Gérer la forte augmentation de l’utilisation de Teams

microsoft teams

Aujourd’hui, chaque organisation capable de recourir au télétravail a mis en place une politique quasi universelle de travail à domicile, ou est rapidement en train de le faire.

Heureusement, Microsoft a répondu en décidant de proposer gratuitement Microsoft Teams.

La plateforme dédiée au télétravail et la plateforme Microsoft 365 dans son ensemble permettront aux organisations de maintenir l’implication et la productivité de leurs employés.


Vous souhaitez optimiser la manière dont votre entreprise travaille à distance ? Inscrivez-vous à notre prochain webinaire intitulé « Comment améliorer le télétravail et éviter la prolifération de contenu avec Microsoft Teams ». Inscrivez-vous ici !


En savoir plus:


Je suis bien placé pour le savoir, car Microsoft Teams et Office 365 ont joué un rôle essentiel pour permettre à nos collègues en Asie de continuer à être productifs et à collaborer avec les équipes internationales.

Une adoption forte et une utilisation élevée de toute plateforme collaborative offrent d’énormes avantages, mais présentent également des défis qu’il faut surmonter.

Dans cet article, je vous exposerai les défis associés à l’explosion du télétravail et comment les résoudre. Je vous présenterai également le kit proposé par AvePoint pour vous aider à vous préparer pour le #Télétravail.

Plus de télétravail signifie plus d’utilisation de Microsoft Teams

La forte augmentation du télétravail se traduit par une augmentation du nombre d’utilisateurs de Teams et un niveau d’utilisation plus élevé pour chaque utilisateur.

Le nombre d’utilisateurs de Teams augmente rapidement car :

  • Ceux qui ont mis du temps à l’utiliser n’ont pas d’autres choix que de l’adopter.
  • Les pilotes de Teams sont en pleine accélération.
  • Toutes les questions de sécurité précédemment soulevées sont réévaluées à la lumière des nécessités opérationnelles.

L’utilisation globale de Teams monte également en flèche parce que la collaboration hors ligne est devenue une collaboration en ligne.

  • La réunion debout quotidienne ? C’est aujourd’hui un appel vidéo dans Teams avec OneNote.
  • Ces fois où vous passiez la tête pour dire : « Dis, collègue, qu’est-ce qui est arrivé à… ? », c’est aujourd’hui une conversation dans Teams.
  • Tous ces échanges se déroulent maintenant dans Teams, ce qui explique que le nombre de partages de fichiers augmente par rapport à celui des e-mails (qui restent un outil très pratique pour la communication externe).

Tout cela explique pourquoi Microsoft a récemment observé une explosion de 40 % de l’utilisation de Teams. Une fois encore, c’est très bien. Teams est l’outil parfait pour collaborer en ligne. Cependant, cela n’est pas sans conséquences…

Plus d’utilisation de Microsoft Teams signifie plus d’équipes (et de canaux privés)

Selon leur niveau d’adoption, leur culture d’entreprise et les contrôles de gouvernance en place, le nombre d’espaces de travail virtuels (sites SharePoint, équipes Teams, groupes) au sein d’Office 365 peut varier d’une entreprise à l’autre.

Lorsque nous avons créé notre calculateur de ROI de la gouvernance automatisée d’Office 365, nous sommes partis de l’hypothèse modeste selon laquelle le nombre moyen d’espaces de travail d’une entreprise représenterait environ 12 % de sa base d’utilisateurs globale. Ainsi, si vous avez 10 000 utilisateurs, vous devriez avoir environ 1 200 espaces de travail.

Cela dit, nous avons rencontré des organisations qui possèdent deux fois plus d’équipes Teams que d’utilisateurs. L’un de nos clients comptait 1 500 utilisateurs et 2 000 équipes !

Maintenant que le travail se fait en ligne, le nombre d’équipes et d’espaces de travail virtuels connaît une croissance exponentielle.

Un client d’AvePoint a enregistré une augmentation de 20 % du nombre total d’équipes en une semaine de télétravail. Une autre organisation a demandé à ses 60 000 utilisateurs de travailler depuis leur domicile et s’est retrouvée trois jours plus tard avec 10 000 nouvelles équipes.

Vous ne savez pas comment gérer la prolifération dans Microsoft Teams ? Cet article devrait vous renseigner Cliquez pour tweeter

Plus d’équipes signifie plus de prolifération

Ne nous y trompons pas : cette utilisation est un développement et une illustration parfaitement positifs de l’extensibilité de Teams, mais cela ne va pas sans présenter de défis. Posez-vous les questions suivantes :

  • Comprenez-vous vraiment pourquoi toutes ces équipes sont créées ?
  • Avez-vous la certitude que chaque membre d’une équipe est autorisé à accéder au contenu stocké et partagé au sein de cette équipe ?
  • Avez-vous la garantie que les paramètres des différents services sont maintenus afin qu’un invité ne puisse pas avoir accès à des informations auxquelles il ne devrait pas avoir accès ?
  • Savez-vous quel type d’information est stocké dans les équipes (et s’il est sauvegardé) ?
  • Aurez-vous encore besoin de toutes ces équipes dans un an ?

L’organisation que j’ai mentionnée plus haut s’est retrouvée avec 10 000 équipes, soit une augmentation soudaine de 16 %, mais je suis à peu près sûr que l’effectif de son service informatique n’a pas augmenté dans les mêmes proportions.

