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Début 2019, Microsoft a annoncé l’arrivée de la fonction des shifts dans Microsoft Teams, une nouvelle fonctionnalité destinée aux employés de terrain (et non aux employés de production).
Qu’est-ce que les shifts ? Vous connaissez l’application service StaffHub disponible dans Office 365 ? Et bien, c’est effectivement la même chose. Fin 2019, le service StaffHub ne sera plus disponible. En effet, Microsoft poursuit ses efforts en vue de la convergence et de la consolidation des services et des expériences.
Lors du lancement initial de StaffHub (il y a à peu près 2 ans maintenant), le service a été présenté comme une application d’organisation et de gestion des équipes pour les employés de terrain. Elle devait permettre aux responsables de créer des emplois du temps, de publier et de partager des informations et de communiquer avec leurs équipes. Elle devait également permettre aux employés d’afficher les shifts à venir, de changer de shift avec d’autres employés, de proposer des shifts à l’équipe, d’accéder aux fichiers et aux informations et de discuter avec d’autres membres de l’équipe, individuellement ou en groupe.
StaffHub utilisait Office 365 Groups pour fournir le service d’appartenance, SharePoint en tant que référentiel de fichiers et le service de conversation de Microsoft Team basé sur Azure pour la communication.
Finalement, toutes ces fonctionnalités sont réunies dans Shifts sous Microsoft Teams, et plus encore.
Plus ? C’est-à-dire :
- Une expérience mobile personnalisable
- Le partage de la position
- L’intégration de la caméra
- Un modèle de stratégie de configuration spécifique aux employés de terrain
- L’enregistrement et le partage de messages audio (p. ex. notes vocales)
L’API Graph pour Shifts, qui permet aux entreprises de l’intégrer aux systèmes de planification et de génération de rapports existants, sera également bientôt disponible. Ceci est particulièrement utile pour les entreprises qui ont investi dans des plateformes de gestion du personnel spécifiques, voire agnostiques, mais néanmoins complètes. Dans ces cas de figure, les entreprises ne veulent pas avoir à choisir entre l’utilisation de Microsoft Teams et leur solution existante, car elles savent déjà qui va gagner.
La concurrence mise à part, ce qui rend cet outil si génial, c’est que ces entreprises peuvent continuer à utiliser leurs plateformes existantes et simplement fournir aux employés de terrain l’expérience Microsoft Teams comme nouvelle interface frontale.
J’ai utilisé le terme « de terrain » plusieurs fois dans cet article, car c’est le terme que Microsoft utilise pour faire référence à la fonctionnalité Shifts. En général, un employé de terrain est une personne qui ne travaille pas assise derrière un bureau toute la journée avec Microsoft Office (ex. personnel médical, vendeur en magasin, personnel d’entrepôt, ouvriers en bâtiment, etc.).
Cela signifie-t-il que Shifts convient uniquement aux employés de terrain ou les employés de production (ex. cadres) peuvent-il également utiliser la fonctionnalité Shifts ?
C’est un oui catégorique.
Il existe un certain nombre de cas d’utilisation où StaffHub (l’application prédécesseur de Shifts) était applicable. En réalité, les outils tels que Shifts, et StaffHub avant cela, ne s’adressent pas nécessairement aux personnes dont les horaires sont basés sur un agenda. Tandis que Shifts peut être utilisé pour des tâches de bureau d’accueil, de réception et de service à la clientèle, l’application peut également être utilisée tout au long du processus organisationnel pour répartir les différentes responsabilités selon un agenda.
J’ai par exemple observé qu’il pouvait être utilisé dans des situations aussi simple qu’une rénovation de bureau. L’entreprise utilisait StaffHub pour gérer l’agenda des personnes chargées d’ouvrir le bureau à une certaine heure aux ouvriers (qui commencent généralement plus tôt que l’employé de bureau moyen).
Dans un autre scénario, une entreprise de recherche s’était engagée publiquement dans le cadre d’un programme scientifique. L’entreprise se servait de StaffHub pour l’organisation de l’agenda des scientifiques assignés à l’accueil pendant les heures de bureau, à la grande joie des scientifiques concernés.
En réalité, Shifts peut être utilisé pour n’importe quel rôle ou objectif, mais il faut penser plus loin que les employés de terrain pour que cela fonctionne. L’application peut être utilisée dans des situations de partage de tâches, elle peut être utilisée par les employés de productivité et par le personnel informatique de garde.
Elle peut même être utilisée par les équipes de projet pour déterminer quels membres de l’équipe sont chargés du support à quel moment, quels membres sont prévus au bar et quels membres donnent une formation ou exercent d’autres activités.
Tout comme StaffHub avant cela, Shifts peut vraiment être utilisé par tout le monde. La meilleure façon de savoir si cela répond à vos besoins c’est de l’essayer. Pas d’inconvénients, pas d’engagement, pas de sacrifice, pas de changement dans la façon dont travaille votre équipe. Juste une occasion d’apprendre et de s’améliorer.
Voici quelques questions fréquemment posées qui peuvent être utiles, soit parce que vous êtes novice en ce qui concerne Shifts dans Microsoft Teams, soit parce que vous avez déjà utilisé StaffHub auparavant et que vous souhaitez connaitre les différences :
Peut-on attribuer un agenda à une équipe existante ?
Oui ! Cliquez simplement sur le bouton Shifts dans Microsoft Teams pour afficher les équipes dont vous êtes membre. Seuls les propriétaires peuvent créer des agendas, donc seules les équipes dont vous êtes propriétaire disposeront un bouton actif. Les autres (dont vous n’êtes qu’un membre) seront grisés.
Que va-t-il advenir de StaffHub ?
À compter du 1er avril 2019, l’application sera supprimée des magasins d’applications mobiles et le service lui-même ne sera plus disponible pour les nouveaux clients Office 365. L’application fonctionnera jusqu’au 1er octobre 2019 et les utilisateurs seront informés de sa suppression imminente et « encouragés » à utiliser Microsoft Teams.
Les agendas de StaffHub peuvent-ils être déplacés vers Microsoft Teams ?
Microsoft a indiqué son intention d’effectuer une forme de migration de données, bien que les détails supplémentaires n’aient pas encore été fournis.
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