et soyez concis ! Pensez à une plaque d’immatriculation. Que pouvez-vous indiquer dans le nom qui, d’un simple coup d’œil, aura du sens pour tous les membres de votre groupe de travail ? Prenons un exemple :

Mauvais nom :

Microsoft Word 2019 Level 2 Instructor Manual Revised 12-22-2018

Bon nom :

MSWORD19_L2_INS_2018-12

À présent, si je vous soumettais les noms suivants, sauriez-vous deviner de quoi traitent les documents ?

MSPWPT13_L1_STU_2013-01

ADACROXI_L1_INS_2012-12

La structure de vos conventions de désignation détermine également la manière dont les documents sont triés. Pensez-y au moment de définir vos conventions de désignation.

4. Recherchabilité

Il est possible de stocker deux attributs dans le nom d’un fichier. Le premier est le nom, le deuxième est le titre, ou ce que j’appelle le « joli »nom. Il s’agit généralement d’un long titre descriptif. Dans Microsoft 365, la recherche porte d’abord sur le titre. Cet attribut est trop peu reconnu et/ou utilisé, ce qui ralentit les capacités de recherche. En matière de recherchabilité, dans Microsoft 365, à la différence des lecteurs réseau, la recherche porte également sur le contenu, et pas uniquement sur le titre ! Tout peut être cherché et c’est notre travail de faire en sorte que tout puisse être trouvé.

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5. État du document

À quel stade de développement en est votre document ? Le cycle de vie d’un document comprend trois grandes étapes :

  • Actif: un ou plusieurs utilisateurs élaborent et/ou collaborent sur le document.
  • Lecture seule: le document finalisé est « publié » et accessible par le public concerné.
  • Archive: le document obsolète est conservé à des fins juridiques ou historiques.

En fonction de son public et de ses autorisations, un document peut séjourner à plusieurs endroits au cours de son parcours. Ces endroits doivent être planifiés de manière stratégique et le processus doit être géré (de préférence de manière automatique) tout au long de son parcours.

6. Cycle de vie du document et révision

Les trois états d’un document ne sont pas nécessairement linéaires. Les documents peuvent aller et venir entre les stades de création et de publication au cours de leurs parcours. Ce parcours peut être cyclique lorsque les documents sont vérifiés, révisés et republiés.

C’est notamment le cas des stratégies ou procédures. Les stratégies sont élaborées à un moment où une situation nécessite une documentation. Cette même politique peut avoir une durée de vie de plusieurs dizaines d’années, mais lorsqu’elle devient obsolète, est-elle tout simplement supprimée ? Non. Elle est révisée. Une fois vérifiée et approuvée, la nouvelle version est rendue publique (publiée) et l’ancienne version passe dans la phase « conservation ».

Il est important de déterminer les types de documents créés par votre organisation ainsi que leur cycle de révision.

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7. Conservation

Ah, la conservation. Le bonheur des accumulateurs numériques. Tout comme ce fameux « stockage hors site », à quelle fréquence ce contenu est-il révisé et nettoyé ? Si les documents concernés sont mélangés aux produits de travail quotidiens, je peux vous assurer que cela ne se produira quasiment jamais. Mettez-les dans un lecteur externe et c’est « loin des yeux, loin du cœur », avec un brin de nostalgie lorsque vous dites adieu et supprimez vos anciens documents parce que c’est avec eux que vous avez commencé. Un de mes clients payait son stockage au To. Après avoir dressé l’inventaire de ses documents, nous avons découvert que 34 % de son contenu était obsolète, redondant ou tout simplement non pertinent. Qui a besoin de la liste d’inscription au repas de fin d’année de 2018 ? Personne. En d’autres termes, 34 % des frais de stockage ne servaient qu’à stocker des documents inutiles.

Le fait de faire le ménage dans vos documents n’est pas simplement une question personnelle de propreté, cela peut avoir de lourdes conséquences si vous ne le faites pas. Les documents obsolètes qui doivent être conservés à des fins juridiques ou historiques doivent être centralisés pour de nombreuses raisons. L’une des principales raisons, outre le fait que cela évite l’accumulation numérique, est la protection de votre organisation d’un point de vue juridique. Les stratégies et les procédures obsolètes doivent par exemple être conservées à des fins juridiques. Quelle stratégie était en vigueur à tel moment ? Cette information peut être importante à produire ou à défendre, mais tout le monde doit-il y avoir accès ?

Dans la mesure où tout peut être cherché dans Microsoft 365, tout peut également être trouvé. Dans certaines situations juridiques, ces informations peuvent devenir des preuves et rendre votre organisation vulnérable voire responsable. Un de mes clients a été poursuivi à cause d’un manuel du personnel obsolète qu’un de ses employés mécontents avait réussi à retrouver parce qu’il n’avait pas été éliminé correctement. Du fait de l’existence de ce manuel et de la capacité de l’employé à le produire, mon client a perdu le procès.

Tout comme la tâche titanesque qui consiste à faire le tri dans les affaires des êtres chers qui ne sont plus là, personne n’accorde à vos documents l’importance que vous leur accordez. Les documents obsolètes ont besoin d’une maison spéciale. Une maison qui contrôle leur pertinence et, dans l’idéal, les supprime automatiquement. Les propriétaires des documents sont peut-être partis depuis longtemps, mais il est essentiel de disposer d’un lieu central pour conserver ces documents et ne pas les oublier.

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Alors, en fin de compte, qui va où ?

Eh bien, la réponse courte est « ça dépend ». Je sais que ce n’est pas la réponse rapide des fichiers « moi » et « vous » que vous attendiez. Ma réponse la plus rapide, mais pas la plus complète, est la suivante :

  • Documents actifs (travail en cours): OneDrive ou Teams (selon le public).
  • Documents publiés: bibliothèques SharePoint, PAS dans les bibliothèques connectées aux canaux Teams (oui, vous pouvez avoir plus d’une bibliothèque !). Une fois encore, l’emplacement dépend du public.
  • Documents conservés: un centre de documentation SharePoint avec des types de contenu, des flux de travail et des stratégies de conservation.

Il existe différentes options pour gérer, stocker et conserver vos documents et, avec une bonne architecture, vous pouvez profiter d’un système autonettoyant qui envoie des demandes ou supprime automatiquement les anciens documents.

C’est tout pour cette fois !

J’espère que cet article vous aura permis de réfléchir à l’importance de mettre en place un processus de gestion plus structuré pour vos documents numériques. Quant à moi, je me suis engagé à effectuer un nettoyage annuel des vieux documents papiers que le gouvernement m’oblige à conserver… et à en faire de même dans mes vieux lecteurs.

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