Cela signifie que les espaces de travail numériques sont rapidement encombrés et que le contenu confidentiel ne peut pas être correctement classé ou traité OU que les équipes informatiques redoublent d’efforts pour suivre la demande tout en représentant, sans le vouloir, un frein à la productivité.

La solution : l’automatisation

J’ai déjà parlé de notre calculateur de ROI de la gouvernance automatisée d’Office 365.

Son but est d’estimer le nombre d’espaces de travail que votre organisation doit gérer dans Office 365 puis de faire des estimations prudentes du nombre de minutes que l’équipe informatique passe chaque année à définir et gérer des paramètres et des services pour assurer la productivité des utilisateurs et la mise à disposition des applications, et ce pour chaque espace de travail de l’environnement.

Ensuite, nous puisons dans l’expérience acquise avec nos clients et diverses situations réelles pour évaluer précisément le gain de temps qu’apporterait une automatisation en utilisant notre outil Cloud Governance.

Une fois cette quantification effectuée, nous la convertissons en économies pécuniaires en estimant la part du salaire des informaticiens qui est investie par minute dans chaque tâche. Nous nous basons pour cela sur les salaires moyens des différents métiers dans le pays concerné. Voyez par vous-mêmes !

 

Pour cette organisation de 60 000 utilisateurs, nous avons estimé que Cloud Governance lui permettrait d’économiser 7,5 millions de dollars sur trois ans. Avec un pic de 10 000 espaces de travail, ces économies pourraient facilement être multipliées par deux.

Qu’en est-il de la sauvegarde ?

Office 365 possède de nombreux outils natifs pour protéger vos données. Cependant si un document a été supprimé depuis plus de 93 jours ou si le propriétaire d’un espace de travail a supprimé une équipe (et les informations qu’elle contenait) depuis plus de 30 jours, ces données ne peuvent pas être restaurées sans une solution de sauvegarde tierce.

Les données de vos équipes sont-elles sauvegardées ? Votre solution tierce sauvegarde-t-elle tous les éléments qui font d’une équipe ce qu’elle est ou sauvegarde-t-elle uniquement les fichiers et les boîtes de réception ? Si c’est la deuxième réponse, votre solution ne sauvegarde pas une équipe, mais un groupe.

Il est important de sauvegarder vos données Office 365, que vous travailliez au bureau ou depuis votre domicile. Mais le télétravail s’accompagne d’un accès restreint aux services informatiques et l’augmentation de l’utilisation de Teams signifie que les utilisateurs ont plus de risques de perdre des données.

En fournissant aux utilisateurs une option de restauration en libre-service (comme un bot conversationnel Teams), vous pourrez augmenter considérablement les compétences des équipes informatiques et garantir la productivité des utilisateurs.

L’augmentation de l’utilisation d’Office 365 signifie également une augmentation de l’utilisation des différents outils comme le Planificateur. Seul Cloud Backup d’AvePoint permet de sauvegarder et restaurer les tâches du Planificateur.

Nos outils pour se préparer pour le #Télétravail

Pendant que vous évaluez la manière dont nos solutions de gouvernance et de sauvegarde peuvent vous aider, nous avons créé une nouvelle sélection de produits et de services de conseils gratuits accessibles dès maintenant.

  • GroupHub : ne laissez pas vos utilisateurs se noyer sous le nombre d’équipes, de sites SharePoint ou d’autres espaces de travail Office 365 qu’ils ont rejoints ces dernières semaines ! Avec GroupHub, ils pourront facilement organiser leur espace de travail numérique. Les utilisateurs peuvent trouver, consulter et parcourir leurs espaces de travail virtuels et leurs espaces de travail publics en deux clics. Vous pouvez même regrouper les espaces de travail par fonction (regroupez vos groupes !). Désormais, vous pouvez accéder à tous les espaces de travail de votre service ou à tous vos espaces de travail de gestion depuis une plateforme centrale, qu’il s’agisse d’une équipe, d’un site ou d’un groupe.
  • AVA : lorsque des utilisateurs d’Office 365 égarent ou suppriment par erreur des fichiers, des documents ou des e-mails, ils n’ont pas besoin d’appeler le service informatique. Ils peuvent discuter directement avec notre bot Team dans Microsoft Teams. L’assistant parcourt automatiquement les corbeilles Exchange, Outlook et OneDrive en tenant compte des autorisations des utilisateurs concernés et restaure les éléments demandés (même s’ils sont mal placés). L’assistant est encore plus puissant lorsqu’il est connecté à Cloud Backup.

  • Sessions de consultation pour le télétravail : consultez gratuitement les experts Office 365 et Microsoft Teams d’AvePoint pour savoir comment mettre en œuvre, configurer ou gérer Office 365 pour faciliter votre travail à distance. Inscrivez-vous à l’une de nos sessions : Collaboration, Informations sensibles, Croissance et/ou Expérience utilisateur.

Cette offre est réservée aux administrateurs Office 365 ou aux professionnels des technologies de l’information car certaines opérations nécessitent des autorisations d’administrateur. Rendez-vous sur notre page #Télétravail pour en savoir plus.


Vous souhaitez recevoir d’autres articles sur Microsoft Teams ? N’attendez plus pour vous abonner à notre blog !

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here