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Si vous avez aimé cet article la suite est disponible:
  1. Quels usages pour le partage dans Office 365 ? (Partie 1)
  2. Quels usages pour le partage dans Office 365 ? (Partie 2)

    Vous voulez en savoir plus sur Office 365:

      1. 5 erreurs de sauvegarde Office 365 courantes et comment les résoudre
      2. Quel outil pour quelle situation : #MicrosoftTeams ou Yammer ?
      3. Qu’est-ce que Sway ? Exploitez pleinement le potentiel de l’une des applications d’Office 365

1.      Partage d’un site SharePoint de communication

Pour finir la liste des cas d’usages étudiés dans cette série d’article, je voudrais citer le cas particulier du partage d’un site SharePoint.

Avec les sites de communications, on dispose d’un excellent moyen de partage de l’information structurée avec par exemple un prospect ou un client.

L’option de partage en haut à droite est bien présente et permet d’envoyer une invitation à un utilisateur extérieur. Cependant celui-ci ne pourra pas se connecter car par défaut le partage externe est désactivé. Une tentative de connexion aboutira à une erreur de ce type :

Il convient donc d’activer le partage externe, soit en PowerShell à l’aide de la commande

set-sposite <Url du site> -SharingCapability  ExternalUserAndGuestSharing

ou bien dans le nouveau centre d’administration de SharePoint Online :

 puis   . En cliquant sur « Modifier » on accède à ce panneau :

Il convient de sélectionner une option autorisant les utilisateurs externes.

2.      Synthèse générale

A l’issue des deux premiers articles de cet étude, il est temps de dresser un tableau de synthèse complet des options de partage possible dans Office 365 et de leurs principales caractéristiques :

On retiendra donc les points essentiels suivants :

  • Une grande diversité des options de partage entre les différents outils qui rendent les choses complexes pour les utilisateurs. Une simplification serait la bienvenue
  • 2 outils Stream et Planner séparent totalement la logique d’autorisations du partage des liens. Ce n’est pas le cas pour les autres outils où un lien peut donner accès au destinataire.
  • Sway est le seul outil à proposer un mot de passe pour accéder au Sway.
  • Les liens OneDrive et SharePoint sont les seuls à proposer de dates d’expiration.
  • Enfin les outils suivants ne permettent pas le partage vers des utilisateurs externes : Delve, Stream et Power Apps.

Pour finir, on distinguera donc trois catégories d’applications dans Office 365 :

  • Celles qui partagent un lien vers un objet ou un espace indépendamment des autorisations. Le lien ne fonctionne que si les autorisations d’accès sont données par ailleurs. (à gauche sur le schéma ci-dessous)
  • Celles qui partagent via un lien l’accès à un objet et les droits associés (à droite sur le schéma ci-dessous)
  • Et enfin les applications permettant les deux approches. SharePoint et OneDrive permettent par exemple de générer des liens donnant des autorisations ou bien des liens valables uniquement pour les personnes ayant déjà des autorisations sur les objets cibles.

3.      Infographie Les usages du partage dans Office 365